วิธีตอบอีเมลหยาบคายเกี่ยวกับงานของคุณ วิธีตอบอีเมลหยาบคายเกี่ยวกับงานของคุณ ความเคารพคือกุญแจสำคัญในการไว้วางใจ
หากคุณได้รับข้อความ คุณสามารถดำเนินการหลายอย่างจากข้อความได้
หากต้องการตอบกลับไปยังผู้ส่งเท่านั้น ให้เลือก คำตอบ.
หากต้องการตอบกลับผู้ส่งและผู้รับอื่นๆ ทั้งหมดในบรรทัดถึงและสำเนา ให้เลือก ตอบกลับทั้งหมด.
หากต้องการส่งข้อความถึงบุคคลที่ไม่อยู่ในช่องถึงหรือคัดลอกบรรทัด ให้ไฮไลต์ ซึ่งไปข้างหน้า.
การตอบกลับและส่งต่อข้อความเป็นหนึ่งในงานทั่วไปใน Microsoft Office Outlook 2007 ส่วนนี้ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการตอบกลับและส่งต่อข้อความ ความช่วยเหลือในการปรับแต่งข้อความของคุณ เช่น การเปลี่ยนพื้นหลังหรือการเพิ่มไฟล์แนบ มีอยู่ในหัวข้ออื่นๆ
ในบทความนี้
ตอบกลับผู้ส่ง
บันทึก:
ตอบกลับผู้ส่งและผู้รับข้อความทั้งหมด
คุณสามารถตอบกลับผู้ส่งข้อความและผู้ใช้ทั้งหมดที่ระบุในช่องได้ ถึงใครและ สำเนา.
ในหลายกรณี ไม่จำเป็นต้องรวมผู้ใช้ทั้งหมดในการตอบกลับ ใช้ฟังก์ชั่น ตอบกลับทั้งหมดด้วยความระมัดระวัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีผู้รับหรือรายชื่อผู้รับจดหมายจำนวนมาก หากคุณต้องการเขียนถึงผู้ส่งข้อความเท่านั้นขอแนะนำให้ใช้ปุ่ม คำตอบ- นอกจากนี้ คุณยังสามารถลบชื่อของบุคคลหรือรายชื่ออีเมลที่ไม่จำเป็นต้องอ่านการตอบกลับได้
คำแนะนำ:หากคุณต้องการเขียนถึงผู้รับเพียงรายเดียว คุณสามารถลบผู้รับรายอื่นได้ โดยคลิกชื่อผู้รับในช่อง ถึงใครหรือ สำเนา(ชื่อจะถูกเน้น) แล้วกดปุ่ม DELETE
บันทึก:ค่าเริ่มต้นเมื่อตอบกลับข้อความ อีเมลข้อความต้นฉบับจะรวมอยู่ในเนื้อหาของข้อความ ดูส่วนเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่านี้
การส่งต่อข้อความ
คำแนะนำ:หากคุณต้องการส่งต่อหลายข้อความ ให้เลือกข้อความแรกและกดปุ่ม CTRL ค้างไว้ขณะเลือกข้อความที่เหลือ จากนั้นคลิก ซึ่งไปข้างหน้า- ข้อความทั้งหมดจะถูกส่งต่อเป็นไฟล์แนบไปยังข้อความใหม่
หากเลือกข้อความแต่ไม่ได้เปิดในหน้าต่างแยกต่างหากบนแถบเครื่องมือมาตรฐาน ให้คลิกปุ่ม ซึ่งไปข้างหน้า.
หากข้อความเปิดอยู่บนแท็บ ข้อความในกลุ่ม คำตอบคลิกปุ่ม ซึ่งไปข้างหน้า.
บนแท็บ ตัวเลือกในกลุ่ม เขตข้อมูลเลือกรายการ แสดงช่อง "BC".
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
สร้างข้อความ
ในสนาม ถึงใครป้อนชื่อของผู้รับ
บันทึก:ในทุ่งนา ถึงใคร, สำเนาและ เอสเคต้องระบุผู้รับอีเมลที่ถูกต้องอย่างน้อยหนึ่งราย
หากต้องการเลือกชื่อผู้รับจากรายการ คลิก ถึงใคร, สำเนาหรือ เอสเค.
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์ สำเนาและ เอสเค
สำเนา: สำเนาข้อความจะถูกส่งไปยังผู้รับทั้งหมดที่ระบุในช่องข้อความ Outlook นี้ ในกรณีนี้ ชื่อของพวกเขาจะปรากฏแก่ผู้รับข้อความนี้คนอื่นๆ ทั้งหมด
เอสเค: ชื่อของฟิลด์นี้เป็นคำย่อของวลี " สำเนาลับถึง" ผู้รับทั้งหมดที่ระบุในช่องข้อความอีเมลนี้จะได้รับสำเนาของข้อความ แต่ผู้รับข้อความรายอื่นจะไม่สามารถมองเห็นชื่อของพวกเขาได้ หากคุณสร้างข้อความใหม่ ช่องนี้ เอสเคไม่แสดงก็สามารถเพิ่มได้
คลิกปุ่ม ส่ง.
ยกเลิกการรวมข้อความต้นฉบับโดยอัตโนมัติ
แก้ไขปัญหาปุ่มส่งหายไป
ในกรณีที่ไม่มีคำสั่ง ส่งไม่สามารถส่งข้อความได้ ส่วนนี้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการค้นหาคำสั่ง ส่งระบุไว้ เหตุผลที่เป็นไปได้ไม่มีอยู่และแสดงขั้นตอนในการแก้ไขปัญหานี้
ปุ่ม ส่งตั้งอยู่ถัดจากช่อง "ถึง", "สำเนาถึง" และ "สำเนาลับ"
หากคุณไม่มีบัญชีอีเมลที่กำหนดค่าใน Outlook 2007 ให้ใช้คำสั่ง ส่งไม่แสดงและไม่สามารถส่งข้อความได้
ในกรณีส่วนใหญ่ Outlook 2007 จะใช้กับบัญชีอีเมล อย่างไรก็ตาม มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้บัญชีอีเมลไม่ได้รับการตั้งค่า:
Outlook 2007 ได้รับการกำหนดค่าโดยไม่มีการสนับสนุนทางอีเมลในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก Outlook 2007 อาจถูกกำหนดค่าให้จัดการเฉพาะผู้ติดต่อ งาน หรือปฏิทินเท่านั้น
การตั้งค่า บัญชีอีเมลถูกขัดจังหวะครั้งแรกที่คุณเปิดใช้ Outlook 2007 การตั้งค่าบัญชีไม่เสร็จสมบูรณ์
ไฟล์การกำหนดค่าบัญชีเสียหายความเสียหายของไฟล์การกำหนดค่าที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลการกำหนดค่าบัญชีอีเมลอาจส่งผลให้บัญชีอีเมลที่กำหนดค่าไว้ก่อนหน้านี้ไม่สามารถมองเห็นได้
บันทึก:คุณสามารถเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ที่เรียกว่าไฟล์โฟลเดอร์ส่วนบุคคล (.pst) ดูข้อความที่ได้รับ และเปิดหน้าต่างเขียนข้อความโดยใช้คำสั่ง สร้าง, คำตอบ, ตอบกลับทั้งหมดหรือ ซึ่งไปข้างหน้า- อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการกำหนดค่าบัญชีอีเมล ระบบจะ ส่งจะไม่ปรากฏ
การตรวจสอบความพร้อมของบัญชี
ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีอีเมลของคุณได้รับการตั้งค่าแล้ว
ถ้าอยู่ในรายการ ชื่อบนแท็บ อีเมลไม่มีรายการ ไม่มีบัญชีอีเมลที่กำหนดค่าในโปรไฟล์ Outlook
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มบัญชีอีเมล โปรดดู
(หรือที่เรียกว่าจดหมายตอบรับ) ถือเป็นบรรทัดฐานมาตรฐานของจรรยาบรรณทางธุรกิจ ตามกฎแล้ว จะมีการร้องขอโดยพันธมิตรที่มีศักยภาพของบริษัทโดยขอให้ให้ข้อมูลใด ๆ เกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร สินค้า บริการ ราคาและส่วนลด หรือโดยคู่ค้าที่มีอยู่ เช่น เพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเวลาการส่งมอบ , การชำระเงิน, ส่งต่อหรือแก้ไขเอกสาร ฯลฯ .d.
ไฟล์
การตอบสนองต่อคำขอมีลักษณะเป็นทางการและเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจของบริษัท
กฎทั่วไปสำหรับการเขียนคำตอบ
ก่อนอื่นคุณควรจำไว้ว่าคำตอบควรเขียนโดยพนักงานขององค์กรที่มีชื่อในการเขียนจดหมายเริ่มต้น มีข้อยกเว้นเฉพาะในกรณีที่พนักงานคนนี้ไม่อยู่ด้วยเหตุผลบางประการ (ลาป่วย การเดินทางเพื่อธุรกิจ การเลิกจ้าง) - จากนั้นผู้ที่เข้ามาแทนที่ผู้ที่ขาดงานสามารถเขียนคำตอบได้ ในขณะนี้เวลา.
ภาษาและการนำเสนอข้อความควรสะท้อนถึงจดหมายร้องขอ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบที่อยู่เดียวกันกับข้อความที่ผู้ส่งคำขอใช้ คำศัพท์ คำศัพท์ การแสดงออกทางภาษาและลำดับการนำเสนอเดียวกันในข้อความ โดยที่ผู้เขียนข้อความริเริ่มมีเงื่อนไขว่า พิสูจน์ตัวเองว่าเป็นคนเก่งและถูกต้อง
จำเป็นต้องระบุลิงก์ไปยังหมายเลขและวันที่ของข้อความขาเข้า แต่คุณต้องไม่ทำซ้ำข้อผิดพลาดที่ทำโดยผู้เขียนคำขอและไม่ควรระบุในจดหมายตอบกลับ (เฉพาะในกรณีที่ไม่เกี่ยวข้องกับ กิจกรรมเฉพาะของบริษัท)
คำตอบสำหรับคำขออาจเป็นได้ทั้งเชิงบวกหรือเชิงลบ
- คำตอบเชิงบวกควรมีรายละเอียดมากที่สุด
- และค่าลบนั้นสมเหตุสมผลและถูกต้องอย่างยิ่ง
นอกจากนี้ หากคำขอถูกปฏิเสธ ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดีที่จะให้ข้อมูลแก่ผู้เขียนว่าคำตอบอาจเป็นไปในเชิงบวกในสถานการณ์ใด
ไม่ว่าในกรณีใด ควรเขียนจดหมายตอบกลับให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ รูปแบบสุภาพ- ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการตอบกลับที่ว่างเปล่า และแม้ในกรณีที่ไม่มีข้อมูลที่จำเป็น คุณก็จำเป็นต้องเขียนคำตอบ สงวนไว้ สุภาพและให้ความเคารพที่เกี่ยวข้องกับผู้เขียนคำขอ ความหยาบคายตลอดจนข้อมูลเท็จโดยจงใจเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้โดยสิ้นเชิง
วิธีเขียนตอบกลับคำขอ
รูปแบบของการส่งและการดำเนินการตอบสนองต่อหนังสือร้องขอสามารถมีบทบาทสำคัญในความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร นั่นคือเหตุผลที่การรวบรวมควรได้รับการปฏิบัติอย่างระมัดระวังโดยปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ
ก่อนอื่น ก่อนที่จะเขียนจดหมายตอบกลับ คุณควรแจ้งให้ผู้ส่งทราบในวิธีที่สะดวกว่าคุณได้รับคำขอแล้ว ต่อไปถ้าคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว คุณก็สามารถเริ่มตอบได้ ยิ่งเขียนข้อความตอบกลับเร็วเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น แต่หากไม่มีข้อมูลที่ร้องขอในขณะนี้ ควรรอพร้อมกับจดหมายจะดีกว่า
โครงสร้างของคำตอบค่อนข้างมาตรฐานในแง่ของงานในสำนักงาน
- ที่ด้านบนของข้อความ (ขวาหรือซ้าย) คุณต้องเขียนชื่อของบริษัทที่ส่ง (ระบุที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์) รวมถึงพนักงานคนใดคนหนึ่งซึ่งมีการเขียนคำตอบในนามของคุณ
- จากนั้นให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับในลักษณะเดียวกัน
- หลังจากนี้คำตอบก็จะถูกเขียนขึ้นมาเอง จะต้องสอดคล้องกับสาระสำคัญของคำขอโดยสมบูรณ์ และหากผู้ขอในจดหมายของเขาถามคำถามหลายข้อในคราวเดียวโดยแบ่งออกเป็นประเด็นต่างๆ คำตอบจะต้องเขียนในรูปแบบเดียวกันทุกประการ หากแนบข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ ไปกับคำตอบ จะต้องแสดงสิ่งนี้ไว้ในเนื้อความของจดหมาย โดยสังเกตแยกต่างหาก
- ในทำนองเดียวกัน หากสถานการณ์จำเป็น การตอบสนองอาจรวมถึงการอ้างอิงถึงกฎหมาย ข้อบังคับ และการดำเนินการทางกฎหมายบางประการ
วิธีการเขียนจดหมายตอบกลับ
คุณสามารถเขียนคำตอบได้
- เช่นเดียวกับในรูปแบบที่เขียนด้วยลายมือ (ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นเมื่อคำขอมาถึงในรูปแบบที่คล้ายกัน)
- และในรูปแบบสิ่งพิมพ์ (วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มาก)
สามารถวาดลงบนกระดาษ A4 ธรรมดาหรือบนหัวจดหมายขององค์กรได้ - ตัวเลือกที่สองช่วยให้คุณไม่ต้องป้อนรายละเอียด บริษัท ด้วยตนเองและดูน่านับถือมากกว่ามาก คำตอบจะต้องเป็น มีลายเซ็นพนักงานที่เป็นตัวแทนขององค์กรที่ระบุตำแหน่งของเขา ไม่จำเป็นต้องประทับตราเพราะ... ตั้งแต่ปี 2559 เป็นต้นไป ข้อกำหนดของกฎหมายที่จะใช้บังคับ นิติบุคคลแสตมป์และตราประทับหมดอายุการใช้งาน
กำลังรวบรวมคำตอบ ในสำเนาเดียวก่อนส่งจะต้องระบุหมายเลข (ตามโฟลว์เอกสารภายในของบริษัท) และลงวันที่ด้วย
ข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายจะต้องถูกป้อนลงในวารสารเอกสารขาออก - หากการตอบสนองต่อคำขอสูญหายหรือมีความขัดแย้งเกิดขึ้นกับคู่สัญญาสิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว
วิธีการส่งจดหมาย
สามารถส่งคำตอบได้ ในรูปแบบที่แตกต่างกัน. อีเมลหรือ โทรสารช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้อย่างมาก แต่หากจดหมายมีข้อมูลที่มีค่าเป็นพิเศษหรือเอกสารต้นฉบับและผู้ส่งสนใจที่จะรับประกันการรับข้อความ คุณควรใช้บริการของ Russian Post โดยการตอบกลับ โดยทางไปรษณีย์ลงทะเบียน พร้อมแจ้งการส่งมอบ
ฉันควรรอการตอบกลับจดหมายตอบกลับหรือไม่
จดหมายธุรกิจเกือบทั้งหมดจำเป็นต้องมีการตอบกลับ แต่มีข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้
จดหมายตอบกลับไม่ต้องการคำตอบใดๆ เนื่องจากในตอนแรกไม่มีการร้องขอ คำขอ หรือข้อเสนอใดๆ อันที่จริงมีเพียงข้อมูลที่อีกฝ่ายต้องการเท่านั้น
ขณะเดียวกันก็เป็นจดหมายตอบกลับที่สามารถเป็นจุดเริ่มต้นในการสรุปสัญญาหรือธุรกรรมที่ทำกำไรได้ตลอดจนเป็นแนวทางที่เรียบง่ายและ ในทางที่เข้าถึงได้แก้ไขปัญหาและความยากลำบากในความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้า
คุณรู้ว่ามันเกิดขึ้นได้อย่างไร คุณพบที่อยู่อีเมลบนเว็บไซต์ เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ และรอการตอบกลับ แต่ไม่มีการตอบกลับ วันที่สอง สามและโดยทั่วไป
นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นว่าคุณต้องการสั่งซื้อบางอย่างจากร้านค้าออนไลน์ คุณเขียนจดหมายผ่านแบบฟอร์มหรือโดยตรง คุณสัญญาว่าจะตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมง แต่ไม่มีคำตอบ
มันเกิดขึ้นแตกต่างออกไป: ฉันเริ่มติดต่อกับปัญหาบางอย่างและหลังจากนั้นครู่หนึ่งคู่สนทนาก็หยุดตอบ สูญเสียความสนใจหรือบางสิ่งบางอย่างหรืออาจมีบางอย่างเกิดขึ้น
และทั้งหมดนี้น่ารำคาญมากคุณจะเห็นด้วย คุณคิดว่าคุณเป็นคนแบบไหนที่คุณไม่สามารถตอบได้ ให้เขียนประมาณว่า “ไม่สนใจ” หรือ “ฉันไม่ว่าง ฉันจะตอบในอีกไม่กี่วัน”
เมื่อคุณสงบลง คุณเริ่มจำได้ว่าคุณเองก็มักจะทำสิ่งเดียวกันนี้ ตัวอย่างเช่น พวกเขาส่งข้อเสนอสำหรับโครงการบางโครงการให้คุณ แต่คุณไม่ได้สนใจมากนัก และคุณก็แค่ลืมจดหมายนั้นและไม่ตอบกลับ และในอีกด้านหนึ่ง บุคคลนั้นก็จะรู้สึกเหมือนกับฉันทุกประการเมื่อพวกเขาไม่ตอบฉัน
และนี่คือสิ่งที่ฉันคิดและสิ่งที่ฉันต้องการจะสื่อถึงคุณ ตอบกลับอีเมลทั้งหมด ไม่จำเป็นต้องเป็นสแปมโดยสิ้นเชิง แต่ถ้าชัดเจนว่าจดหมายส่งจากคนสู่คน คุณก็จำเป็นต้องตอบกลับ แม้ว่าจะไม่น่าสนใจแต่ก็ต้องเขียนว่ามันไม่น่าสนใจ
ถ้าคุณยุ่งตอนนี้ คุณควรเขียนว่าตอนนี้คุณไม่ว่าง แล้วฉันจะตอบภายในหนึ่งสัปดาห์ นี่เป็นสิ่งที่ถูกต้อง นี่เป็นลักษณะธุรกิจและจำเป็นหากคุณต้องการให้พวกเขาตอบคุณเช่นกัน ไม่ว่าคำตอบจะเป็นเช่นไรก็ต้องตอบและพยายามทำให้ได้ภายใน 24-48 ชั่วโมง เพื่อไม่ให้คนๆ นั้นคิดหรือคาดเดา
ฉันก็เช่นกัน ขี้เกียจ ไม่สนใจ เบื่อ และไม่มีเวลาตอบจดหมายบางฉบับ โดยเฉพาะจดหมายที่ไม่น่าสนใจสำหรับฉัน แต่ฉันให้ความรู้ตัวเองและสอนตัวเองให้ตอบเพราะฉันต้องการให้พวกเขาตอบฉันด้วย และเป็นรูปแบบที่ไม่ดีที่จะไม่ตอบสนองหรือละทิ้งการสนทนาที่เริ่มต้นขึ้น บางทีคุณอาจไม่ได้ใส่ใจกับสิ่งนี้มาก่อนโพสต์นี้ แต่ตอนนี้คุณสังเกตเห็นความแตกต่างเล็กน้อยแล้ว เนื่องจากโพสต์นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ที่อ่านบทความนี้โดยเฉพาะ ฉันหวังว่าฉันจะประสบความสำเร็จ และสุดท้าย เรื่องราวเล็กน้อยในหัวข้อ
วันหนึ่งฉันได้รับจดหมายที่มีเนื้อหาค่อนข้างคลุมเครือ ทั้งเกี่ยวกับการโฆษณาหรือการส่งเสริมการขาย แต่ดูเหมือนว่าจะไม่ใช่สแปม เห็นได้ชัดว่ามันถูกเขียนโดยคนมีชีวิต ฉันไม่ต้องการตอบเนื่องจากเนื้อหาของจดหมายไม่มีสิ่งที่เข้าใจหรือน่าสนใจสำหรับฉัน แต่ฉันบังคับตัวเองให้ตอบตามกฎของบทความนี้: "ตอบจดหมายแม้ว่าฉันจะไม่สนใจก็ตาม" เขาตอบว่าฉันไม่สนใจและไม่เข้าใจเลยถึงสิ่งที่เกิดขึ้นโดยตัดสินใจว่านี่จะเป็นการสิ้นสุดการติดต่อสื่อสารกับบุคคลนี้
แต่การติดต่อยังไม่สิ้นสุดและในจดหมายฉบับถัดไปบุคคลนี้ส่งข้อเสนอที่ยากจะปฏิเสธมาให้ฉัน - โฆษณาทดลองใช้ฟรีในบางไซต์ ตัดสินใจว่าทำไมจะไม่ได้ฉันก็เห็นด้วย แม้ว่าฉันจะไม่ชอบผลลัพธ์ของการโฆษณามากนัก แต่ฉันยังคงได้รับโฆษณาฟรีหนึ่งเดือน ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายหลายพันดอลลาร์หากฉันซื้อมัน
นี่คือวิธีที่การกระทำง่ายๆ ที่สอดคล้องกับมารยาททางธุรกิจทำให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจของฉัน
พยายามเขียนอีเมลที่มีความยาว 5 ประโยค นักวิทยาศาสตร์ได้พิสูจน์แล้วว่าข้อความที่มีความยาวขนาดนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
วิธีนี้ทำงานอย่างไร
จากการศึกษาของ McKinsey & Company ในปี 2008 พบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา 28% ของเวลาทำงานไปกับการติดต่องาน เรากำลังพูดถึงความจริงที่ว่าเพื่อจัดระเบียบวันทำงานอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องหยุดการมุ่งมั่นเพื่อสถานะ Inbox Zero และเลือก เวลาที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบอีเมล นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือจดหมายต้องไม่มีข้อมูลที่ซ้ำซ้อน เมื่อมั่นใจว่าคำตอบที่ยาวนั้นดูน่าเชื่อมากกว่าและจะไม่ทำให้เกิดคำถามที่กระจ่างขึ้น เราก็จะได้ผลลัพธ์ที่ตรงกันข้าม: จดหมายดังกล่าวจะไม่อนุญาตให้คู่สนทนาตัดสินใจได้ทันทีและมักจะไม่ได้รับคำตอบ
เพื่อที่จะเขียนจดหมายที่มีความหมายมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณต้องตอบคำถามห้าข้อ: คุณเป็นใคร? คุณต้องการอะไร? ผู้รับจดหมายสามารถช่วยได้อย่างไร? ทำไมเขาต้องทำสิ่งที่คุณถาม? ขั้นตอนต่อไปที่ต้องทำคืออะไร? คำตอบที่กระชับสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยให้ผู้รับตัดสินใจได้ทันทีว่าเขาสามารถทำอะไรได้บ้างและตอบจดหมายของคุณได้เร็วขึ้น เพื่ออธิบายว่าทำไมคุณถึงเขียนได้กระชับและเพื่อประหยัดเวลาของผู้อื่น ให้ใส่ไว้
จดหมายโต้ตอบจำนวนหนึ่งที่ได้รับจากองค์กรจำเป็นต้องส่งคำตอบในบางประเด็น ในบทความนี้เราจะดูรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายตามคำขออย่างถูกต้อง
จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:
จำเป็นต้องมีจดหมายตอบกลับในกรณีใดบ้าง?
จดหมายโต้ตอบขาเข้าของแต่ละองค์กรประกอบด้วยเอกสารหลายประเภท ซึ่งบางประเภทจำเป็นต้องส่งข้อความตอบกลับ ขณะเดียวกันก็จำเป็นต้องมีความเข้าใจอย่างดีเกี่ยวกับประเภทของเอกสารรับเข้าและจดหมายที่ต้องตอบกลับ เราขอเชิญชวนให้คุณทำความคุ้นเคยกับประเภทของจดหมายขาเข้าที่คุณต้องการส่งข้อความตอบกลับโดยละเอียด
จดหมายร้องขอ
จากชื่อของเอกสารนี้เห็นได้ชัดว่ามีคำขอบางประเภทที่ส่งถึงผู้รับ โดยทั่วไป วัตถุประสงค์ของเอกสารนี้คือเพื่อให้ได้ข้อมูล สินค้า หรือบริการเฉพาะที่ผู้เขียนจดหมายต้องการ เอกสารขาเข้าประเภทนี้ได้รับการประมวลผล หัวจดหมายและมีวลีเช่น: “เราขอให้คุณแจ้งเกี่ยวกับ...”, “เราขอให้คุณแจ้ง...”, “เราขอให้คุณดำเนินการ...” ฯลฯ
ในบางกรณี เอกสารธุรกิจอาจไม่มีการร้องขอโดยตรง แต่เป็นเพียงความปรารถนาเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "เราหวังว่าจะพิจารณาคำอุทธรณ์ของคุณ..." ในกรณีนี้ เอกสารจะต้องมีการอุทธรณ์หรือคำอธิบายสถานการณ์ที่จำเป็นต้องมีการนำมาตรการบางอย่างมาใช้
นอกจากนี้ยังมีสถานการณ์ที่จดหมายขอฉบับหนึ่งประกอบด้วยคำขอหลายฉบับ ในกรณีนี้กฎการออกแบบกำหนดให้แต่ละข้อต้องอธิบายในย่อหน้าแยกต่างหาก ในกรณีนี้ แต่ละย่อหน้าถัดไปที่มีคำขอควรขึ้นต้นด้วยคำว่า "เราขอให้คุณใช้มาตรการด้วย..." "ในขณะเดียวกัน เราขอให้คุณใส่ใจกับ..." "ในขณะเดียวกัน เวลาเราขอให้คุณพิจารณา…” ฯลฯ
จดหมายร้องขอ
บางทีจดหมายร้องขออาจเป็นเอกสารเดียวที่ต้องส่งคำตอบ แม้ว่าจดหมายร้องขอและจดหมายร้องขอจะมีลักษณะและเนื้อหาคล้ายกันมาก แต่คำขอก็มีเหมือนกัน คุณสมบัติที่โดดเด่นซึ่งไม่อาจละเลยได้ มันเกี่ยวกับการพิสูจน์เอกสาร
จดหมายสอบถามอ้างถึง จดหมายอย่างเป็นทางการส่งไปยังผู้รับเพื่อรับข้อมูล เอกสาร และเอกสารทางธุรกิจบางอย่าง เอกสารในการติดต่อทางจดหมายดังกล่าวมีความโดดเด่นด้วยการมีเหตุผลซึ่งระบุโดยผู้เขียนคำขอ เหตุผลอาจรวมถึงการอ้างอิงถึงเอกสารราชการใด ๆ การกระทำเชิงบรรทัดฐานหรือกฎหมายตามที่ผู้เขียนมีสิทธิทำความคุ้นเคยกับข้อมูลหรือเอกสารทางธุรกิจที่ร้องขอ สมเหตุสมผลด้วยการอ้างอิงถึงเอกสารขององค์กรและกฎหมายที่ให้สิทธิ์ในการทำความคุ้นเคยกับข้อมูลบางอย่าง และเนื่องจากมีเหตุผลทางกฎหมาย จึงจำเป็นต้องตอบกลับคำขออย่างเป็นทางการ ด้านล่างนี้เราจะดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวอย่างการตอบกลับจดหมายอุทธรณ์
จดหมายเชิญ
แม้ว่าการเชิญเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ไม่จำเป็นต้องให้ผู้รับส่งจดหมายตอบกลับ แต่ในหลายกรณี ความจำเป็นดังกล่าวถูกกำหนดโดย มารยาททางธุรกิจ- ในกรณีนี้ ขอแนะนำให้ส่งข้อความตอบกลับโดยเร็วที่สุด หากเป็นไปไม่ได้ คุณสามารถเตือนเกี่ยวกับการปรากฏตัวหรือไม่อยู่ในงานได้โดยการโทรไปยังบุคคลที่เชิญ
โครงสร้างและรูปแบบของจดหมายตอบรับ
ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น จำเป็นต้องมีจดหมายตอบกลับคำขอ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเริ่มร่างโดยเร็วที่สุดหลังจากได้รับคำขอ หากการประมวลผลเอกสารล่าช้าด้วยเหตุผลบางประการก็ควรเตือนผู้เขียนว่าได้รับคำขอแล้ว แต่การประมวลผลต้องใช้เวลา สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะเป็นสิ่งที่สุภาพและมีจริยธรรมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณมีเวลาในการกำหนดข้อความของคุณด้วย
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าจดหมายตอบรับคำขอ (ตัวอย่างแสดงไว้ด้านล่าง) อาจมีการตัดสินใจเชิงบวกหรือเชิงลบเกี่ยวกับคำขอนี้ ลองดูรายละเอียดเพิ่มเติม
การตอบสนองเชิงบวก
จดหมายการตอบสนองที่มีการตัดสินใจในเชิงบวกเกี่ยวกับคำขอหรือคำขอเฉพาะนั้นถูกจัดรูปแบบในลักษณะเดียวกับคำขอนั้น โดยพื้นฐานแล้วควรเขียนโดยใช้ถ้อยคำเดียวกันและมีสไตล์เดียวกัน เอกสารควรระบุว่ามีการพิจารณาคำขอ โดยพิจารณาจากการตัดสินใจเชิงบวก (การตัดสินใจให้คำขอ) ในกรณีนี้ หากจำเป็น คุณสามารถระบุกรอบเวลาที่คำขอจะได้รับการตอบสนองได้
หากการตอบสนองต่อคำขออย่างเป็นทางการ (ตัวอย่างแสดงไว้ด้านล่าง) จำเป็นต้องส่งเอกสารทางธุรกิจบางอย่าง ก็สามารถแนบไปกับจดหมายได้ ในกรณีนี้คุณควรระบุรายการเอกสารที่แนบมาหมายเลขและชื่อในเอกสารหลัก หากจำเป็น ให้ระบุจำนวนสำเนา
จดหมายตอบรับ (ตัวอย่าง)