การสำรองข้อมูล Outlook วิธีการสำรองข้อมูลอีเมล บันทึกไฟล์แนบจากอีเมลหลายฉบับ
สวัสดีผู้อ่านที่รัก! โปรแกรมรับส่งเมล Outlook ของคุณขัดข้องหรือยัง? คงจะดีถ้าไม่ล้ม แต่วันหนึ่งมันจะพัง เช่น เพราะมันคือ Outlook หรือเพราะเป็นไคลเอนต์อีเมล หรือเพราะคุณมีจดหมายที่สำคัญมากที่นั่นซึ่งจะต้องตอบอย่างแน่นอน หรือแบบนั้น - เขาจะรับมันแล้วล้มลง และจดหมายของคุณ... ไม่ อย่าพูดถึงเรื่องเศร้าดีกว่า! จดหมายของคุณจะไม่ไปไหนเพราะคุณสามารถกู้คืนจากข้อมูลสำรองได้อย่างง่ายดายและง่ายดาย!
ให้เราจำคำพูดนี้จากซีรีย์ทีวีที่เราชื่นชอบ:
-ไตของคุณเจ็บไหม?
-เลขที่.
— น่าเสียดาย... เพราะยาต้มนี้มีประโยชน์กับไตที่ป่วยได้มาก
ดังนั้นเราจะพูดถึงการสำรองข้อมูลตามปกติและการสำรองข้อมูลเมล Outlook จะมีประโยชน์มากเมื่อ Outlook หยุดทำงานกะทันหัน ด้วยโปรแกรม Handy Backup คุณสามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูล Outlook ได้อย่างง่ายดาย จากนั้นกู้คืนอีเมลของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดายเมื่อใดก็ได้ ซึ่งเท่ากับเป็นการเข้าถึงฐานข้อมูลข้อความทั้งหมดของคุณอีกครั้ง
ข้อดีของ Handy Backup สำหรับการทำงานกับ Outlook
ปลั๊กอิน แนวโน้มซึ่งรวมอยู่ในโซลูชัน Handy Backup ช่วยให้คุณสามารถบันทึกและกู้คืนข้อมูลจาก Outlook 2016 และไคลเอนต์อีเมลรุ่นก่อนหน้าได้โดยอัตโนมัติ ผ่อนคลายและเพลิดเพลินกับคุณสมบัติของโปรแกรมเช่น:
- สื่อจัดเก็บข้อมูลที่มีให้เลือกมากมาย รวมถึงไดรฟ์ในเครื่องและเครือข่าย อุปกรณ์ NAS เซิร์ฟเวอร์ FTP และพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ Yandex.Disk, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Mail.ru Hotbox/Icebox, S3 คลาวด์, WebDAV และอื่นๆ
- การดำเนินการพื้นฐานทั้งหมดอัตโนมัติเต็มรูปแบบ รวมถึงคุณสมบัติต่างๆ เช่น โหมดง่ายและขั้นสูงสำหรับการสร้างงานใหม่ การเริ่มงานสำรองข้อมูล Outlook ตามกำหนดเวลา การเปิดตัวเมื่อเชื่อมต่อไดรฟ์ USB ที่เกี่ยวข้องกับงาน ฯลฯ
- ความสามารถในการค้นหาและบันทึกสำเนาสำรองของข้อมูลอื่น ๆ โดยอัตโนมัติพร้อมกับข้อมูล Outlook โดยใช้ปลั๊กอินตัวกรองไฟล์ เครื่องมือในตัว และฟังก์ชันโปรแกรมอื่น ๆ
- แกดเจ็ตที่มีประโยชน์ทุกประเภท - การรับรายงานทางไปรษณีย์หรือในหน้าต่างโปรแกรม, บังคับให้ทำซ้ำงานที่พลาดไป, การเปิดตัวโปรแกรมภายนอก (เช่น Outlook) ก่อนหรือหลังงานและอีกมากมาย
- สุดท้ายนี้ อินเทอร์เฟซแบบกราฟิกที่ได้รับการอัปเดตพร้อมปุ่มขนาดใหญ่ ตัวช่วยสร้างงานที่สะดวกสบายซึ่งทำงานได้อย่างแท้จริง “ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว” และควบคุมทุกฟังก์ชันและความสามารถของ Handy Backup
ฟังดูดีใช่ไหม? เรามาดูกันว่าจะนำข้อดีเหล่านี้ไปใช้อย่างไรและจะให้ประโยชน์แก่ผู้ใช้ในทางปฏิบัติอย่างไร? มาดูรายละเอียดความเป็นไปได้ทั้งหมดนี้โดยใช้ตัวอย่างงานสร้างเฉพาะ สำเนาสำรองข้อมูล Outlook (คำแนะนำทั่วไปเพิ่มเติมสำหรับการสำรองข้อมูลทุกอย่างสามารถดูได้จากคู่มือผู้ใช้ออนไลน์ของโปรแกรม)
วิธีสำรองข้อมูล Outlook โดยใช้ Handy Backup
ยกตัวอย่างงานทั่วไปในการสำรองข้อมูลเมล Outlook สมมติว่าผู้ใช้ต้องการจัดเก็บสำเนาสำรองของข้อมูลเมลในไดรฟ์ USB (แฟลชไดรฟ์) โดยเก็บได้ครั้งละไม่เกิน 3 ชุดและในขณะเดียวกันก็ประหยัดพื้นที่ให้มากที่สุด
ขั้นตอนที่ 1: สร้างงานสำรองข้อมูล
เปิดการสำรองข้อมูลที่มีประโยชน์ บนแผงควบคุม คลิกปุ่ม “ สร้าง“หรือเลือก. งานใหม่ในเมนูไฟล์ คุณสามารถกดปุ่มลัดพร้อมกันได้ Ctrl และ N- ตัวช่วยสร้างงานใหม่จะเปิดขึ้น ในขั้นตอนที่ 1 เราจะเลือก การสร้างสำเนาสำรอง- ในเวลาเดียวกัน หากต้องการเพลิดเพลินกับฟีเจอร์ทั้งหมดของ Handy Backup ให้ใส่ "เครื่องหมายถูก" ใน " โหมดขั้นสูง- คลิกที่ปุ่ม "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 2 เลือกการสำรองข้อมูล Outlook
ในขั้นตอนที่ 2 ให้มองหากลุ่ม "อีเมล" ในแผงด้านซ้ายของตัวช่วยสร้างงาน และในนั้นจะมีปลั๊กอินชื่อ " แนวโน้ม- คลิกด้วยตัวชี้เมาส์แล้วหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นที่เรา ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับข้อมูลที่เราต้องการและบัญชี Outlook
เมื่อเลือกส่วนประกอบทั้งหมดที่เราต้องการในหน้าต่างใหม่ (“เลือกข้อมูล”) คลิกตกลงแล้วกลับไปที่หน้าต่างเพื่อเลือกแหล่งข้อมูล คลิก “ถัดไป” เพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดตำแหน่งที่จะจัดเก็บข้อมูล Outlook
ในขั้นตอนที่ 3 เราเลือก ปลั๊กอินคอมพิวเตอร์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าก่อนอื่นแฟลชไดรฟ์ที่เราจะใช้เก็บข้อมูลสำรองนั้นเชื่อมต่อกับพอร์ต USB เราไปที่ไดเร็กทอรีรูทและ เลือก ดิสก์ยูเอสบี พร้อมตัวอักษรและป้ายกำกับที่ตรงกับแฟลชไดรฟ์ของเรา
โปรดทราบ: งานจะ "จดจำ" แฟลชไดรฟ์นี้โดยเฉพาะและจะใช้ในอนาคตเสมอโดยไม่คำนึงถึงพอร์ต USB ที่คุณจะเชื่อมต่อในครั้งต่อไป ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจำพอร์ตและตัวอักษรในชื่อไดรฟ์ - เชื่อถือระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ!
ขั้นตอนที่ 4: การตั้งค่าการสำรองข้อมูล Outlook
หากต้องการรู้สึกเหมือนเป็นกูรูสำรองข้อมูลที่แท้จริงและทำงานที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดให้เสร็จสิ้น เราจะต้องแก้ไขเล็กน้อยในขั้นตอนนี้ โปรดทราบว่าขั้นตอนนี้จะใช้ได้เฉพาะกับคุณเท่านั้น โหมดขั้นสูง- หากคุณเป็นผู้สนับสนุนความเรียบง่ายในทุกสิ่ง และไม่ได้เปิดใช้งานโหมดที่เหมาะสมในขั้นตอนที่ 1 ให้ข้ามขั้นตอนนี้
- กำลังเลือกการสำรองข้อมูลแบบเต็ม- การสำรองข้อมูลแบบเต็มจะบันทึกข้อมูลทั้งหมด ไม่ใช่แค่ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่สำเนาครั้งล่าสุด ซึ่งต่างจากส่วนเพิ่มและส่วนต่าง สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการสำรองข้อมูล Outlook
- เราจัดเก็บเวอร์ชันสำรองไว้สามเวอร์ชัน- ทำเครื่องหมายที่ช่อง "จัดเก็บเวอร์ชันสำรองข้อมูลหลายเวอร์ชัน" จากนั้นคลิกปุ่ม "ตัวเลือกการอัปเดตการสำรองข้อมูล" และในหน้าต่างใหม่ให้กำหนดค่าพารามิเตอร์การจัดเก็บ - 3 ชุดเป็นระยะเวลา 3 สัปดาห์
ความสนใจ!คุณยังสามารถกำหนดค่าการจัดเก็บสำเนาด้วยการประทับเวลาได้ ในกรณีนี้ ชื่อของแต่ละโฟลเดอร์ที่มีการสำรองข้อมูล Outlook จะมีวันที่และเวลาที่แน่นอนในการสร้างสำเนาที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้ สะดวกในการค้นหาสำเนาที่คุณต้องการ
เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าเหล่านี้แล้ว คลิกตกลง กลับไปที่หน้าต่างขั้นตอนที่ 4 แล้วคลิก "ถัดไป"
ขั้นตอนที่ 5 บีบอัดและเข้ารหัสข้อมูลสำรอง Outlook
หากคุณเป็นคนหวาดระแวงเล็กน้อย รายการนี้เหมาะสำหรับคุณ สำเนาข้อมูล Outlook ฉบับเต็มอาจใช้พื้นที่ได้มาก ดังนั้นในขั้นตอนที่ 4 ให้เลือก "บีบอัด" และกำหนดค่าการบีบอัดข้อมูลทั้งหมดลงในไฟล์ ZIP เดียว คุณยังสามารถเข้ารหัสข้อมูลสำรองของคุณเพิ่มเติมได้ จากนั้นจะไม่มีใคร (รวมถึงคุณด้วย หากคุณทำรหัสผ่านหาย!) จะเห็นว่าอะไรและใครเขียนถึงคุณที่นั่น
ขั้นตอนที่ 6 ตั้งค่ากำหนดเวลาสำหรับการสำรองข้อมูล Outlook อัตโนมัติ
คลิก "เปิดใช้งาน Scheduler" - เราเข้าถึงได้ ตัวเลือกที่แตกต่างกันตั้งเวลาเริ่มต้นและความถี่ในการทำซ้ำงาน ควรสังเกตว่าในโหมดง่ายและขั้นสูงความสามารถเหล่านี้แตกต่างกันอย่างมาก ในโหมดขั้นสูง คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากรายการ "เรียกใช้จาก USB" ซึ่งเสนอให้เริ่มงานเมื่อคุณเชื่อมต่ออุปกรณ์ USB เข้ากับคอมพิวเตอร์ จากนี้ไปงานจะเริ่มต้น "ด้วยตัวเอง" ทุกครั้งที่คุณเชื่อมต่อแฟลชไดรฟ์ที่คุณเลือก ไม่สำคัญว่าคุณจะเสียบแฟลชไดรฟ์เข้ากับพอร์ตใด
บันทึก:วิธีการเริ่มงานผ่านการเชื่อมต่ออุปกรณ์ USB นั้นมีเฉพาะในโหมดขั้นสูงของตัวช่วยสร้างงานเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 7 รันงานก่อนและหลังการคัดลอก
คุณยังสามารถระบุเพิ่มเติมได้ว่าคุณต้องการเปิดโปรแกรมใดๆ ก่อนหรือหลังการทำงานของคุณโดยอัตโนมัติ และในขณะเดียวกันก็ตั้งค่าการแจ้งเตือนงานที่จะถูกส่งไปยังอีเมลของคุณด้วยความถี่ที่แตกต่างกัน คุณสามารถดำเนินการนี้ได้เฉพาะในโหมดขั้นสูงเท่านั้น
ขั้นตอนที่ 8: เสร็จสิ้นงาน
บน ขั้นตอนสุดท้ายคุณสามารถดูพารามิเตอร์ทั้งหมดของงานที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นและดำเนินการได้ทันทีหลังจากการสร้าง สรุปให้ครับ งานใหม่ชื่อจากนั้นคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น" - งานจะปรากฏในรายการงานในหน้าต่างหลักของ Handy Backup
การกู้คืนข้อมูล Outlook จากการสำรองข้อมูล
ตามค่าเริ่มต้น Handy Backup จะจัดเก็บสำเนาสำรองที่ไม่มีการบีบอัดและไม่ได้เข้ารหัสในรูปแบบข้อมูลต้นฉบับ ซึ่งช่วยให้คุณใช้งานได้โดยไม่ต้องกู้คืน แต่เนื่องจากรูปแบบ Outlook นั้นยากที่จะดูร่วมกับสิ่งอื่นนอกเหนือจาก Outlook ข้อมูลจึงกู้คืนได้ง่ายกว่า
หากต้องการคืนค่า ให้สร้างงานการกู้คืนและทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ในบทที่แล้วเพื่อสร้างงานใหม่
- ค้นหาไฟล์ในที่เก็บข้อมูลของคุณ backup.hbiเลือกแล้วคลิก "ถัดไป" ไฟล์นี้มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อคืนค่าข้อมูลสำรอง Outlook ของคุณให้เป็นสถานะดั้งเดิม
- หากคุณสามารถเข้ารหัสไฟล์เก็บถาวรได้ ในขั้นตอนที่สองของการกู้คืนอย่าลืมป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้อง - มิฉะนั้นข้อมูลของคุณจะถูกลบอย่างปลอดภัยเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในที่จัดเก็บข้อมูล
อย่าวางแผนหรือดำเนินการใดๆ โดยอัตโนมัติ คุณอาจจะกู้คืนข้อมูลด้วยตนเอง
ความสนใจ- อย่าลืมปิดการใช้งาน Outlook ก่อนที่จะกู้คืนข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของระบบ Outlook เล็กน้อย แต่น่ารำคาญ (คุณสามารถใช้คำสั่ง Outlook เพื่อให้ทำงานโดยอัตโนมัติก่อนและหลังงานกู้คืนสำหรับสิ่งนี้!)
บทสรุป
การสำรองข้อมูล Outlook โดยใช้ Handy Backup จะช่วยคุณในช่วงเวลาที่ยากลำบาก เมื่อ Windows หยุดทำงานเองและถึงเวลาติดตั้งใหม่ และเมื่อถึงเวลานั้น ข้อความสำคัญกว่าร้อยข้อความจะค้างอยู่ในอีเมลของคุณ ดังนั้นอย่าละเลยความสามารถในการสำรองข้อมูลของ Outlook ประหยัดพลังงานและเงินเก็บจดหมายของคุณไว้ในที่ปลอดภัยโดยทั่วไปมีความสมบูรณ์และมีสุขภาพดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ Handy Backup ช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้โดยไม่มีความยุ่งยากที่ไม่จำเป็น
คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับความสามารถในการสำรองข้อมูล Outlook ของ Handy Backup และฟังก์ชันอื่นๆ ได้จากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของผลิตภัณฑ์ รวมถึงโดยการดาวน์โหลด Handy Backup เวอร์ชันฟรี 30 วันพร้อมฟังก์ชันครบชุด รวมถึงปลั๊กอิน Outlook ฉันแนะนำให้คุณอย่าละเลยโอกาสนี้และทำความรู้จักกับโปรแกรมให้ดีขึ้น เธอคุ้มค่า.
หากคุณติดตั้ง Outlook ไว้ในคอมพิวเตอร์ คุณจะสามารถใช้เพื่อถ่ายโอนข้อมูลได้ อีเมลรายชื่อผู้ติดต่อและรายการปฏิทินจากที่เดียว บัญชี อีเมลไปที่อื่น
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีกล่องจดหมาย Office 365 และบัญชี Gmail คุณสามารถเพิ่มลงใน Outlook ได้ คุณสามารถใช้ Outlook เพื่อส่งออกรายการจากบัญชี Gmail ของคุณและนำเข้าไปยังกล่องจดหมาย Office 365 ของคุณได้
ส่งออกรายการโดยสร้างไฟล์ PST ไฟล์ข้อมูล Outlook นี้มีข้อความและรายการ Outlook อื่นๆ และบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการนำเข้ารายการหลังจากส่งออก โปรดดูนำเข้าอีเมล Outlook ที่ติดต่อ และปฏิทินจากไฟล์ .pst
ส่งออกอีเมล ผู้ติดต่อ และปฏิทินจาก Outlook เป็นไฟล์ PST
ใช้ชุดคำแนะนำในการส่งออกชุดใดชุดหนึ่งต่อไปนี้
Office 365: ส่งออกรายการจากกล่องจดหมาย Office 365 ไปยังไฟล์ PST
เพิ่มบัญชีอีเมล Office 365 ของคุณลงในแอป Outlook เช่น Outlook for Office 365, Outlook 2016 หรือ 2013 จากนั้นคุณสามารถย้ายอีเมล ผู้ติดต่อ และรายการปฏิทินไปยังกล่องจดหมาย Office 365 ของคุณโดยใช้ Outlook
-
Outlook ที่ไม่มี Office 365: ส่งออกรายการ Outlook เป็นไฟล์ PST
ข้อมูล Outlook ที่บันทึกไว้ในไฟล์ PST สามารถย้ายไปยังตำแหน่งอื่นได้ คุณสามารถบันทึกไฟล์ PST ไปยัง OneDrive แล้วดาวน์โหลดไปที่ คอมพิวเตอร์เครื่องใหม่- คุณยังสามารถบันทึกลงในสื่อแบบพกพาแล้วนำเข้าอีเมล ผู้ติดต่อ และปฏิทินของคุณไปยัง Outlook
Outlook 2010: ส่งออกรายการ Outlook เป็นไฟล์ PST
Outlook 2007: ส่งออกรายการ Outlook เป็นไฟล์ PST
ข้อมูล Outlook ที่บันทึกไว้ในไฟล์ PST สามารถย้ายไปยังตำแหน่งอื่นได้ บันทึกไฟล์ PST ไปยัง OneDrive จากนั้นดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ของคุณ บันทึกลงในสื่อแบบพกพาเพื่อให้เข้าถึงได้จากทุกที่ จากนั้นนำเข้าอีเมล รายชื่อติดต่อ และปฏิทินของคุณไปยัง Outlook
ข้อมูลใดที่ถูกส่งออก?
การส่งออกข้อมูลอีเมล รายชื่อติดต่อ และปฏิทินไปยังไฟล์ .pst จะสร้างสำเนาของข้อมูล ไม่มีอะไรหายไปจาก Outlook คุณจะสามารถดูและใช้ข้อความ รายชื่อติดต่อ และข้อมูลปฏิทินใน Outlook ได้
ใน Outlook เมื่อคุณส่งออกอีเมล ไฟล์แนบทั้งหมดจะถูกส่งออกด้วย
Outlook จะไม่ส่งออกข้อมูลเมตา เช่น คุณสมบัติของโฟลเดอร์ (มุมมอง สิทธิ์ และการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ) กฎของข้อความ และรายชื่อผู้ส่งที่ถูกบล็อก
สำคัญ:ถ้าคุณใช้โหมด Cached Exchange Outlook จะส่งออกเฉพาะรายการที่มีอยู่ในแคชแล้วเท่านั้น ตามค่าเริ่มต้น แคชของคุณจะมีรายการจาก 12 เดือนที่ผ่านมา หากต้องการส่งออกข้อมูลนานกว่า 12 เดือน ให้ปิดใช้งานโหมด Cached Exchange ก่อน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเปิดหรือปิดโหมด Cached Exchange
ฉันควรส่งออก (สำรองข้อมูล) และนำเข้าไฟล์ PST เมื่อใด
หากคุณต้องการย้ายอีเมลจากบัญชีหนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง:
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีบัญชีอีเมล Yahoo เก่า - [ป้องกันอีเมล]และคุณต้องการถ่ายโอนอีเมลไปยังบัญชีอีเมล Office 365 ใหม่ - [ป้องกันอีเมล].
เมื่อคุณเปลี่ยนพีซี:หากคุณกำลังถ่ายโอนอีเมลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งที่มี Outlook ไปยังอีกเครื่องหนึ่ง สมมติว่าคุณติดตั้ง Outlook 2007 บนคอมพิวเตอร์เครื่องเก่า และคุณเพิ่งซื้อคอมพิวเตอร์ที่มี Outlook 2016 ส่งออกข้อมูลอีเมลของคุณจาก Outlook 2007 (ตามที่อธิบายไว้ในบทความนี้) และนำเข้าลงใน Outlook 2016
เมื่อคุณเปลี่ยนพีซีเป็น Mac: หากคุณถ่ายโอนอีเมลจาก Outlook ไปยังพีซีและนำเข้าไปยัง Outlook 2016 for Mac
หากคุณต้องการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมออีเมล รายชื่อติดต่อ และรายการปฏิทินทั้งหมด และบันทึกไว้ในที่ปลอดภัย เมื่อคุณสร้างไฟล์ PST แล้ว ให้คัดลอกไปยังที่ปลอดภัย: ไปยังไดรฟ์ USB หรือไปที่อื่น ฮาร์ดไดรฟ์หรือไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น OneDrive หรือ Dropbox
การแนะนำ
การสำรองข้อมูลเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในความปลอดภัยของข้อมูลของคุณ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เว็บไซต์หรือที่เก็บอีเมลของคุณ ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณโดยใช้โปรแกรมรับส่งเมลยอดนิยมสามรายการ
การนำทางอย่างรวดเร็ว:
ก่อนที่จะเริ่มคู่มือนี้ คุณควรเพิ่มพูนความรู้เล็กน้อยเกี่ยวกับกล่องจดหมาย โปรโตคอลไปรษณีย์ x และความแตกต่างระหว่างพวกเขา มีโปรโตคอลเมลสองแบบ: IMAP และ POP3 ข้อแตกต่างที่สำคัญคือ IMAP ช่วยให้คุณสามารถซิงโครไนซ์อีเมลของคุณกับอุปกรณ์หลายเครื่องได้ ในขณะที่ POP3 ไม่มีคุณสมบัตินี้
ข้อเสียใหญ่อีกประการหนึ่งของ POP3 คือการไม่สามารถส่งออกอีเมลขาออกไปยังไคลเอนต์อีเมลได้ ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ใช้โปรโตคอล IMAP หากผู้ให้บริการอีเมลของคุณอนุญาต สำหรับคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่าง IMAP และ POP3 โปรดดูที่
สิ่งที่คุณต้องการ
ก่อนที่เราจะเริ่มคู่มือนี้ คุณจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้:
- เข้าถึงแผงควบคุมการโฮสต์
- โปรแกรมรับส่งเมล
ขั้นตอนที่ 1 - รวบรวมข้อมูลเซิร์ฟเวอร์เมล
ขั้นแรก คุณต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ในแผงควบคุม Hostinger สามารถพบได้ในส่วนพิเศษ หากต้องการขอรับ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เข้าสู่ระบบแผงควบคุม Hostinger ของคุณแล้วป้อน บัญชีเมลลงในช่องค้นหา
- หรือค้นหาไอคอน บัญชีเมลในส่วน จดหมายและคลิกที่มัน
- คลิกที่ปุ่ม ควบคุมถัดจากบัญชีอีเมลของคุณ ข้อมูล.
- หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด เขียนหรือคัดลอกไปที่ โปรแกรมแก้ไขข้อความบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เราจะต้องการพวกเขาในภายหลัง
ขั้นตอนที่ 2 - การสำรองข้อมูลเมล
เมื่อคุณได้รับข้อมูลเมลเซิร์ฟเวอร์ที่จำเป็นแล้ว คุณสามารถดำเนินการตั้งค่าไคลเอนต์เมลของคุณและสร้างสำเนาสำรองของอีเมลของคุณได้ ด้านล่างนี้คุณจะพบ 3 ตัวเลือกในการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณโดยใช้โปรแกรมรับส่งเมลที่แตกต่างกัน
ตัวเลือกที่ 1 - อีเมลสำรองใน Outlook
เริ่มต้นด้วยการเพิ่มบัญชีของคุณลงใน Outlook ในบทช่วยสอนนี้ เราจะใช้ Outlook 2016 สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการกระบวนการนี้ใน Outlook เวอร์ชันก่อนหน้า โปรดดูบทช่วยสอนนี้
- เปิด Outlook แล้วคลิก ไฟล์ -> เพิ่มบัญชี.
- ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก การตั้งค่าด้วยตนเองหรือประเภทเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติมและกด ต่อไป.
- คลิกที่ โปรโตคอล ป๊อปหรือ IMAP, แล้ว ต่อไป.
- ในหน้าต่างใหม่ ให้ป้อนข้อมูลที่ได้รับในหน้าต่างแรก ขั้นตอนและกดปุ่ม ต่อไป.
- หากต้องการเสร็จสิ้นการตั้งค่า ให้คลิกปุ่ม พร้อม.
- คลิก ไฟล์, เลือก เปิดและส่งออกและคลิกที่ปุ่ม นำเข้าและส่งออก.
- ในหน้าต่างใหม่ ให้เลือกตัวเลือก ส่งออกเป็นไฟล์และกดปุ่ม ต่อไป.
- เลือกประเภทไฟล์ ในบทช่วยสอนนี้เราจะใช้ ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)- คลิก ต่อไป.
- ตอนนี้เลือกบัญชีอีเมลของคุณจากรายการแล้วคลิกอีกครั้ง ต่อไป.
- สุดท้าย เลือกโฟลเดอร์ที่จะส่งออกแล้วคลิกปุ่ม พร้อม.
- คุณจะสามารถค้นหาสำเนาสำรองของอีเมลของคุณในโฟลเดอร์ที่เลือกได้ .pstรูปแบบ
การสำรองข้อมูลอีเมลของคุณใน Outlook เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายและใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที
ตัวเลือก 2 - เมลสำรองใน Thunderbird
เปิดธันเดอร์เบิร์ดและเปิดใช้งานตัวช่วยสร้างการตั้งค่าบัญชีเมลใหม่ หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณใช้งาน Thunderbird ตัวช่วยสร้างการตั้งค่าจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถโทรออกได้ด้วยการกดปุ่ม จดหมาย:
- ในหน้าต่างแรก ให้เลือก ข้ามขั้นตอนนี้และใช้อีเมลที่มีอยู่ของฉันเนื่องจากคุณมีบัญชีอีเมลอยู่แล้ว
- ตอนนี้ป้อนชื่อที่อยู่อีเมลรหัสผ่านแล้วคลิก ดำเนินการต่อ.
- ในขั้นตอนถัดไป Thunderbird จะพยายามดึงข้อมูลเมลเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ กระบวนการนี้ไม่ทำให้เกิดผลลัพธ์ ดังนั้นคุณต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง เพียงกรอกรายละเอียดจากข้อแรก ขั้นตอนและกดปุ่ม ทดสอบซ้ำ- หากคุณไม่ได้รับข้อผิดพลาดใดๆ ให้คลิกปุ่ม พร้อม.
คุณอาจสังเกตเห็นว่าธันเดอร์เบิร์ดไม่แสดงข้อความใด ๆ ของคุณในขณะนี้ หากต้องการดาวน์โหลดข้อความของคุณจากเซิร์ฟเวอร์ ให้คลิกปุ่ม รับข้อความ.
คุณได้กำหนดค่าไคลเอนต์ Thunderbird ของคุณสำเร็จแล้ว ตอนนี้เรามาดูการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณกันดีกว่า นี่อาจเป็นเรื่องยุ่งยากเล็กน้อยเนื่องจาก Thunderbird ไม่มีคุณสมบัติการส่งออกข้อความในตัว อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ไขดังนี้:
- สร้างโฟลเดอร์ใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณและตั้งชื่อ การสำรองข้อมูลเมล.
- ใน Thunderbird ไปที่โฟลเดอร์อีเมลที่คุณต้องการสำรองข้อมูล
- ใช้ CTRL + A (CMD + A สำหรับ MacOS)เพื่อเลือกข้อความทั้งหมดในโฟลเดอร์
- คลิกขวาที่ข้อความแล้วเลือกตัวเลือก บันทึกเป็น...
- เลือกโฟลเดอร์ที่คุณสร้างเป็นตำแหน่งบันทึก
- เพียงเท่านี้ Thunderbird จะส่งออกอีเมลที่เลือกทั้งหมดเป็นรูปแบบโดยอัตโนมัติ อีเอ็มแอล.
คุณได้สำรองข้อมูลอีเมลขาเข้าทั้งหมดเรียบร้อยแล้วและบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ตัวเลือก 3 - สำรองข้อมูลเมลไปยัง Mac Mail
ผู้ใช้ MacOS สามารถสำรองข้อมูลเมลของตนได้โดยใช้ไคลเอ็นต์ Mac Mail ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มบัญชีอีเมลของคุณลงใน Mac Mail:
- เปิด Mac Mail แล้วเลือก เมล → เพิ่มบัญชี
- ตัวเลือกถัดไป บัญชีอีเมลอื่นๆ...และกดปุ่ม ดำเนินการต่อ.
- ป้อนรายละเอียดเมลเซิร์ฟเวอร์ของคุณจาก ขั้นตอนที่ 1และกด เข้าสู่ระบบ.
- หากรายละเอียดที่คุณป้อนถูกต้อง Mac Mail จะเข้าสู่บัญชีอีเมลของคุณและดาวน์โหลดอีเมลล่าสุดของคุณ
กระบวนการสำรองอีเมลใน Mac Mail นั้นง่ายมาก:
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่มีตัวอักษรที่คุณต้องการแล้วเลือก ส่งออกกล่องจดหมาย.
- เลือกตำแหน่งที่จะส่งออกอีเมลของคุณแล้วคลิกปุ่ม เลือก.
- Mac Mail ส่งออกอีเมลของคุณในรูปแบบ เอ็มบ็อกซ์คลังเก็บเอกสารสำคัญ.
เพียงเท่านี้ คุณได้สำรองเมลของคุณสำเร็จโดยใช้ไคลเอนต์ Mac Mail รูปแบบ เอ็มบ็อกซ์รองรับโดยไคลเอนต์อีเมลรายใหญ่ที่สุด ดังนั้นคุณไม่ควรมีปัญหาใด ๆ หากคุณตัดสินใจถ่ายโอนอีเมลของคุณไปยังไคลเอนต์อีเมลอื่น
บทสรุป
ในบทช่วยสอนนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีสำรองข้อมูลอีเมลโดยใช้โปรแกรมรับส่งอีเมลที่แตกต่างกัน 3 โปรแกรม คุณยังได้รับความรู้เกี่ยวกับความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง POP3 และ IMAP
ในบางครั้ง เราอาจจำเป็นต้องค้นหาข้อมูลที่อยู่ของพันธมิตรทางธุรกิจเก่าหรือรีเฟรชความทรงจำในการติดต่อกับเพื่อน ๆ ซึ่งดำเนินการโดยใช้หนึ่งในโปรแกรมพิเศษ ตัวอย่างเช่น Microsoft Outlook เมื่อพิจารณาว่าโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ได้รับการติดตั้งใหม่เป็นระยะ ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จจะหายไปตลอดกาล แต่สิ่งนี้จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อคุณไม่ดูแลสำรองข้อมูลที่จำเป็นล่วงหน้าในไดรฟ์ภายนอกหรืออย่างน้อยก็ในไดรฟ์อื่นของฮาร์ดไดรฟ์
การส่งออกเป็นสำเนาสำรองใน Microsoft Outlook 2010 นั้นเป็นงานที่ค่อนข้างง่ายที่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ทั่วไปสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีผู้เชี่ยวชาญภายนอก การสำรองข้อมูลทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งบนปุ่มที่แสดงด้านล่าง
1. ขั้นแรก เปิด Microsoft Outlook 2010 ขึ้นมาเอง
2. จากนั้นคลิกที่ปุ่มไฟล์
3. ในเมนูที่เปิดขึ้น ให้เลือก เปิด
4. ค้นหาปุ่มนำเข้า (นำเข้าไฟล์ พารามิเตอร์...) แล้วคลิก
5. เลือก “ส่งออกเป็นไฟล์” และปุ่ม “ถัดไป”
6. จากนั้นเลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook” และคลิก “ถัดไป”
7. เลือกโฟลเดอร์ที่จะคัดลอก โดยทั่วไปจะเป็น "โฟลเดอร์ส่วนบุคคล" (Outlook) ทำเครื่องหมายที่ช่อง "รวมโฟลเดอร์ย่อย"
8. ยอมรับตำแหน่งที่เสนอสำหรับจัดเก็บไฟล์สำรองข้อมูล Microsoft Outlook 2010 หรือระบุตำแหน่งอื่น จะดีกว่าถ้าปล่อยตัวเลือก "บันทึกรายการที่ซ้ำกันเมื่อส่งออก" คลิกเสร็จสิ้น
ในระหว่างกระบวนการบันทึกไฟล์สำรองข้อมูล Microsoft Outlook 2010 คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่าน ใช้ประโยชน์จากข้อเสนอนี้หากคุณต้องการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของคุณจากบุคคลอื่น อย่างไรก็ตามอย่าลืมจดรหัสผ่านสำหรับการสำรองข้อมูล Microsoft Outlook 2010 มิฉะนั้นคุณจะเข้าถึงข้อมูลที่บันทึกไว้ได้ยากในอนาคต
แพ็คเกจ Microsoft Office 2007 มาตรฐานประกอบด้วยโปรแกรมอีเมล Outlook แพ็คเกจนี้ได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานส่วนใหญ่ ดังนั้นจึงจำเป็นที่ผู้ดูแลระบบจะต้องสามารถกำหนดค่าและบันทึกการติดต่อทางอีเมลสำหรับผู้ใช้ของตนได้
ในบางครั้ง จำเป็นต้องถ่ายโอนข้อมูลผู้ใช้ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น รวมถึงอีเมล หรือเพื่อติดตั้งใหม่ ระบบปฏิบัติการบนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานเครื่องเดียวกัน และก่อนที่คุณจะถอนการติดตั้งโปรแกรมอีเมลเก่าหรือฟอร์แมตฮาร์ดไดรฟ์ คุณควรบันทึกข้อความอีเมล Outlook และสมุดที่อยู่ของคุณ
สำรองข้อมูล Outlook 2007 และ Outlook 2010
ไม่เหมือนกับการสำรองข้อมูล Outlook Express คุณสามารถสำรองข้อมูลอีเมลและสมุดที่อยู่ใน Outlook 2007 และ Outlook 2010 ได้โดยใช้คุณสมบัติบันทึกเป็นไฟล์ในตัว
คำแนะนำ:อย่าบันทึกสำเนาสำรองของอีเมลของคุณลงในพาร์ติชัน ฮาร์ดไดรฟ์ซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงหรือการทำให้บริสุทธิ์ ในกรณีส่วนใหญ่ นี่คือไดรฟ์ C บันทึกไฟล์ pst ไปยังพาร์ติชันอื่นๆ ของไดรฟ์ ไม่ว่าจะลงในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบพกพาหรือที่จัดเก็บข้อมูลบนเครือข่าย
กู้คืนอีเมลจากไฟล์ PST
หลังจาก การติดตั้ง Windows ใหม่หรือเมื่อถ่ายโอนเมลไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น คุณสามารถกู้คืนข้อมูลเมลทั้งหมดจากสำเนาสำรอง (ไฟล์ pst)
อีเมลและที่อยู่ติดต่อทางอีเมลทั้งหมดจะถูกกู้คืนเหมือนเดิมเมื่อบันทึกลงในไฟล์