Kako odgovoriti na nepristojne e-poruke o svom poslu. Kako odgovoriti na nepristojne e-poruke o svom poslu Poštovanje je ključ povjerenja.

Ako primite poruku, postoji nekoliko radnji koje možete poduzeti s porukama.

Da odgovorite samo pošiljaocu, izaberite odgovori.

Da biste odgovorili pošiljaocu i svim drugim primaocima na linijama Za i Cc, izaberite Odgovori svima.

Da biste poslali poruku nekome tko nije u polju Za ili kopiji reda, označite naprijed.

Odgovaranje i prosljeđivanje poruka jedan je od najčešćih zadataka u programu Microsoft Office Outlook 2007. Ovaj odjeljak pruža osnovne informacije o odgovaranju i prosljeđivanju poruka. Pomoć pri prilagođavanju vaših poruka, kao što je promjena pozadine ili dodavanje priloga, dostupna je u drugim temama.

U ovom članku

Odgovori pošiljaocu

Napomena:

Odgovorite pošiljaocu i svim primaocima poruke

Možete odgovoriti pošiljaocu poruke i svim korisnicima navedenim u poljima Kome I Kopiraj.

U mnogim slučajevima nije potrebno uključiti sve korisnike u odgovor. Koristite funkciju Odgovori svima oprezno, posebno ako imate veliki broj primalaca ili mailing lista. Ako trebate pisati samo pošiljaocu poruke, preporučljivo je koristiti dugme Odgovori. Osim toga, možete ukloniti imena ljudi ili mailing liste koje ne moraju čitati odgovor.

savjet: Ako trebate pisati samo jednom od primatelja, možete ukloniti ostale. Da biste to uradili, kliknite na ime primaoca u polju Kome ili Kopiraj(ime će biti istaknuto) i pritisnite tipku DELETE.

Napomena: Podrazumevano kada odgovarate na poruku email, originalna poruka je uključena u tijelo poruke. Pogledajte odjeljak za promjenu ove postavke.

Prosljeđivanje poruke

savjet: Ako želite proslijediti više poruka, odaberite prvu, držite CTRL dok odaberete preostale poruke, a zatim kliknite Naprijed. Sve poruke će biti proslijeđene kao prilozi novoj poruci.

Uradite jedno od sljedećeg:

• Ako je poruka odabrana, ali nije otvorena u posebnom prozoru. Na standardnoj traci sa alatkama kliknite na dugme Naprijed.

  Ako je poruka otvorena. Na kartici Poruka u grupi Odgovori kliknite na dugme Naprijed.

Kreirajte poruku.

Na terenu Kome unesite imena primalaca.

Napomena: U poljima Kome, Kopiraj I SK Mora biti naveden najmanje jedan važeći primalac e-pošte.

Da biste odabrali imena primatelja sa liste, kliknite Kome, Kopiraj ili SK.

Više o poljima Kopiraj I SK

Kopiraj: Kopija poruke se šalje svim primaocima navedenim u ovom polju Outlook poruke. U tom slučaju, njihova imena će biti vidljiva svim ostalim primaocima ove poruke.

SK: Naziv ovog polja je skraćenica za frazu " bcc". Svi primaoci navedeni u ovom polju e-poruke će dobiti kopiju poruke, ali njihova imena neće biti vidljiva drugim primaocima poruke. Ako kreirate novu poruku, polje SK nije prikazano, može se dodati.

• Na kartici Opcije u grupi Polja odaberite stavku Prikažite polje "BC"..

Kliknite na dugme Pošalji.

Otkažite automatsko uključivanje originalne poruke

Rešite probleme u kojima nedostaje dugme Pošalji

U nedostatku komande Pošalji nije moguće poslati poruku. Ovaj odjeljak pruža informacije o pronalaženju naredbe Pošalji, naznačeno mogući razlozi njegov nedostatak i navodi korake za ispravljanje ovog problema.

Dugme Pošalji nalazi se pored polja "Za", "Cc" i "Bcc".

Ako nemate konfigurisan nalog e-pošte u Outlook 2007, naredba Pošalji se ne prikazuje i poruke se ne mogu slati.

U većini slučajeva Outlook 2007 se koristi sa nalogom e-pošte. Međutim, postoji nekoliko razloga zašto račun e-pošte možda nije postavljen:

Outlook 2007 je konfigurisan bez podrške e-poštom. U rijetkim slučajevima, Outlook 2007 može biti konfiguriran da upravlja samo kontaktima, zadacima ili kalendarima.

Postavke račun email je prekinut. Kada ste prvi put pokrenuli Outlook 2007, podešavanje naloga nije završeno.

Datoteka konfiguracije naloga je oštećena. Oštećenje konfiguracijske datoteke koja se koristi za pohranjivanje informacija o konfiguraciji računa e-pošte može dovesti do toga da prethodno konfigurirani račun e-pošte neće biti vidljiv.

Napomena: Možete otvoriti Outlook datoteku sa podacima koja se zove datoteka ličnih fascikli (.pst), pregledati primljene poruke i otvoriti prozor za sastavljanje poruke koristeći komande Kreiraj, Odgovori, Odgovori svima ili Naprijed. Međutim, ako nijedan račun e-pošte nije konfiguriran, Pošalji neće biti prikazano.

Provjera dostupnosti računa

Prvo provjerite je li vaš e-mail račun postavljen.

Ako je na listi Ime na kartici E-mail Nema unosa, nema konfigurisanih naloga e-pošte u Outlook profilu.

Za više informacija o dodavanju naloga e-pošte, pogledajte

(tzv. pismo odgovora) je standardna norma poslovne etike. Po pravilu, zahtjeve upućuju ili potencijalni partneri kompanije sa zahtjevom da daju bilo kakve informacije o aktivnostima preduzeća, robi, uslugama, cijenama i popustima, ili od postojećih partnera, na primjer, za dobijanje informacija o rokovima isporuke , plaćanje, prosljeđivanje ili ispravka dokumenata itd. .d.

FILES

Odgovor na zahtjev je službene prirode i dio je poslovnog toka kompanije.

Opšta pravila za pisanje odgovora

Prije svega, treba imati na umu da odgovor treba napisati upravo onaj zaposlenik preduzeća na čije je ime napisano početno slovo. Izuzeci su mogući samo u slučajevima kada je ovaj zaposlenik iz nekog razloga odsutan (bolovanje, službeni put, otkaz) - tada odgovor može napisati onaj koji zamjenjuje odsutnog trenutno vrijeme.

Jezik i prezentacija poruke treba da odražavaju pismo zahtjeva. Drugim riječima, preporučljivo je koristiti u tekstu isti oblik obraćanja koji je koristio pošiljalac zahtjeva, isti vokabular, terminologiju, jezičke izraze i redoslijed prezentacije, naravno pod uslovom da autor inicijativne poruke ima dokazao da je kompetentna i korektna osoba.

Potrebno je navesti link do broja i datuma dolazne poruke, ali ne smijete ponavljati greške autora zahtjeva i nepoželjno ih je naznačiti u pismu odgovora (samo ako se to ne odnosi na specifične aktivnosti kompanije).

Odgovor na zahtjev može biti pozitivan ili negativan.

• Pozitivan odgovor treba da bude što detaljniji,
• a negativna je opravdana i krajnje tačna.

Osim toga, ako se zahtjev odbije, bilo bi dobro da se autoru pruži informacija o tome pod kojim okolnostima odgovor može biti pozitivan.

U svakom slučaju, pismo odgovora treba da bude sastavljeno u najvećoj mogućoj meri. ljubazna forma. Preporučljivo je izbjegavati prazne odgovore, a čak i u nedostatku potrebnih informacija potrebno je napisati odgovor uzdržan, ljubazan i pun poštovanja u odnosu na autora zahtjeva. Grubost, kao i namjerno lažne informacije, potpuno su neprihvatljivi.

Kako napisati odgovor na zahtjev

Oblik podnošenja i izvršenja odgovora na zahtjev može imati odlučujuću ulogu u odnosu između organizacija. Zato se sa njegovom kompilacijom treba postupati vrlo pažljivo, pridržavajući se određenih pravila.

Prije svega, prije sastavljanja pisma odgovora, trebate obavijestiti pošiljaoca na bilo koji pogodan način da ste primili zahtjev. Zatim, ako imate sve potrebne informacije, možete početi da odgovarate. Što se prije napiše odgovor, to bolje, ali ako tražena informacija trenutno nije dostupna, bolje je pričekati s pismom.

Struktura odgovora je sasvim standardna sa stanovišta kancelarijskog rada.

1. Na vrhu poruke (desno ili lijevo) potrebno je napisati naziv kompanije koja šalje poruku (navodeći adresu i broj telefona), kao i konkretnog zaposlenika u čije ime se piše odgovor.
2. Zatim na isti način unesite podatke o primaocu.
3. Nakon toga se piše sam odgovor. Mora u potpunosti odgovarati suštini zahtjeva i, ako je podnosilac u svom pismu postavio nekoliko pitanja odjednom, podijeljenih u zasebne tačke, odgovor mora biti napisan u potpuno istom formatu. Ako su uz odgovor priložene bilo kakve dodatne informacije, to se mora odraziti u tijelu pisma, posebno naznačiti.
4. Isto tako, ako to okolnosti zahtijevaju, odgovor može uključivati ​​pozivanje na neke zakone, propise i pravne akte.

Kako napisati pismo odgovora

Možete napisati odgovor

• kao u rukopisnom obliku (uglavnom se to radi kada sam zahtjev stigne u sličnom formatu),
• iu štampanom obliku (ovaj metod značajno štedi vreme).

Može se sastaviti na jednostavnom A4 listu ili na memorandumu organizacije - druga opcija vam omogućava da ne unosite ručno podatke o kompaniji i izgleda mnogo uglednije. Odgovor mora biti sadrže potpis zaposlenika koji predstavlja organizaciju navodeći svoj položaj. Nema potrebe da stavljate pečat, jer... od 2016. godine obaveza primjene zakona pravna lica pečati i pečati su izgubili na važnosti.

Odgovor je u toku u jednom primjerku, prije slanja, mora biti numerisan (u skladu sa internim tokom dokumenata kompanije), a takođe i datiran.

Podaci o pismu moraju se unijeti u dnevnik izlazne dokumentacije - ako se odgovor na zahtjev izgubi ili dođe do nesuglasica sa drugom stranom, to će vam omogućiti da brzo shvatite situaciju.

Kako poslati pismo

Odgovor se može poslati na različite načine. E-mail ili fax omogućavaju značajnu uštedu vremena. Ali ako pismo sadrži posebno vrijedne informacije ili originalne dokumente, a pošiljalac je zainteresiran za zagarantovan prijem poruke, trebali biste koristiti usluge Ruske pošte slanjem odgovora preporučenom poštom sa obavještenjem o isporuci.

Da li da čekam odgovor na pismo odgovora?

Gotovo sva poslovna pisma zahtijevaju odgovor, ali postoji izuzetak od ovog pravila.

Odgovorno pismo ne zahtijeva nikakav odgovor, jer u početku ne sadrži nikakve zahtjeve, zahtjeve ili prijedloge. U stvari, sadrži samo informacije koje je druga strana zahtijevala.

Istovremeno, pismo odgovora može postati polazna osnova za sklapanje isplativog ugovora ili transakcije, kao i jednostavno i na pristupačan način rješavanje svih problema i poteškoća u odnosima između partnera.

Znate kako se to događa, nađete adresu e-pošte na web stranici, pišete o nečemu važnom za vas i čekate odgovor, ali odgovora nema. Dan, drugi, treći i uopšte.

Dešava se i da želite da naručite nešto iz online prodavnice, napišete pismo putem obrasca ili direktno, obećan vam je odgovor u roku od 24 sata, ali odgovora nema.
Događa se i drugačije: započeo sam prepisku o nekom pitanju, a nakon nekog vremena sagovornik je prestao da odgovara. Izgubio interes ili tako nešto, ili se možda nešto dogodilo.
I sve ovo je jako dosadno, složićete se. Pomislite, kakva ste osoba na koju ne možete odgovoriti, napišite nešto poput: „ne zanima me“ ili „Zauzet sam, javiću se za par dana“.

Kada se smirite, počinjete da se sećate da i sami često radite istu stvar. Na primjer, pošalju vam prijedlog za neki projekat, niste baš zainteresirani i jednostavno zaboravite na pismo i ne odgovorite. A sa druge strane, osoba se osjeća potpuno isto kao i ja kada mi ne odgovori.
I ovo je ono na šta sam mislio i što želim da vam prenesem. Odgovorite na sve e-poruke. Nema potrebe za direktnom neželjenom poštom, ali ako je jasno da je pismo od osobe do osobe, onda morate odgovoriti. Čak i ako niste zainteresovani, morate napisati da niste zainteresovani.
Ako ste trenutno zauzeti, napišite da ste sada zauzeti, a ja ću vam odgovoriti u roku od nedelju dana. Ovo je tačno, ovo je poslovno i to je neophodno ako želite da i vama ljudi odgovaraju. Kakav god da je odgovor, morate odgovoriti i pokušati to učiniti u roku od 24-48 sati, da osoba ne razmišlja ili pogađa.

I ja sam lijen, nezainteresovan, dosadan i jednostavno nemam vremena da odgovorim na neka pisma, pogotovo ona koja mi nisu interesantna. Ali ja se obrazujem i učim da odgovaram, jer želim da i oni meni odgovaraju. I loše je ne odgovoriti ili napustiti razgovor koji je započeo. Možda niste obraćali pažnju na ovo prije ovog posta, ali sada ste primijetili ovu nijansu. Pošto ovaj post ima za cilj da posebno skrene pažnju onih koji ga čitaju na ovo. Nadam se da sam uspeo. I konačno mala priča na temu.

Jednog dana dobio sam pismo prilično nejasnog sadržaja, bilo o reklamiranju ili promociji, ali nije izgledalo kao neželjena pošta. Očigledno je da je to napisala živa osoba. Nisam htio da odgovaram, jer sadržaj pisma nije sadržavao ništa meni razumljivo ili zanimljivo. Ali prisilio sam se da odgovorim, slijedeći pravilo ovog članka: “odgovaraj na pisma, čak i ako mi nisu baš zanimljiva.” Odgovorio mi je da me ne zanima i da uopšte ne razumijem šta se dešava, odlučivši da je to kraj moje prepiske sa tom osobom.
Ali prepiska se nije završila, a u sljedećem pismu ova osoba mi je poslala ponudu koju je bilo teško odbiti - besplatno probno oglašavanje na određenim stranicama. Odlučivši zašto ne, pristao sam. Iako mi se rezultati oglašavanja nisu baš svidjeli, ipak sam dobio mjesec dana besplatnog oglašavanja, što bi me koštalo nekoliko hiljada dolara da sam ga kupio.
Ovako je jednostavna akcija u skladu s poslovnim bontonom dovela do koristi za moje poslovanje.

Pokušajte da pišete mejlove duge 5 rečenica – naučnici su dokazali da su poruke ove dužine najefikasnije.

Kako ovo funkcionira?

Prema studiji McKinsey & Company iz 2008., prosječan zaposlenik troši 28% svog radnog vremena na radnu korespondenciju. Već govorimo o tome da za efikasno organizovanje radnog dana morate prestati da težite stanju Inbox Zero i izaberete pravo vrijeme za provjeru e-pošte. Osim toga, važno je da pisma ne sadrže suvišne informacije. Budući da smo uvjereni da dugačak odgovor izgleda uvjerljivije i da neće postaviti pitanja koja pojašnjavaju, postižemo suprotan efekat: takvo pismo neće dozvoliti sagovorniku da donese trenutnu odluku i najvjerovatnije će ostati bez odgovora.

Da biste napisali što smislenije pismo, potrebno je da odgovorite na pet pitanja: Ko ste vi? sta zelis Kako primalac pisma može pomoći? Zašto bi on uradio ono što tražite? Koji je sljedeći korak? Sažeti odgovori na ova pitanja pomoći će primaocu da odmah odluči šta može učiniti i brže odgovoriti na vaše pismo. Da biste objasnili zašto pišete tako sažeto i da biste drugim ljudima uštedeli vreme, stavite

Određena korespondencija koju je primila organizacija zahtijeva slanje odgovora o određenim pitanjima. U ovom članku ćemo detaljno pogledati kako pravilno sastaviti pismo kao odgovor na zahtjev.

Iz članka ćete naučiti:

U kojim slučajevima je potrebno pismo odgovora?

Dolazna korespondencija svake organizacije sastoji se od različitih dokumenata, od kojih određene vrste zahtijevaju slanje odgovornih poruka. Istovremeno, potrebno je dobro razumjeti vrste pristigle dokumentacije i pisma koja zahtijevaju odgovor. Pozivamo vas da se detaljno upoznate sa vrstama dolaznih pisama na koje trebate poslati odgovor.

Pismo zamolnice

Već iz naslova ovog dokumenta postaje očigledno da sadrži neku vrstu zahtjeva upućenog primaocu. Obično je svrha ovog dokumenta da dobije određene informacije, robu ili usluge koje su potrebne autoru pisma. Ova kategorija ulazne dokumentacije se obrađuje na memorandum i sadrži fraze kao što su: “Molimo vas da obavijestite o...”, “Molimo vas da obavijestite...”, “Molimo vas da preduzmete mjere...” itd.

U nekim slučajevima poslovni papir možda ne sadrži direktan zahtjev, već samo želju. Na primjer, “Nadamo se da ćemo razmotriti vašu žalbu...”. U tom slučaju dokument mora sadržavati i samu žalbu ili opis situacije koja zahtijeva donošenje određenih mjera.

Postoje i situacije kada jedno pismo zahtjeva sadrži više zahtjeva. U ovom slučaju, pravila dizajna zahtijevaju da svako od njih bude opisano u posebnom paragrafu. U ovom slučaju, svaki naredni pasus koji sadrži zahtjev treba da počinje riječima „Molimo Vas i da preduzmete mjere...“, „Ujedno Vas molimo da obratite pažnju na...“, „Istovremeno vrijeme, molimo vas da uzmete u obzir...”, itd.

Pismo zamolnice

Možda je zamolnica jedini dokument na koji se mora poslati odgovor. Iako su zamolnice i zamolnice po stilu i sadržaju vrlo slične, zahtjev ima karakteristična karakteristika, što se ne može zanemariti. Radi se o opravdavanju dokumenta.

Pitanja se odnose na službena pisma upućene primaocu radi pribavljanja određenih informacija, dokumenata i poslovnih dokumenata. Takav dokument u korespondenciji odlikuje se postojanjem obrazloženja, koje navodi autor zahtjeva. Obrazloženje može uključivati ​​upućivanje na bilo koji vladin dokument, normativni akt ili zakona, prema kojem autor ima pravo da se upozna sa traženim informacijama ili poslovnim spisima. Takođe opravdano pozivanjem na organizacione i pravne dokumente koji daju pravo na upoznavanje sa određenim informacijama. I upravo zato što postoji zakonsko opravdanje, imperativ je dati službeni odgovor na zahtjev. U nastavku ćemo detaljnije pogledati uzorak odgovora na pismo žalbe.

Pozivna pisma

Iako pozivi na razne događaje ne zahtijevaju od primaoca da pošalje pismo odgovora, u mnogim slučajevima takvu potrebu diktira poslovni bonton. U tom slučaju, preporučljivo je poslati poruku odgovora što je prije moguće. Ako to nije moguće, možete upozoriti na moguće prisustvo ili odsustvo na događaju pozivom strane koja vas poziva.

Struktura i format pisma odgovora

Kao što je već navedeno, pismo kao odgovor na zahtjev je obavezno, pa je potrebno započeti njegovu izradu što je prije moguće nakon prijema zahtjeva. Ako iz nekog razloga obrada dokumenta kasni, onda ima smisla upozoriti autora da je zahtjev primljen, ali njegova obrada traje. Ne samo da će ovo biti uljudna i etička stvar, već će vam dati vremena da formulirate svoju poruku.

Važno je razumjeti da pismo kao odgovor na zahtjev (uzorak je prikazan u nastavku) može imati pozitivnu ili negativnu odluku u vezi sa ovim zahtjevom. Pogledajmo ih detaljnije.

Pozitivan odgovor

Pismo odgovor koji sadrži pozitivnu odluku u vezi sa određenim zahtjevom ili zahtjevom je formatiran u istom stilu kao i sam zahtjev. U suštini, treba da bude napisan istim rečima i istim stilom. U dokumentu treba navesti da je zahtjev razmatran, na osnovu čega je donesena pozitivna odluka (odluka o odobravanju zahtjeva). U tom slučaju, ako je potrebno, možete odrediti vremenski okvir u kojem će zahtjev biti zadovoljen.

Ukoliko odgovor na službeni zahtjev (uzorak je prikazan u nastavku) zahtijeva slanje određenih poslovnih dokumenata, oni se mogu priložiti uz pismo. U tom slučaju u glavnom dokumentu treba navesti listu priloženih dokumenata, njihov broj i naziv. Ako je potrebno, navedite broj kopija.

Pismo odgovora (uzorak)