Savjeti o kompaniji pošaljite mi kopiju. Tajne poslovne e-mail korespondencije. Kome. Kopiraj. Bcc

Šta je e-pošta? U savremenom poslovnom svijetu to je:

• Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi utisak.
• Vaš radni alat. Mnogo komunikacije sa vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako ste vješti u radu s ovim instrumentom, možete sebi učiniti život mnogo lakšim.
• Moćna distrakcija. Vanjski svijet pokušava doći do vas, odvratiti vas i odvesti vas na krivi put putem e-pošte.

Iz ove perspektive, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo s nečim jednostavnim.

Formatiranje pisma

Koristim Mozilla Thunderbird email klijent, pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz listu polja.

Kome. Kopiraj. Bcc

Neki možda ne znaju, ali "To" u Mozili se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primaoca ili nekoliko primalaca odvojenih tačkom i zarezom.
• Kopiraj: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
• Bcc: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali da ostane nepoznat ostalim primaocima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovno slanje poslovnih pisama, kao što su obavijesti.

Pogrešno u masovnim slanjima navedite primaoce koristeći polja „Kopiraj“ ili „Za“. Nekoliko puta godišnje dobijam pisma koja u polju „Cc“ navode 50–90 primalaca. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primaoci znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. Šta ako na listi postoje konkurentske kompanije koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a maksimalno da prekinete saradnju sa jednim od njih. Ne radi to.

Predmet pisma

Profesionalni servisi za slanje pošte često pišu (ponekad razumno) o važnosti teme e-pošte na svojim korporativnim blogovima. Ali najčešće govorimo o prodajnim pismima, gdje tema pisma rješava problem „e-mail treba otvoriti“.

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem „pismo i njegovog autora treba lako identificirati, a zatim pronaći.“ Štaviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovornih pisama, samo s prefiksima Re: ili FWD, među kojima ćete morati potražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je obim jednodnevne korespondencije za srednjeg menadžera. Uopće ne govorim o poduzetnicima i vlasnicima preduzeća, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 ili više dnevno. Zato još jednom: ne šaljite e-poruke sa praznom temom.

Dakle, kako pravilno formulirati naslov e-pošte?

Greška #1 : Samo naziv kompanije u predmetu. Na primjer, "Nebo" i to je to. Prvo, vjerovatno niste jedini iz vaše kompanije koji komunicira sa ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer je naziv vaše kompanije već vidljiv sa adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaše vlastito poštansko sanduče s ovim pristupom prepisci? Nešto poput ovoga.

Je li zgodno pretraživati ​​takve teme?

Greška #2 : upadljiv, prodajni naslov. Odlično je ako znaš pisati takve naslove. Ali da li je prikladno koristiti ove vještine u poslovnu korespondenciju? Zapamtite svrhu naslova poslovne e-pošte: ne prodaju, već pružanje identifikacije i pretraživanja.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke, barem da poboljšate opću pismenost i poboljšate cjelokupni stil pisanog govora.

U procesu pisanja pisma moramo donijeti nekoliko odluka uzastopno.

Pitanje pristojnosti . Na početku pisma možete se zamagliti u prijatnosti ili čak nežnosti u duhu „Dragi moj Rodja, prošlo je više od dva meseca otkako sam pismeno razgovarao sa tobom, od čega sam i sam patio, pa čak i nisam spavao. noći, razmišljanje.” Vrlo ljubazno i ​​veoma skupo, kako u smislu vremena za pisanje takvog uvoda, tako i u smislu vremena sagovornika da ga pročita. Prepiska je posao, sjećaš se? Ne esej u epistolarnom žanru za takmičenje ili pismo Raskoljnikovovoj majci, već poslovna prepiska.

Poštujemo svoje vrijeme i primatelja!

Ima smisla samo da se predstavite i prisjetite okolnosti svog poznanstva u prvom pismu poslanom nakon kratkog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak saradnje ili stalne prepiske, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo, Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.

Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primalaca. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez ikakve sumnje, napisao sam „Zdravo, Ana“ i nisam se brinuo. Ali takva sreća nije uvijek slučaj.

Šta ako ima tri ili čak sedam primalaca, a nemaju isto ime? Možete ih navesti po imenima: „Dobar dan, Rodion, Pulherija, Avdotja i Pjotr ​​Petrović.“ Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!"

Za sebe koristim pravilo oslovljavanja po imenu osobe u polju „Za“. I nemojte uopće kontaktirati one u kopiji. Ovo pravilo vam također omogućava da preciznije odredite (jednog!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.

Citiranje . Često je prepiska lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom praksom da ne brišete istoriju korespondencije i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovu prepisku nedelju dana kasnije, možete lako da pročitate dijalog od vrha do dna, spuštajući se po datumu.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilla-i je "Postavite kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u meniju “Alati” → “Opcije”. račun» → „Izrada i adresiranje“. Mora da je tako.

Svrha pisma . Postoje dvije vrste poslovnih pisama:

• kada jednostavno obavestimo sagovornika (npr. izveštaj o obavljenom radu za mesec);
• i kada želimo nešto od sagovornika. Na primjer, tako da on odobri priloženu fakturu za plaćanje.

Po pravilu ima višestruko više ohrabrujućih pisama nego pisama za prijavu. Ako želimo nešto da postignemo od sagovornika, veoma je važno da to kažemo pismom u otvorenom tekstu. Poziv na akciju treba da bude popraćen imenom i da bude posljednja rečenica u pismu.

Pogrešno : „Porfirije Petroviču, znam ko je usmrtio staricu.”

U redu : „Porfirije Petroviču, ja sam usmrtio staricu, preduzmite mjere da me uhapsite, umoran sam od patnje!“

Zašto bi dopisnik mislio umjesto vas šta da radi sa ovim pismom? Na kraju krajeva, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štaviše, svi klijenti e-pošte omogućavaju vam da konfigurišete automatsku zamjenu potpisa, na primjer klasičnog „S poštovanjem,…“. U Mozili se to radi u meniju „Alati” → „Opcije naloga”.

Da li pisati kontakte u potpisu ili ne je lična stvar svakoga. Ali ako ste na bilo koji način povezani sa prodajom, obavezno napišite. Čak i ako se dogovor ne dogodi kao rezultat komunikacije, ubuduće ćete lako biti pronađeni koristeći kontakte iz potpisa.

Konačno, još jedna karakteristika tijela slova za one sagovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) da odgovaraju na vaša pisma. Molimo navedite zadanu vrijednost u tijelu pisma. Na primjer, „Porfirije Petroviču, ako ne dođete da me uhapsite prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran.“ Naravno, rok mora biti realan (ne treba slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primalac mora biti fizički sposoban da pročita i postupi po vašem pismu. Takva "tišina" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sagovornika. Kao i uvijek, morate mudro pristupiti korištenju ove funkcije. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovno, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, onda malo stresti ili dovesti do odluke da ne odgovorite na pismo odmah, već vas natjera da čekate do petka.

Prilozi

Pisma često dolaze s prilozima: životopisima, komercijalnim prijedlozima, procjenama, rasporedima, skeniranjem dokumenata - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih grešaka.

Greška : velika investicija. Često primam e-poštu sa prilozima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program e-pošte dopisnika će se gotovo sigurno zamrznuti na nekoliko minuta u uzaludnom pokušaju učitavanja pregleda priloga. I ne daj Bože da primalac pokuša da pročita ovo pismo na pametnom telefonu...

Lično, takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Provjerite veličinu investicije. Preporučuje se da ne bude veći od 3 MB.

Šta učiniti ako premašuje?

• Pokušajte ponovo konfigurirati svoj skener na drugi format i rezoluciju. Na primjer, PDF i 300 dpi daju prilično čitljive skenirane slike.
• Razmislite o programima kao što su WinRar ili 7zip arhiver. Neki fajlovi se savršeno kompresuju.
• Šta učiniti ako je prilog ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, skoro prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. Usluge skladištenja informacija u oblaku će priskočiti u pomoć: Dropbox, Google Drive i slično. Neki servisi, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne priloge u veze ka pohrana u oblaku. Ali više volim da sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju Mail.ru-a.

I još jedna ne sasvim očigledna preporuka o investicijama - njihova Ime . Mora biti razumljivo i prihvatljivo primaocu. Jednom smo mi u kompaniji pripremali komercijalni predlog u ime... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od menadžera sa nacrtom CP na odobrenje, a u prilogu je bio fajl pod nazivom “ForFedi.docx”. Menadžer koji mi je ovo poslao imao je dijalog koji je izgledao otprilike ovako:

Poštovani menadžere, da li ste vi lično spremni da pristupite ovome? poštovana osoba i zvati ga Fedya u lice?

Nekako ne, on je poštovan čovek, svi ga zovu imenom i patronimom.

Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će kupiti sjekire od nas koristeći ovaj CP?

Hteo sam kasnije da ga preimenujem...

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fjodora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".

Dakle, manje-više smo sredili e-poštu kao „osobu“. Pređimo na gledanje e-pošte kao alata za efikasan rad i razgovarajmo o njegovoj komponenti koja odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćna distrakcija. Kao i sa svakom ometanjem, e-poštom se treba pozabaviti pooštravanjem pravila i uvođenjem rasporeda rada.

U najmanju ruku, trebate isključiti SVA obavještenja o pristizanju pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, ikona pored sata će treptati, a prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim strmoglave u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva iz vašeg života.

Neki ljudi imaju jaku snagu volje koja im omogućava da ih ne ometaju obavijesti, ali obični ljudi Bolje je ne iskušavati sudbinu i isključiti ih. U Mozilla Thunderbirdu, to se radi preko menija „Alati“ → „Podešavanja“ → „Opšte“ → „Kada se pojave nove poruke“.

Ako nema obavještenja, kako možete razumjeti da je pismo stiglo?

Vrlo jednostavno. Vi sami, svjesno, odvajate vrijeme da sortirate svoju poštu, otvorite svoj email klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, za ručkom i uveče, ili tokom prisilnog zastoja, na primjer, u saobraćajnim gužvama.

Ljudi često pitaju, šta je sa vremenom odgovora i hitnim pismima? Odgovaram: nemate hitna pisma u svojoj pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (ovo odjeljenje ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljalac će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete svjesno ući u svoj email klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim “Time Drive”) objavljuju standardni odgovor na e-poštu u roku od 24 sata. Ovo je normalno pravilo lijepog ponašanja - ne očekujte trenutne odgovore putem e-pošte od sagovornika. Ako postoji hitno pismo, obavijestite o tome putem bržih komunikacijskih kanala.

Dakle, onemogućili smo obavještenja i sada uključujemo klijent e-pošte prema našem rasporedu.

Šta učiniti kada odemo do pošte i upustimo se u aktivnost koja se zove “razvrstavanje e-pošte”? Gdje je početak i kraj ovog rada?

Čuo sam dosta o sistemu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovo da izmislim svoj točak. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sistemu u svojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui komentirali i dodali ili poboljšali opisani sistem.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Prema tome, folder Inbox bi uvijek trebao biti prazan. Kada počnete sortirati po prijemnom sandučetu, nemojte se zaustavljati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovaj folder.

Šta raditi s e-mailovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo označite i pritisnite Delete na tastaturi. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti šta ćete s njim.

1. Možete li odgovoriti za tri minuta? Trebam li odgovoriti? Da, potrebno je, a odgovor će trajati ne više od tri minute, a zatim odmah odgovorite.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućava da e-poštu pretvorite u zadatak, pretvorite e-poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućava vam da generišete ličnu adresu e-pošte: prosledite pismo na nju i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
3. Nakon što brzo odgovorite na pismo, pretvorite ga u zadatak ili ga jednostavno pročitate, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajno skladištenje.

Evo foldera za dugotrajno skladištenje koje imam.

• 0_Izvrši. Nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete staviti pisma koja zahtijevaju detaljan rad. Ovu fasciklu takođe treba redovno čistiti, ali sa pažljivim pristupom u vreme koje je za to posebno određeno.
• 1_Ref. Odavde sam stavio pisma pozadinske informacije: pisma dobrodošlice sa prijavama sa raznih web servisa, kartama za nadolazeće letove i tako dalje.
• 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoje trenutni odnosi. Naravno, za svaki projekat ili partnera kreiran je poseban folder. U folder partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenih, već i pisma zaposlenih u Nebu vezana za ovog partnera. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu je pri ruci u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Ovdje sam stavio ona pisma koja bi bilo šteta izbrisati, a korist od njih nije očigledna. Također, folderi sa zatvorenim projektima iz “2_Projects” migriraju ovdje. Ukratko, “Muzej” pohranjuje prve kandidate za uklanjanje.
• 4_Dokumenti. Evo pisama od elektronski uzorci dokumenti koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, izvještaji o usaglašavanju klijenata, karte za obavljena putovanja. Fascikla ima mnogo sličnosti sa fasciklama “2_Projects” i “1_Reference”, u njemu se pohranjuju samo računovodstvene informacije, a informacije o upravljanju se pohranjuju u folder “2_Projects”. U "4_Documents" postoje mrtve informacije, au "2_Projects" postoje informacije uživo.
• 5_Znanje. Ovdje stavljam samo zaista korisne biltene kojima se želim vratiti nakon nekog vremena radi inspiracije ili pronalaska rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta e-pošte koje su važne za rad ovog sistema. Prvo, prema zadanim postavkama u Thunderbirdu postoji okvir za potvrdu “Označi poruke kao pročitane”. Radije to radim svjesno, pa dolje sa zastavom! Da biste to uradili, idite na meni „Alati” → „Podešavanja” → „Napredno” → „Čitanje i prikaz”.

Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na osnovu adrese pošiljaoca. Na primjer, pisma advokata su premeštena u fasciklu „Advokat“. Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma advokata u 99% slučajeva se odnose na neki projekat ili partnera, što znači da se moraju premestiti u fasciklu ovog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam da dodam svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će se pohraniti određeno pismo, a zgodnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtere samo za distribuciju automatskih regularnih pisama od razni sistemi, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene da donosim odluke. Filteri u Mozilla Thunderbird-u su konfigurisani u meniju “Alati” → “Filteri poruka”.

Dakle, uz pravilan pristup, e-pošta bi trebala trajati od 10 do 60 minuta dnevno, u zavisnosti od obima korespondencije.

Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavještenja o pristizanju novih pisama? ;)

Poslovna komunikacija je svoj svijet sa svojim zakonima. Mnogo toga zavisi od toga kako se pridržavamo ovih zakona: utisak koji ostavljamo na kolege i partnere, produktivnost rada, pa čak i napredovanje u karijeri.

Posebno mjesto u poslovnoj komunikaciji zauzima poslovna korespondencija, koja je svakodnevna obaveza većine kancelarijskih radnika i ne samo. Sposobnost korektnog vođenja poslovne korespondencije može biti dobra pomoć za sklapanje profitabilnih poslova i izgradnju vašeg poslovnog imidža.

Pogledajmo neke karakteristike poslovnog pisma. Dakle, poslovna korespondencija je:

• korištenje šablonskih fraza i klišea
• emocionalna neutralnost,
• semantička tačnost i konciznost prezentacije,
• dobro konstruisanu argumentaciju.

Poslovna korespondencija sa engleski– ovo je isti skup pravila i klišea, od kojih neke preporučujemo da koriste svi koji rade sa stranim partnerima ili u međunarodnim kompanijama. Predstavljamo vam nekoliko korisnih fraza koje će ukrasiti vašu poslovnu korespondenciju. Ove fraze će naglasiti vašu profesionalnost i pomoći u oblikovanju imidža poslovne osobe. Počnimo!

1. Molimo pronađite u prilogu

Počnimo s klasicima. Često morate uz pismo priložiti razne dokumente ili druge datoteke. Ova fraza je savršena da biste obavijestili primatelja o prisutnosti priloga. Na kraju krajeva, riječ “Attachment” u prijevodu znači “vezanost”. Frazu treba koristiti na kraju pisma.

Evo nekoliko primjera upotrebe:

• U prilogu pogledajte moj portfolio.
• U prilogu pogledajte kopiju ugovora/ugovora.

2. Proslijedio sam

Ova fraza se može koristiti ako trebate proslijediti e-poštu drugim primaocima. Da biste obavijestili primatelja o tome, savršena je fraza „Proslijedio sam“. na primjer:

• Proslijedio sam vam Anin CV.
• Proslijedio sam vam Johnov email.

3. cc'ed

Osoba koja nije upućena u sve tajne posebnosti poslovne korespondencije možda neće shvatiti šta znači ova čudna skraćenica. Ali mi smo profesionalci. “I’ve cc’ed” je skraćenica koja znači da sam kopirao. Fraza znači "kopirati nekoga za primanje pisama."

Dakle, ako trebate obavijestiti nekoga da ste kopirali druge primaoce, slobodno koristite ovu frazu. na primjer:

• Poslao sam kopiju Sare na ovu e-poštu.
• Poslala sam kopiju Jacku i Jimmyju na ove mejlove.

Što se tiče skraćenica koje se ne mogu koristiti u poslovnoj korespondenciji, u ovom slučaju se obično pravi izuzetak.

4. Za više detalja

Ova fraza je dokazan način da ljubazno završite svoje pismo na engleskom. “Za dalje detalje” znači “za detaljnije informacije”, “detaljnije”. Primjeri upotrebe:

• Za više detalja kontaktirajte me u bilo koje vrijeme.
• Za više detalja pišite našem menadžeru prodaje.

Još jedna fraza koja će vam pomoći da završite uljudno je „Ako imate bilo kakvih pitanja, ne ustručavajte se da me kontaktirate.“ Prevedeno, ovo znači "Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno mi pišite."

5. Radujem se

Izraz “očekivati ​​naprijed” znači “očekivati ​​naprijed”. Dakle, ako se radujete odgovoru ili nekoj drugoj akciji od primaoca, onda bi bilo sasvim prikladno koristiti ovu frazu. na primjer:

• Radujem se vašem odgovoru.
• Radujem se vašem odgovoru.

Bolje je koristiti frazu na kraju slova.

Kada pišete pismo, morate biti ljubazni čak i kada vam se to baš i ne sviđa. Sposobnost pisanja kompetentnih pisama u svakoj situaciji odražava Vašu profesionalnost, dobro ponašanje i poznavanje poslovne etike. U zaključku, podsjetimo da u poslovnoj korespondenciji morate pokazati preciznost riječi i besprijekornu pismenost. Upotreba skraćenica je također neprihvatljiva (uz rijetke izuzetke).

Pišite ispravno mejlove na engleskom, dragi prijatelji! Sretno!

Svaki dan šaljemo na desetine e-mailova. Ponekad su to vrlo kratke poruke, na primjer: “Hoćemo li na ručak?” Ponekad - uz pomoć kojih predstavljate svoj posao ili web stranicu. Kada ima puno pisama, a malo vremena, počinjemo žuriti i griješiti. Obično trivijalno, poput greške u kucanju, ali ponekad se događaju stvari koje mogu ozbiljno naštetiti vašoj reputaciji i pokvariti vaš odnos s klijentom ili zaposlenim.

To se može izbjeći, samo morate biti sabrani i znati za neke zamke. Evo najčešćih grešaka koje se prave prilikom slanja e-pošte. Pažljivo pročitajte i zapamtite da prvo morate napraviti kratku pauzu, provjeriti da li je sve u redu i tek onda kliknuti na dugme “Pošalji”.

Upisujete pogrešnu adresu

Najčešća i najneugodnija greška. Zamislite da želite da pošaljete prilično lične fotografije prijatelju, ali automatski ukucate adresu svog šefa ili kupca. I tek nakon što pismo ode, sa užasom shvatite šta se upravo dogodilo. Ako je za utjehu, svako od nas se barem jednom u životu našao u ovoj situaciji: advokati su poslali povjerljive dokumente suprotnoj strani, dizajneri su poslali izgled web stranica pogrešnom klijentu itd. Ali kada nam se to dogodi, čini se da nam tlo nestaje ispod nogu.

Srećom, mnoge usluge e-pošte, na primjer Gmail, imaju funkciju. Uključite ga i odredite veliki vremenski interval - tiši je, znate.

Zaboravili ste na prilog

Napisali ste da je uz pismo priložen određeni fajl, ali ste ga zaboravili priložiti. Još jedna česta greška koja često dovodi do nesporazuma i izvinjenja. S jedne strane, u redu je, niko nije savršen, ali bolje je prvo sve provjeriti pa tek onda poslati pismo. A da biste izbjegli pitanja primatelja, preporučujemo da sve priložene datoteke navedete direktno u tijelu pisma. Na primjer, ovako:

Zdravo, Maxim! Šaljem vam nekoliko fajlova, u prilogu su:

Ugovor o usluzi

GIF sa mačkom

Ne razmišljate o dizajnu

Dočekuju vas, kako se sjećate, po odjeći. Ako želite spriječiti da vaša e-pošta navede da želite da je odmah izbrišete, poradite na njenom obrascu. Kažu da morate posvetiti koliko vremena tome koliko i sadržaju. Srećom, danas je to lako. Da biste to učinili, preporučujemo korištenje aplikacije Wix ShoutOut, odabirom odgovarajućeg predloška i dodavanjem teksta u njega. Nije potrebno posebno znanje, samo pazite da sve izgleda uredno i lijepo. Inače, dobar newsletter ima svoje tajne i pravila, pa preporučujemo da pročitate našeg direktora e-mail marketinga. Ne zahvaljuj mi.

Ne navodite predmet pisma

Tema pisma ima približno istu ulogu kao i naslov teksta. Pojavljuje se pored vašeg imena, primalac to vidi i razumije šta ste mu poslali: fakturu, rezultate sastanka, ponudu za posao, izgled web stranice itd. Imajte na umu da tema mora biti jasno formulisana tako da će osoba ako je potrebno brzo pronaći vaše pismo, a uvjerljiva da se zainteresuje, ako je riječ o, recimo, biltenu. Ne tako davno smo pisali o tome kako, ako ste zaboravili, vrijedi ga ponovo pročitati.

Ne spremate nacrte

Ako volite da pišete pisma uređivači teksta, zatim čuvajte češće, inače će se ispostaviti da ste cijeli dan proveli radeći na pismu, a onda se odjednom kompjuter zamrznuo i sve je izgubljeno. Ili pišite direktno na uslugu e-pošte - tada će sve vaše skice automatski biti sačuvane u folderu „Nacrti“.

Bili ste nepristojni

Uljudnost u dopisivanju nije ništa manje važna nego u životu. Evo osnovnih pravila kojih se svi moraju pridržavati:

Uvijek se zahvalite pošiljaocu na pismu, pogotovo ako vidite da je dobro obavio posao. Sjećate li se kada su nas sve kao djecu učili “magijskim” riječima? Ne zaboravimo ih, iako smo odrasli.

Ostanite mirni, čak i ako je stvar izuzetno hitna i važna. Nervoza i prijekori definitivno neće dovesti do ničega dobrog.

Započnite i završite svoje pismo uobičajenim frazama. Stepen formalnosti zavisiće od toga s kim se dopisujete. Ako je ovo vaš šef ili samo službena osoba, nemojte koristiti “Zdravo”, “Ćao” ili “Poljupci”. I obrnuto, ako pišete kolegi ili prijatelju, možete i bez tradicionalnog „S poštovanjem“.

Vi ne lektorirate tekst

Greške u kucanju mogu pokvariti cijeli utisak, stoga pažljivo pročitajte napisano pismo, po mogućnosti nekoliko puta. Ako sumnjate u pravopis ili sintaksu, idite na Gramotu.ru. Bolje je sedam puta izmjeriti, odnosno provjeriti, nego se onda izviniti za greške u kucanju i dokazati da ste zapravo pismeni.

I usput: ako se bojite da slučajno ne pošaljete nedovršeno pismo, prvo napišite cijeli tekst u cijelosti, a tek onda upišite adresu primatelja.

Ne stavljate prave ljude na kopiju pisma

Hajde da otkrijemo ko bi zaista mogao da primi vaše pismo. Polje Prima je primarni primalac. Polje "Ss" - osoba koja će primiti kopiju. On nije direktno povezan sa temom o kojoj se raspravlja, ali želi ili mora biti svjestan. Polje "Bcc" su skriveni primaoci. Vi ih dodajete, ali ih primarni primalac ne vidi. I ovdje morate biti oprezni: možete pomiješati Cc i Bcc, a onda će primalac pomisliti da ga špijuniraju.

Imajte na umu da je važno da neki ljudi budu svjesni šta se dešava. Ne želite da slušate prigovore o tome "Kako me niste dodali u kopiju?" Radio sam na ovom projektu dva mjeseca!” Ako ste u nedoumici, dodajte sve koji imaju bilo kakve veze s pitanjem. Možda neće svi biti sretni što ih ometaju, ali protiv vas neće biti pritužbi.

Vi se ne pretplatite

Napisali ste „S poštovanjem, Maša“ i mislite da je sve u redu, ali primalac pisma sedi i pita se kakva je ovo Maša. Iz štamparije? Ili možda ilustrator? Kako ga ne biste ostavljali da nagađa, postavite potpis i on će se automatski dodati na kraj svake vaše poruke. Obavezno navedite svoje ime i prezime, naziv kompanije, poziciju i kontakt informacije, kao što je Skype ili broj telefona. Možete dodati adresu - iako je ovo reklama, nije nametljiva.

Biraš pogrešno vrijeme

Pisanje pisama noću nije dobra ideja. Prvi razlog: verovatno ste užasno umorni tokom dana, ne razmišljate dobro i rizikujete da napravite sve gore navedene greške. Drugi razlog: lavina jutarnje pošte zatrpaće vaše ponoćno pismo, a primalac ga sigurno neće vidjeti u bliskoj budućnosti. I treće: očigledno, nemate ništa bolje da radite ako pišete poslovna pisma u tri ujutro.

Naš savjet: ako se ništa važno ili hitno nije dogodilo, šaljite poruke od ponedjeljka do petka i dalje radno vrijeme kao i svi normalni ljudi.

Treba za vaš posao? Stvorite ga sami na Wixu - jednostavno je i besplatno!

Prema britanskom udruženju za direktni marketing, svaki £1 potrošen na email marketing u 2015. zauzvrat je generirao 38£. Želite postići iste rezultate, ali ne znate kako napisati pismo klijentu?Onda koristite najboljeuzorci pisama klijentima,koje smo za vas prikupili u ovoj recenziji.

Kako pravilno napisati pismo klijentu

Stalno mislite na svoje mušterije, ali to nije obostrano. Da biste privukli njihovu pažnju i bili ispred svojih konkurenata, morate se redovno podsjećati. Emailovi uradite odličan posao sa ovim zadatkom. Prema autorima bloga Pipedrive, postoji nekoliko trikova koji mogu ići u vašu korist:

1. Strpljenja i još strpljenja. Vodite svog potencijalnog kupca ka poslu postepeno tako što ćete ga redovno slati.
2. Dogovorite se oko strategije u slanju pisama klijentima u odjelu marketinga, kako ne bi bili previše nametljivi i ne bi zakrčili poštansko sanduče klijenta s ponovljenim informacijama.
3. Koristite CRM sistem. Pojednostavit će tehničku stranu komunikacije s klijentima i ubrzati rad s poštom.

CRM sistem je zgodan program koji pomaže u vođenju evidencije o klijentima i transakcijama, snima sve pozive, a također pomaže u zgodnoj organizaciji korespondencije s klijentom. Na primjer, program se integrira sa poštanske usluge(možete povezati neograničen broj poštanskih sandučića) i omogućava vam da sačuvate historiju korespondencije direktno na kartici druge strane. Ako sam ti pisao novi klijent, tada možete kreirati karticu dogovora direktno iz dolaznog pisma.

A sada ono najzanimljivije: da biste poslali pismo klijentu iz CRM-a, ne morate čak ni kucati tekst. Pomoću dizajnera dokumenata možete kreirati set pisama za sve prilike i poslati ih klijentima u dva klika. SalesapCRM će umetnuti ime klijenta i druge podatke u email. Želite li znati više? Zatim pritisnite .

Pisma klijentima: primjeri i gotovi uzorci

Sastavili smo izborposlovna pisma klijentima,koju možete uzeti kao uzorak. Sve što trebate učiniti je dodati detalje.

1. Da li pišete potencijalnom klijentu prvi put? Pošaljite ovu kratku poruku:

Predmet pisma: Možda ste vi naš novi klijent

zdravo [ime].

Mi [kratke informacije o kompaniji].

Ako vas ovo zanima, spreman sam da razgovaramo o mogućnostima saradnje. Javite nam u koje vrijeme bi vam odgovaralo da pozovete.

[Potpis]

2. Recite svom potencijalnom klijentu o svom uspješnom iskustvu saradnje sa njegovom konkurencijom:

Predmet pisma: Budite u toku sa svojim konkurentima

zdravo [ime].

Uspješno sarađujemo sa [takmičar X i Y] V [područje djelatnosti] već [toliko vremena] i zajedno smo postigli dobre rezultate. Upoznajte se sa detaljne informacije o njima možete pročitati ovdje [link do slučaja/recenzije].

Biće nam drago ako nam se pridružite.

[Potpis]

3. Ako ste na poslovnom događaju dobili kontakte potencijalnih klijenata, poslati ihpismo ponudetakavuzorak:

Predmet pisma: Više o našoj kompaniji

zdravo [ime].

Nadam se da se i vama dopao [događaj], i želio bih da vam se zahvalim na interesovanju za [ime kompanije].

Priložio sam detaljnije informacije o našoj kompaniji. Rado ću razgovarati o svim pitanjima koja imate preko telefona.

[Potpis]

Pisma podsjetnika

4. Neko vrijeme nakon slanja pisma klijentima koji nude usluge ili dodatne informacije podsjetite na sebe:

Predmet pisma: Postoji li nešto o čemu želite razgovarati?

zdravo [ime].

Nadam se da ste imali priliku da pročitate moje prethodno pismo i da se bolje upoznate [dodatne informacije].

Imate li pitanja ili razmišljanja o mom prijedlogu? Rado ću razgovarati o njima telefonom ili lično. Kada ćeš imati vremena za ovo?

[Potpis]

5. Ako možete pokazati efikasnost svog prijedloga brojevima, podijelite ih pisma klijentima kompanije. Činjenice bolje uvjeravaju.

Predmet pisma: Nekoliko činjenica za koje možda niste znali [ime kompanije]

zdravo [ime].

Nedavno sam vam poslao pismo o [ime kompanije], i mislim da bismo mogli biti korisni [vaša kompanija].

Naši klijenti bilježe rast [navedite indikatore] kada se koristi [naziv proizvoda i usluge]. Također nudimo [pričaj o promocijama] I [spomenite druge sjajne ponude].

Ukoliko želite da saznate više detalja, javite nam se i dogovorićemo pregovore telefonom ili lično.

Radujem se vašem odgovoru.

[Potpis]

6. Ponudite klijentima probni period ili besplatne uzorke. Kupci su spremniji da sklope posao ako prvo testiraju proizvod.

Predmet pisma: Poklon za vašu kompaniju

zdravo [ime].

Prije nekoliko dana poslao sam vam informaciju o [naziv proizvoda] a sada predlažem da to isprobam na djelu.

Napravio/priložio sam neke prijave gostiju/besplatne uzorke/vaučere koji se mogu koristiti za pristup/primanje [proizvod ili usluga]. Podijelite ih sa svojim kolegama. Bilo bi zanimljivo čuti njihovo mišljenje.

Rado ću o svemu detaljnije razgovarati telefonom ili lično. Siguran sam da vam zaista možemo biti od koristi [područje djelatnosti].

[Potpis]

7. Ako niste sigurni da se dopisujete sa zaposlenim ovlaštenim za pregovore, zamolite ga da pomogne da dođete do donosioca odluke:

Predmet pisma: Nadam se da ćete me uputiti na pravu osobu

zdravo [ime].

Prije nekoliko dana poslao sam vam pismo o [kompanija ili proizvod] i sad sumnjam da sam došao na pravu adresu.

Da li vi odlučujete o pitanju koje me zanima? Ako ne, možete li mi pomoći da kontaktiram pravu osobu u vašoj kompaniji?

Čekam vaš odgovor.

8. Koristite ovaj tekst pisma klijentu ako se nakon sastanka s njim želite raspitati o njegovim budućim planovima:

Predmet pisma: Tvoji planovi

zdravo [ime].

Hvala vam na vašem vremenu. Sada bih želeo da znam kako vidite dalju diskusiju o našem pitanju.

Ako ste i dalje zainteresirani, obavijestite nas o svojim planovima.

Čekam vaš odgovor.

[Potpis]

9. Nakon sastanka sa klijentom, podsjetite ga na sljedeće faze pregovora:

Predmet pisma: Akcioni plan za blisku budućnost

zdravo [ime].

Hvala vam na izdvojenom vremenu - današnji sastanak je bio veoma produktivan. Dozvolite mi da vas ukratko podsjetim šta ćemo dalje raditi:

[Datum]: Poslaću ti [ugovor/pun komplet dokumenata].

[Datum]: Svoje komentare i želje ćete mi prenijeti.

[Datum]: Uradićemo sve konačne izmene i potpisati ugovor.

Ako trebate razgovarati o bilo čemu prije ovog datuma, javite mi.

10. Composetakavpismo klijentu, ako je tokom sastanka želio da dobije dodatne informacije:

Predmet pisma: Informacije na vaš zahtjev

zdravo [ime].

Bilo nam je drago što smo se lično sreli sa predstavnicima Vaše organizacije. Obećao sam da ću vam poslati dodatne informacije o [pitanje]- nalaze se u priloženom fajlu.

Spremni odgovoriti na sva pitanja. Slobodno me nazovite na [broj] bilo kada ili pišite na ovu adresu.

[Potpis]

Ako klijent ne kontaktira

11. Ako se klijent ne javi na telefonski poziv , koristite sljedećeuzorak pisanja pisma:

Predmet pisma: Ne mogu vas kontaktirati

zdravo [ime].

Hteo sam da razgovaram sa tobom [pitanje], ali ste vjerovatno zauzeti. Molim vas nazovite me na [broj] ili mi javite kada vam bude zgodno da mogu nazvati.

[Potpis]

12. Niste kontaktirali klijenta i ostavili mu glasovnu poruku? Dopunite ga sljedećim pismom:

Predmet pisma: Nisam došao do tebe

zdravo [ime].

Nedavno sam te zvao da razgovaramo [pitanje].

[Potpis]

13. Ako kupac ustraje u tome da ne odgovara na sve kanale, može imati mnogo toga na svom tanjiru. Koristite ovaj šablon - čak i vrlo zauzeta osoba može pronaći nekoliko sekundi da odgovori:

Predmet pisma: Potreban kratak odgovor

zdravo [ime].

Nažalost, ne mogu vas kontaktirati ni na koji način. Pretpostavljam da ste veoma zauzeti ili više niste zainteresovani za naše usluge.

Molimo navedite odgovarajući odgovor u svom odgovoru:

1. Molim te ostavi me na miru!
2. Prezauzeto, pišite mi ponovo za mjesec dana.
3. Ja ću vas lično kontaktirati.

[Potpis]

14. Ako želite nenametljivo podsjetiti na sebe, podijelite sa klijentom informacije koje će mu biti korisne:

Predmet pisma: Korisne informacije za vaš posao

15. Ukoliko klijent kasni sa plaćanjem, podsjetite ga na ovo:

Predmet pisma: Kašnjenje plaćanja

zdravo [ime].

[Datum] Poslao sam vam fakturu do email. Uplata još nije primljena, pa se raspitajte da li je vaše finansijsko odjeljenje primilo našu fakturu? Ako bude potrebno, ponovo ću poslati. Očekujem isplatu od vas u roku od nedelju dana.

Hvala na pomoći.

[Potpis]

Ovi predlošci će vam uštedjeti vrijeme za stvarnu komunikaciju s klijentima. A da biste postigli veći učinak, automatizirajte kreiranje i distribuciju šablona putem . trenutno - besplatno je i traje samo nekoliko minuta.