Padari visu: kā pareizi organizēt savu darba laiku. Kā organizēt savu darba dienu
Bieži vien jūsu darba produktivitāte ir atkarīga no jūsu darba laika organizācijas. Ja neko nedarat, problēma var būt nevis tajā, ka strādājat lēni, bet gan tajā, ka nepareizi nosakāt prioritātes.
Darba laika organizēšanas principi
Pirmkārt, pareiza laika organizācija slēpjas prasmē atšķirt steidzamus no nesteidzamiem un svarīgus no nesvarīgiem. Tas ir balstīts uz šiem četriem kritērijiem, kas jums ir nepieciešams, lai izveidotu savu darba dienu. Lielākā daļa labākais variants- tāds:
- Pirmkārt, jums ir jādara visas steidzamās un svarīgās lietas, lietas, kurām nav laika gaidīt.
- Otrajā prioritātē novietojiet visas lietas, kas ir steidzamas, bet nav svarīgas. Lai gan svarīguma hierarhijā tie atrodas zemā līmenī, ja klasificējat tos kā steidzamus, tas nozīmē, ka jums ar tiem ir jāsaņemas pēc iespējas ātrāk.
- Trešajā vietā ir svarīgi, bet nesteidzami jautājumi. Tos nevajadzētu atstāt līdz pašām darba dienas beigām, jo šajā laikā, kā likums, uzmanība jau ir novājināta, un pastāv liela kļūdas iespējamība.
- Pēdējā, ceturtajā vietā ir nesvarīgi un nesteidzami jautājumi. Parasti tie ietver dažāda veida lietišķos darbus: papīra šķirošanu, mapju kārtošanu utt. Tos var izdarīt darba dienas beigās, kad vairs nav spēka darbam.
Starp citu, personīgā laika organizēšana var būt balstīta uz tiem pašiem principiem - tā jums vienmēr būs laiks visam steidzamajam un neaizķersies uz sīkumiem.
Telpas organizēšana
Laika un telpas organizēšana ir svarīgs efektīva darba faktors. Pirms sākat savu darba dienu, pārliecinieties, ka jums ir brīva vieta un piekļuve visiem darbam nepieciešamajiem dokumentiem un biroja piederumiem. Jūs ietaupīsiet laiku, ja netērēsit to nepieciešamo preču meklēšanai visas dienas garumā. Daudz efektīvāk ir šiem jautājumiem veltīt 5 minūtes dienas sākumā.
Lielākā daļa cilvēku parasti nestrādā ar maksimālu produktivitāti, bet gan diezgan nepiespiesti. Bet, ja jums patiešām rūp rezultāti, nevis tikai mēģināt būt “aizņemtam”, jums ir jābūt 100% iesaistītam darbā un pēc tam pilnībā jāizslēdz.
Šeit darbojas tas pats princips kā apmācībai. Lai sasniegtu maksimālu rezultātu, labāk vingrot mazāk, bet intensīvāk. Vingrojuma treniņu intensitātes ietekme uz vēdera viscerālajiem taukiem un ķermeņa uzbūvi., un tad noteikti atliciniet laiku atpūtai un atveseļošanai. Tāpat ir ar darbu.
Vislabākos rezultātus parasti sniedz īsi, intensīvi 2–3 stundu pārrāvumi. Tikai šajā laikā jums ir pilnībā jākoncentrējas un nekas nenovērš uzmanību.
Tas ir ziņkārīgi, taču neparasti risinājumi bieži nāk prātā nevis tad, kad sēžam darbā, bet gan tad, kad “atveseļojamies”. Piemēram, vienā pētījumā tikai 16% aptaujāto norādīja, ka radošās idejas viņiem rodas darbavietā. Raksturojot reflektīvo praksi dizainā.. Parasti jaunas idejas rodas atvaļinājuma laikā vai ceļā.
Kamēr mēs braucam ar automašīnu vai ejam pa ielu, ārējie stimuli mūsu zemapziņā izraisa dažādas domas un atmiņas. Mēs lēkājam no vienas domas pie otras, atrodoties starp pagātni, tagadni un nākotni. Šajā stāvoklī smadzenes veido savienojumus un meklē lietas, ko mēs darījām iepriekš.
Tātad, kad jūs "strādājat", esiet darbā. Un, kad jūs "nestrādājat", nedomājiet par viņu. Dodot sev laiku atgūties, jūs sasniegsiet pat vairāk nekā tad, ja strādātu nepārtraukti.
2. Netērējiet pirmās trīs stundas
Pirmās trīs stundas pēc dienas sākuma ir visvērtīgākais laiks produktivitātei.
Pirmkārt, mūsu smadzenes (proti, tās prefrontālā garoza) ir īpaši aktīvas un gatavas radošai darbībai tūlīt pēc pamošanās Rīta un vakara izmaiņas cilvēka smadzeņu vielmaiņas un atmiņas ķēdēs.. Kamēr mēs gulējām, mūsu zemapziņa darbojās, veidojot laika un konteksta savienojumus.
Otrkārt, pēc nakts atpūtas mums ir vairāk enerģijas un gribasspēka. Gribasspēka fizioloģija: glikozes līmeņa sasaiste asinīs ar paškontroli.. Un dienas laikā gribasspēks ir izsmelts, un mēs izjūtam nogurumu no lēmumu pieņemšanas.
Mēs bieži dzirdam ieteikumus rītu sākt ar treniņu, taču tas neder visiem. Intensīvas fiziskās aktivitātes no rītiem var kādu nevis dot enerģiju, bet, gluži pretēji, nogurdināt.
Labākais veids, kā produktīvi sākt savu dienu, ir pavadīt dažas minūtes meditējot un rakstot žurnālus tūlīt pēc brokastīm.
Pierakstiet savus dienas mērķus un plānus, kā arī visu, kas jums ienāk prātā. Tas palīdzēs sakārtot domas.
Tad ķeries pie darba. Neiet sociālajos tīklos un e-pasts, uzreiz pie lietas. Pēc trīs stundu nepārtraukta darba smadzenēm būs nepieciešams pārtraukums. Tagad ir īstais laiks vingrot. Pēc treniņa atgriezieties darbā vēl dažas stundas.
Protams, ne visiem ir iespēja dzīvot šādā rutīnā. Galvenais ir mēģināt ievērot šos noteikumus.
- Lai no rīta paveiktu vairāk, celieties dažas stundas agrāk nekā parasti un pēc pusdienām snausieties.
- Izmantojiet noteikumu “90–1”, tas ir, katras darba dienas pirmās 90 minūtes veltiet savām lietām.
- Ieplānojiet visas sanāksmes un sanāksmes pēcpusdienā.
- Pirmajās trīs darba stundās nepārbaudiet sociālos tīklus un e-pastu. Rīts jāpavada nevis patēriņam, bet kaut kā radīšanai.
3. Vadiet līdzsvarotu dzīvesveidu
Līdzsvarota dzīve ir produktivitātes atslēga.
Tas, ko jūs darāt ārpus darba, ir tikpat svarīgi produktivitātei kā tas, ko jūs darāt darbā.
Daudzi pētījumi apstiprina, ka produktivitāte palielinās tiem, kuri regulāri vingro. Galu galā smadzenes ir orgāns, tāpat kā citi. Un, ja viss ķermenis ir vesels, tad smadzenes strādā labāk.
Pat tas, ko mēs ēdam, ietekmē mūsu spēju koncentrēties darbā. Un labs miegs kopumā ir neatņemama produktivitātes sastāvdaļa (starp citu, daudz labāk gulēsi, ja celsies agri un smagi strādāsi).
Turklāt daudzi psihologi uzskata, ka “rotaļa” ir nepieciešama arī produktivitātei un radošumam. Piemēram, psihiatrs Stjuarts Brauns par to uzrakstīja veselu grāmatu. Viņš ir pārliecināts, ka spēle pozitīvi ietekmē mūsu domāšanu, uzlabojot atmiņu un koncentrēšanās spējas, attīstot matemātiskās spējas, radošu problēmu risināšanu un pat sociālās prasmes. Spēles kognitīvās priekšrocības: ietekme uz mācīšanās smadzenēm..
4. Klausieties mūziku atkārtoti
Psiholoģe Elizabete Helmuts Margulis uzskata, ka mūzikas klausīšanās atkārtojumā palīdz mums koncentrēties. Klausoties vienu un to pašu dziesmu, mēs tajā parasti “izšķīdinām”, un tas neļauj mums būt izklaidīgiem un mākoņos (to ir noderīgi darīt pēc darba).
Šo triku izmanto, piemēram, WordPress dibinātājs Mets Mullenvegs un rakstnieki Raiens Holidejs un Tims Feriss. Izmēģiniet arī to.
Piemēram, izmantojot vietni Listen On Repeat, varat klausīties ierakstus no YouTube atkārtošanas režīmā. Un Brain Music vietnē ir īpašas skaņu izlases koncentrācijai, meditācijai un atpūtai.
1. Plānojiet savu darba dienu
Dienas grafiks nav formalitāte, bet gan kaut kas, ar ko sākt savu jauno organizēto dzīvi. Tiesa, tam jābūt reālistiskam un detalizētam. Iekļaujiet tajā ne tikai tikšanās ar kolēģiem, bet arī visas citas lietas. Ideālā gadījumā jums ir jāplāno visa diena un jānovērtē, cik daudz laika prasīs katrs uzdevums. Kad zini, ka vēl ir jāizdara tas un tas, vēlme pasēdēt feisbukā kaut kur pazūd. Noteikti atliciniet laiku pasta izsaiņošanai vai dokumentu sakārtošanai. Viena vai divas “pieejas” nedēļas laikā - un jūs aizmirsīsit par to, kas ir pārpildīta pastkaste.
2. Nosakiet stingras robežas
Biroja darbinieki zina, cik ilgi notiek sanāksmes. Lai izvairītos no iestrēgšanas diskusijās visas dienas garumā, iemācieties noteikt laika ierobežojumus un netērējiet diskusijām vairāk par 45 minūtēm. Šis princips labi darbojas arī patstāvīgam darbam. Zinot, ka tas ir jāpaveic divās stundās (piemēram), jūs no uzdevuma nenovērsīs zvani, sarunas un kafija. Un galu galā jūs būsiet pārsteigts, cik daudz jūs varat paveikt dienā.
3. Izmantojiet papildu pakalpojumus un programmas
Ir atlikušas pāris stundas līdz svarīgai sanāksmei, un jūs vēl neesat pabeidzis prezentāciju? Nekrītiet panikā, koncentrējieties uz vissvarīgāko un izmantojiet to. Varat apstrādāt fotoattēlus PicMonkey redaktorā, kārtot audio failus programmā Audacity un redaktorā izveidot tiešsaistes portfeli.
4. Nesēdi pastā
Vai zināji, ka aptuveni trešdaļa tavas darba dienas tiek pavadīta e-pastu lasīšanai? Tā ir īsta atkarība, kas neļauj normāli strādāt. Ko darīt? Mēģiniet pārbaudīt savu e-pastu divas vai trīs reizes dienā, ne biežāk. Piemēram, no rīta, kad atnācāt uz darbu, tad pēc pusdienām, tad darba dienas beigās. Pārējā laikā pasta cilne ir jāaizver. Lietotne arī jūsu tālrunī. Ir grūti pierast, bet tas tiešām darbojas.
5. Ieslēdziet lidojuma režīmu
Tas palīdzēs tikt galā ar citiem traucējumiem. Mēs domājam Facebook, Instagram, Pinterest utt. Šķiet, ka nekas īpašs – minūte te, minūte tur, bet patiesībā tas šausmīgi novērš uzmanību, un pēc tam ir ļoti grūti sagatavoties. Risinājums: aizveriet visas cilnes, lietojumprogrammas un tūlītējos ziņotājus, un visu atlikušo darba dienu nenovērsiet viņu uzmanību. Labāk ir smagi strādāt un pēc tam tērzēt ar draugiem - vismaz stundu, vismaz visu vakaru. Jūs pat varat doties uz restorānu vai bāru. Kāpēc gan ne, jo tu esi lieliska un izdarīji visu.
6. Izveidojiet uzdevumu sarakstu
Vienkāršākais un efektīvākais veids, kā izdevīgi pavadīt savu dienu. Apsēdieties tieši no rīta un pierakstiet visu, kas jums jādara. Atcerieties: ja mērķis ir uzstādīts, to ir daudz grūtāk novērst. Labāk ir sākt ar steidzamiem un svarīgiem uzdevumiem, pat ja jūs tos īsti nevēlaties darīt. Pēc tam pārejiet pie nesteidzamiem, bet ne interesantākajiem uzdevumiem un vieglus un patīkamus darbus atstājiet pēdējam – kā atlīdzību par paveikto.
7. Perfekcionisms ir lieks
Tiekšanās pēc izcilības un vēlme darīt vēl labāk ir labi un pareizi, taču svarīgi ir laikus apstāties. Jūs varat bezgalīgi uzlabot un pilnveidot savu projektu, bet galu galā neviens to nekad neredzēs. Iemācieties neiesaistīties sīkumos, koncentrējieties uz galveno un pabeidziet iesākto.
8. Deleģēt uzdevumus
Katram jūsu uzņēmuma darbiniekam ir stiprā puse: viens labi domā, otrs plāno, bet trešais var atrast izeju no vissarežģītākās situācijas. Ja jūs nezināt, kā tikt galā ar konkrēto uzdevumu, kāpēc gan neuzticēt to kādam, kurš to var izdarīt labāk?
9. Attīstīt jaunus ieradumus
Jūsu vecmāmiņas mīļākais teiciens par agriem ceļiem joprojām ir patiess, it īpaši darbā. Ja ierodaties birojā no rīta, neviens nenovērš jūsu uzmanību ar pļāpāšanu un aicinājumiem uz kafiju – varat apsēsties darbā, paveikt visus savus darbus un agri doties prom. Nestāvi sastrēgumos, neminies pārpildītā mikroautobusā, bet mierīgi brauc mājās ar patīkamu sajūtu, ka visi darbi ir padarīti, tev priekšā brīvs vakars, un tev pat ir spēks darīt to, ko tu jau sen gribēju darīt.
Vai vēlaties efektīvi atrisināt savas problēmas? vietnē Wix — tas ir ātri un bez maksas!
Cilvēks, kurš nekad nav domājis par to, cik efektīvi viņš izmanto savu laiku, galu galā saskaras ar situāciju, kad nebeidzamu virkni uzdevumu, no kuriem katrs ir savā veidā svarīgi, vairs nav iespējams iespiest ne tikai darba stundās, bet arī tajās. 24 stundas, pēc kurām tiek aprēķināta diena. Bet nākamā diena ir pilna ar jauniem, tikpat steidzamiem jautājumiem, un cilvēks sāk saprast, ka viņa situācija ir bezcerīga.
Daudz laika bieži tiek pavadīts, veicot darbu, kas parasti ir bezjēdzīgs.
Droši vien katrs kaut reizi dzīvē ir saskāries ar līdzīgu situāciju. Uz laika spiediena robežas, apzinoties, ka mums nav laika neko darīt, un rezultātā zaudējot spēju domāt saprātīgi, esam gatavi satvert visu uzreiz, lai gan mūsu intuīcija saka, ka tas tik un tā nepalīdzēs. Vislabāk šādā situācijā ir nomierināties un vienkārši pasēdēt 15-20 minūtes, neko nedarot. Un pēc tam samierinieties ar faktu, ka šodien jums joprojām nebūs laika kaut ko darīt, un izceliet sev tās lietas, kuras vēl var paveikt atlikušajā laikā.
Gadījumu grupasDienas laikā veicamo darbu sarakstā ir ne tikai lietišķās tikšanās, darbs ar dokumentāciju un citas ar vadītāja profesionālajiem pienākumiem saistītas lietas. Pat ja esat izmisīgs darbaholiķis un bezgalīgi veltīts savam uzņēmumam, jums, tāpat kā jebkuram citam cilvēkam, noteiktā laikā ir jāēd, jāguļ un jāatpūšas. Tās ir ierastas, atkārtotas darbības, no kurām nevar izvairīties un kuras, protams, prasa laiku.
Ja neskaita ikdienas aktivitātes, kas atbalsta dzīvību un pēc definīcijas ir paredzamas, gandrīz neviena diena nepaiet bez kaut kas negaidīts un ļoti bieži steidzams.
Vēl viena aktivitāšu grupa, ko var atšķirt, strukturējot savu dienu, ir plānotās aktivitātes. Šajā blokā ir iekļauta ievērojama daļa no darba darāmā, kā arī daži sadzīves sīkumi, kurus arī ir ļoti noderīgi iepriekš sadalīt pēc laika un svarīguma pakāpes.
Lai pareizi sadalītu visus minētos aktivitāšu veidus visas dienas garumā, vispirms pašam jāizlemj, kuram no tiem ir vislielākā un kuriem mazākā nozīme, t.i., jānosaka prioritātes.
Ar steidzamu lietu iespējamību ir jārēķinās arī tiem, kas vēlas racionāli izmantot savu laiku.
Jāpiebilst, ka organizācijās, kur pietiekama uzmanība tiek pievērsta motivācijai un profesionālajai izaugsmei ir atkarīgs no darbinieka reālā ieguldījuma uzņēmuma kopējos panākumos, personīgie un korporatīvie mērķi parasti ir savstarpēji saistīti un daži tiek sasniegti uz citu rēķina.
PRIORITĀTU NOTEIKŠANA
Konkrētas parādības prioritāte ikvienam konkrēta persona galvenokārt ir atkarīgs no tā, kādus dzīves mērķus šis cilvēks sev izvirza. Bet, ja viņš ieņem vadošu amatu jebkurā organizācijā, tad viņam savi personīgie mērķi ir jāsaista ar korporatīvajiem mērķiem un, pamatojoties uz to, jāizveido prioritāšu saraksts, uz kurām vispirms jākoncentrējas.
Ja jūsu personīgos mērķos ietilpst finansiālā labklājība un karjeras izaugsme, tad drošākais veids, kā to sasniegt, ir pielikt visas pūles, lai efektīvi sasniegtu organizācijas, kuras labā strādājat, mērķus. Un, lai to izdarītu, jums jāiemācās vispirms noteikt, kam jums jātērē laiks.
Jomu saraksts, kurās vadītājs var noteikt prioritātes, ir diezgan plašs. Taču, tā kā galvenās vadītāja darba jomas ir darbs ar cilvēkiem un darbs ar informāciju, tie ir tie, kuriem vispirms jāpievērš uzmanība.
Personīgie kontaktiNosakot prioritātes personīgo kontaktu jomā ar cilvēkiem, vadītājam vispirms ir jāsastāda to personu saraksts, ar kurām viņš komunicē visbiežāk. Ierakstot, kas un kāda iemesla dēļ ar viņu sazinājās (teiksim, nedēļas laikā), vadītājs skaidri sapratīs, ka daudziem kontaktiem nebija nekāda labuma. Bet viņš tam veltīja savu laiku!
"Laika zagļi"Visneproduktīvākie kontakti ir ar cilvēkiem, kuri ne tikai nespēj piedāvāt neko pozitīvu, bet arī cenšas savus pienākumus novelt uz līdera pleciem. Turklāt viņi to motivē tieši ar vēlmi palielināt efektivitāti. "Ivan Ivanovič, vai jūs varētu piezvanīt uzņēmumam N, viņi ar jums atrisinās šo problēmu daudz ātrāk nekā ar mani, parastu darbinieku." Un tagad Ivanam Ivanovičam bez tiešajiem vadītāja pienākumiem ir arī uzdevums no viņa padotā, kuram viņš tagad, šķiet, ir kaut ko parādā.
Strādājot ar darbiniekiem, vadītājam skaidri un nepārprotami jāpaskaidro, ka pat tad, ja viņš piekrīt palīdzēt, šī problēma ne uz minūti nekļūs par viņa problēmu.
Vēl viena sarunu biedru grupa, ar kuru kontaktus vislabāk izslēgt, ir cilvēki no pagātnes.
Jāatgādina padotajam, ka, strādājot organizācijā, viņš saņem algu tieši par šādu problēmu risināšanu, un nevienam citam kā vien viņam nevajadzētu būt atbildīgam par to veiksmīgu risināšanu.
"Ēnas no pagātnes"Klasesbiedri no skolas, kurā kādreiz mācījāties, kursabiedri no institūta, kuru sen beidzāt, kolēģi no bijušā darba – tie visi ir cilvēki, ar kuriem jums vairs nav kopīgu interešu un ir grūti sagaidīt, ka viņi parādīsies nākotnē . Tāpēc, lai cik skarbs šāds ieteikums nešķistu, kontakti ar šādiem cilvēkiem ir pēc iespējas ātrāk jāpārtrauc. Viņi ievilks jūs pagātnē, un jums vajadzētu domāt par nākotni.
Analizējot savu kontaktu sarakstu, vadītājs varēs ne tikai iegūt informāciju par tiem, ar kuriem viņam nevajadzētu sazināties, bet arī skaidrāk noteikt sev tos cilvēkus, ar kuriem saziņa nes neapšaubāmu labumu. Tas var ietvert pieredzējušākus vadītājus, kuri vienmēr var dot mājienu vai kaut ko iemācīt. Var būt noderīgi arī runāt ar dažiem padotajiem, ja viņi ir radoši savā darbā un vēlas piedāvāt jaunas idejas. Laiks šādiem kontaktiem vienmēr jāiekļauj efektīvā vadītāja grafikā.
Informācijas plūsmasNosakot prioritātes informācijas apmaiņas jomā, vadītājam visas organizācijā ienākošās informācijas plūsmas vispirms jāsadala trīs galvenajās grupās.
Pirmā grupa: informācija, kas nonāk tieši vadītājamTie varētu būt dokumenti parakstīšanai, informācija no pastāvīgajiem uzņēmuma lielajiem klientiem, funkcionālo nodaļu vadītāju ziņojumi par iekšējām problēmām un sasniegumiem, ziņojumi par ārkārtas situācijām, kas apdraud organizācijas pastāvēšanu.
Otrā grupa: informācija, ko vadītājs saņēmis pēc iepriekšējas apstrādesVadītājam vispār nav nepieciešams pilnībā izpētīt dažus informatīvos ziņojumus. Piemēram, izvēloties noteiktu izejvielu piegādātāju, piegādes pakalpojumu speciālisti veic pieejamo piedāvājumu iepriekšēju izpēti. Viņi izvēlas vispieņemamākās iespējas, pamatojoties uz cenas un kvalitātes attiecību, un tikai pēc tam iepazīstina vadītāju ar nelielu iespēju sarakstu, no kuriem viņš var izvēlēties galīgo, netērējot tam pārāk daudz laika.
Trešā grupa: informācija, kurai nevajadzētu nonākt vadītājamŠī ir aktuālā informācija, kas ražošanas nodaļas darbiniekiem nepieciešama ikdienas profesionālo pienākumu veikšanai. Piemēram, lai nodrošinātu saražotās produkcijas kvalitāti, kontrole ir jāveic katrā ražošanas procesa posmā, bet informācija par šādas kontroles rezultātiem pāriet vadītāja īpašumā tikai tad, ja notiek būtiskas novirzes no normas. Ja process norit normāli, par to nav īpaši jāinformē vadītājs, un pēc noklusējuma situācija tiek uzskatīta par apmierinošu.
Izplatījis informācijas plūsmas un izcēlis informāciju, ar kuru viņš pats strādās, arī šeit vadītājam jāveic sava veida šķirošana.
Ļoti bieži informācijas relatīvo nozīmi vadītājs novērtē intuitīvi. Viņš neapzināti liek domāt, ka, pietiekami daudz laika strādājot šajā organizācijā, viņš spēj izprast tās vajadzības un ir diezgan spējīgs noteikt, kas tai ir svarīgs un kas ir sekundārs.
Taču prioritātes tiks noteiktas daudz precīzāk, ja vadītājs, izvērtējot vēstījumu nozīmīgumu, izmantos organizācijas mērķus kā ceļvedi. Šajā gadījumā informācijas nozīmīgums tiek novērtēts, pamatojoties uz tās iespējamās ietekmes uz mērķu sasniegšanu mērogu, neatkarīgi no kāda subjektīvajiem priekšstatiem. Tieši šis kritērijs ļauj skaidri sadalīt ziņojumus svarīguma secībā un garantē, ka pārvaldnieka laiks netiks tērēts.
GRAFI UN PLĀNU IZMANTOŠANA
Jo detalizētāk ir strukturēts vadītāja laiks, jo efektīvāk tas tiek pavadīts. Tāpēc ieteicams sastādīt darba dienu grafiku, kurā katram uzdevumam tiek atvēlēts ļoti konkrēts ierobežots laika periods. Taču šāds grafiks nav vienīgais instruments, ar kuru vadītājs var skaidrāk regulēt savu laika tēriņu.
Lai informācijas apstrādei atvēlētais laiks tiktu izmantots maksimāli efektīvi, ir nepieciešams visus pieejamos ziņojumus klasificēt pēc svarīguma pakāpes.
Pat ja šķiet, ka vadītājam ir diezgan skaidrs priekšstats par to, kādi jautājumi ir jāapspriež, viņš var atklāt, ka, mēģinot tos uzrakstīt uz papīra, viņam rodas nesakarīga vārdu juceklis.
Nav noslēpums, ka ļoti lielu daļu no vadītāja darba laika pavada visu veidu sapulču un konferenču rīkošana. Un šeit ir ļoti liels resurss laika taupīšanai.
Tikšanās plānošanaJa vadītājs pirms sapulces rīkos kādu laiku iepriekšējai sagatavošanai, viņš varēs redzēt, kā iepriekš plānotie pasākumi atšķiras no spontāniem. Tāpēc pirms sapulces rīkošanas ir lietderīgi pievērst uzmanību dažiem punktiem.
Darba kārtībaPat īsa rīta plānošanas sanāksme būs daudz efektīvāka, ja vadītājam būs saraksts ar šobrīd aktuālajiem jautājumiem, kas jārisina, pārrunājot kārtējās darba dienas uzdevumus. Vēl svarīgāk ir izveidot plānu, rīkojot garākas sanāksmes par organizācijas stratēģiskajiem aspektiem.
Pavadītais laiksBieži vien, rīkojot sanāksmes, kurās gaidāmas diskusijas un dažādu viedokļu diskusijas, nav iespējams precīzi paredzēt, cik daudz laika prasīs konkrēta jautājuma izskatīšana. Šādos gadījumos vadītājam pašam ir jānosaka maksimālais laiks, ko viņš var veltīt katra jautājuma apspriešanai, un stingri jāievēro noteiktie noteikumi, pretējā gadījumā sanāksme var ievilkties bezgalīgi, un rezultāti nekad netiks sasniegti.
Formulējuma skaidrībaSastādot sapulces plānu vai darba kārtību, jāraugās, lai darba kārtības jautājumi tiktu formulēti pēc iespējas precīzāk. Piemēram, ja plānojat pievērst uzmanību tam, lai apspriestu veidus, kā motivēt uzņēmuma darbiniekus, tad vispārīga formulējuma “apsveriet papildu veidus darba stimulēšanai” vietā daudz efektīvāks būs konkrēts iespējamo metožu saraksts. Diskusija noritēs ātrāk un efektīvāk, ja šis darba kārtības punkts izskatīsies apmēram šādi: “izvēlies piemērotākās papildu stimulācijas metodes no sekojošām:
Prēmijas par ražošanas standartu pārsniegšanu;
Ceturkšņa, pusgada, gada prēmijas;
Ēdiens par brīvu;
Daļēja samaksa par medicīnas pakalpojumiem utt.
Dienas kārtība ļauj samazināt neproduktīvo laiku un skaidrāk organizēt diskusiju, koncentrējoties uz galveno un nenovēršot uzmanību no nesvarīgām detaļām.
ApkopojotSanāksmes rezultātu apkopošana nodrošinās kontroli pār lēmumu izpildi. un kalpos papildu garantija sanāksmes efektivitāti.
Pēc sēdes nepieciešams fiksēt tās rezultātus, pieņemtos lēmumus, uzdotos uzdevumus, norādot termiņus un atbildīgās personas.
Darba grafikiSapulču plānošana, darba dienu grafika sastādīšana, nedēļas un mēneša plāni ļauj organizēt darbu skaidri noteiktos kalendāra intervālos. Taču ne viss darbs organizācijā sākas mēneša pirmajā dienā un beidzas trīsdesmit pirmajā. Lielākajai daļai ražošanas ciklu un projektu, kas tiek izstrādāti, nav noteikts laika posms līdz mēneša vai gada sākumam vai beigām.
Piemēram, būvējot māju, tiek noteikti kalendārie termiņi vienas vai otras darbu daļas pabeigšanai un paralēli tam tiek sastādīts būvniecības posmu pabeigšanai nepieciešamo laika izmaksu grafiks prioritārā secībā: kaste, iekšējā apdare, stiklojums, iekšējo komunikāciju sistēmas izveide, elektrības, gāzes, ūdens apgāde u.c.
Papildus kalendāro plānu izstrādei parasti tiek sastādīti grafiki noteiktiem darbiem, kas nepieciešami veiksmīgai ražošanas procesa īstenošanai.
Darba grafiku un kalendāro plānu paralēla izmantošana ļauj precīzāk regulēt laika izmaksas visam procesam.
Lai gan grafiku un plānu sastādīšana pati par sevi prasa laiku, ir vairāk nekā tā vērts stundās un dažkārt dienās, ko kvalitatīva darba plānošana ļauj ietaupīt.
Tādējādi vadītājam priekšā ir grafiks, kurā norādīts laiks, kas nepieciešams, piemēram, pabeigšanai iekšējā apdare mājās un kalendāra plāns, kur norādīti katras ieejas apdares termiņi. Ja, piemēram, grafiks paredz piecu ieeju mājas pilnīgu apdari 60 dienās, tad vadītājs, plānojot darbu uzsākt mēneša pirmajā dienā, uzdos saviem padotajiem uzdevumu pabeigt mājas apdari. pirmā ieeja līdz 12.
Ņemot vērā, ka gandrīz vienmēr rodas kādas novirzes, vadītājam ir iespēja samazināt vienkāršu un paredzamu darbu veikšanai nepieciešamo laiku, tādējādi veidojot rezervi neparedzētiem laika izdevumiem sarežģītiem un pārsteigumiem bagātiem darbiem. Tādējādi, lai arī kalendārie termiņi mainīsies, viss darbu kopums tiks paveikts laikā.
Galvenais šeit nav pārāk aizrauties, cenšoties paredzēt visas iespējamās nākotnes nianses, bet atcerēties, ka, nodrošinot svarīgāko uzdevumu izpildi, ir viegli sasniegt sekundāros uzdevumus. Tomēr, izkliedējot uzmanību detaļām, jūs varat beigties ar neko, nesasniedzot ne stratēģiskus, ne pašreizējos rezultātus.
PARETO NOTEIKUMS
Kopumā šis noteikums nosaka, ka 80% no sistēmas rezultātiem nodrošina 20% no izmaksām. Šo likumu 19. gadsimtā atvasināja itāļu ekonomists Vilfredo Pareto. Pētot bagātības sadalījumu, viņš vērsa uzmanību uz to, ka lielākā daļa līdzekļu koncentrējas mazākas iedzīvotāju daļas rokās un no tā atvasināja proporciju 20:80, kas ilustrē ne tikai bagātības sadalījumu. , bet arī diezgan plašs dažādu parādību klāsts.
Saistībā ar darba laika izlietojumu šis likums nozīmē, ka tikai 20% no konkrēta uzdevuma veikšanai pavadītā laika nodrošina maksimālu efektu. IN turpmākais daudzums palielinās pūles, kas tiek ieguldītas lietderības vienības iegūšanai, un beigās izrādās, ka iegūtie rezultāti ir absolūti neadekvāti izmaksām.
Piemērs
Pļaujot zālienu ar zāles pļāvēju, jūs, visticamāk, nepanāksiet, ka visi zāles asmeņi ir vienāda garuma, bet jūs varat sasniegt, lai arī ne ideālus, bet diezgan pieņemamus rezultātus, diezgan īsā laikā. Ja turpināsiet strādāt, cenšoties iegūt pilnīgi vienmērīgu "paklāju", tad, pavadot dažas dienas papildu mērījumiem un griešanai, jūs iegūsit aptuveni to pašu, bet par daudz lielāku sava laika un pūļu izmaksām.
Key TakeawaysJa pēc 10 minūšu sarunas klients apstiprina savu piekrišanu darījumam, nav jātērē vēl pusstundu, lai pastāstītu, cik viņam ir paveicies. Šo laiku var pavadīt daudz efektīvāk, mēģinot panākt vienošanos no citiem klientiem.
Pārvaldniekam Pareto noteikums ir noderīgs, jo tas ļauj izdarīt divus ļoti svarīgus secinājumus.
Nemēģiniet visu darīt pārāk uzmanīgiŠeit jau tika minēts prioritāšu noteikšana, un ir acīmredzams, ka īpaši svarīgu uzdevumu saraksts būs neliels. Šī uzdevumu grupa ir darbs, kas jāpaveic 100%, jo organizācijas galveno mērķu sasniegšana ir atkarīga no to īstenošanas pamatīguma. Nemaz nav nepieciešams sīki izstrādāt visas citas lietas, tērējot tam savu laiku.
Katrā gadījumā ir jānosaka brīdis, kad tas tiks uzskatīts par pabeigtuVadības darbā ir grūti radīt noslēgtību. Vadītājs pastāvīgi meklē jaunas idejas, veidus, kā uzlabot darba efektivitāti, un dažreiz arvien jaunas idejas, kas rodas jebkura darba veikšanas procesā, noved pie tā, ka šo darbu nevar pabeigt. Lai no tā izvairītos, vadītājam vienmēr ir jāiedomājas konkrēts praktisks rezultāts, kas jāsasniedz, risinot doto problēmu. Tiklīdz tiek sasniegts šāds rezultāts, darbs nekavējoties jāpārtrauc, jo turpmākie pūliņi, kas tērēti tā īstenošanai, saskaņā ar Pareto likumu tiks izmantoti neproduktīvi.
Tādējādi Pareto noteikums vēlreiz apliecina, cik svarīga vadītājam ir tāda kvalitāte kā spēja koncentrēt savus spēkus uz galveno, neizkliedējoties uz otršķirīgo. Skaidri definēti mērķi profesionālajām sanāksmēm un apzināta jautājumu uzdošana, uz kuriem ir jāatbild, pētot informāciju, patiesībā ļaus iegūt maksimālu rezultātu ar minimālu laika un pūļu daudzumu.
Attiecību 20:80 var izmantot arī, analizējot dažus citus vadītāja darbības aspektus. Piemēram, profesionālo kontaktu jomā ir ļoti iespējams, ka tikai 20% sanāksmju nodrošina lielāko (80%) efektivitāti. Tāpat arī attiecībā uz informāciju, kas vadītājam katru dienu ir jāapgūst, var pieņemt, ka tikai neliela daļa no tās (20%) būs patiesi noderīga.
PieņēmumiPat iemācījies maksimāli efektīvi veikt savus ikdienas profesionālos uzdevumus, vadītājs vadības acīs neizskatīsies pēc perspektīva darbinieka, ja netiecas uz ko citu.
Bet šim likumam ir arī otra puse. Koncentrējot savu uzmanību tikai uz prioritātēm, vadītājs riskē atrasties starp pārāk ierobežotu parādību loku, kas ir pilns ar neizmantotām attīstības iespējām.
Tāpēc nav vērts ierobežot savu darbību tikai ar tiem jautājumiem, kuriem ir tūlītēja praktiska nozīme, pat ja tas tiek skaidrots ar laika taupīšanu. Satiekoties ar cilvēkiem, nekad iepriekš nevar zināt, kurš tieši būs pozitīvākais sarunu biedrs, un, pētot informāciju, tos ļoti noderīgos 20% var izcelt ne agrāk kā izpētījis visus 100%. Tāpēc šī likuma izmantošanai ir jāpieiet radoši.
Uz attīstību orientēts vadītājs vienmēr savā grafikā varēs iekļaut laiku ne tikai svarīgākajiem 20% uzdevumu, kas nodrošina 80% rezultātu, bet arī citām aktivitātēm.
PERSONĪGĀS ATTĪSTĪBAS PLĀNOŠANA
Cenšoties palielināt darba laika izmantošanas efektivitāti, vadītājs noteiktā posmā saskaras ar savu darba paradumu maiņas problēmu. Pētot dienas laikā pavadīto laiku, vadītājs neizbēgami nonāks pie secinājuma, ka tam vai citam darbam atvēlētā laika perioda kvantitatīva samazināšana nedod pārāk globālus rezultātus. Lai laika taupīšanas situācija tiktu novērtēta kā reāls izrāviens, nepieciešamas kvalitatīvas izmaiņas.
Un šeit vadītājam ir jādomā ne tik daudz par to, ko viņš dara darba dienas laikā, bet gan par to, kā viņš to dara. Citiem vārdiem sakot, viņam detalizēti jāapsver savas darba prasmes un jāizvērtē tās no efektivitātes un pilnveidošanās iespēju viedokļa, t.i., pašam jānosaka personīgās profesionālās izaugsmes virzieni.
Darba paradumu analīzeKomunikācija ar kolēģiem, literatūras, tai skaitā specializētās literatūras lasīšana un uzmanība padoto problēmām, lai gan tie tieši neietekmē produktivitāti, nerada komfortablu atmosfēru, uzlabo psiholoģisko klimatu organizācijā un rezultātā strādā uz to pašu produktivitāti. .
Darba paradumu noteikšana ir uzdevums, kas var šķist vienkāršs tikai no pirmā acu uzmetiena. Cilvēks parasti nedomā par to, kā viņš strādā, viņš vienkārši izpilda uzdevumu, un bieži vien viņam pat prātā neienāk, ka noteiktas darbības var veikt savādāk. Tāpēc mēģināt atcerēties, kādas ikdienas darbības var klasificēt kā darba prasmes, ir pilnīgi bezjēdzīgs pasākums. Šīs prasmes jau ir kļuvušas par otro dabu, jūs tās izmantojat, nedomājot par tām, un, mēģinot atcerēties kaut ko par šo tēmu, jūs tikai tērēsit savu laiku.
Ja viņa acu priekšā ir reāls priekšstats par reāli pavadīto laiku ilgākā laika posmā (vismaz divus līdz trīs mēnešus), vadītājs jau varēs gūt priekšstatu par savām darba prasmēm. Taču, ja ar šīm piezīmēm rīkojaties radoši, varat vairākas reizes palielināt to lietderību un iegūt daudz pilnīgāku priekšstatu par savu personīgo darba stilu.
![](https://i1.wp.com/libma.ru/samosovershenstvovanie/kak_upravljat_vremenem_taim_menedzhment/i_022.png)
Dienasgrāmatas priekšrocības
Dienasgrāmatas glabāšana jau sen izgājusi no modes, bet velti. Sekojot iegrimušajiem stereotipiem, daudzi cilvēki domā, ka dienasgrāmatas glabāšana ir vecmodīgu vai pārāk jaunu dāmu prerogatīva, kurām nav nekā labāka.
Lai žurnāls būtu patiesi noderīgs jūsu profesionālās identitātes noteikšanai un novērtēšanai, jums ir jāatbild uz dažiem jautājumiem par to, kā tieši jums vajadzētu rakstīt.
Kad ierakstītIkdienas savu darbību un iespaidu ieraksti var nest milzīgu un ļoti reālu, praktisku labumu cilvēkam, kurš vēlas uzzināt vairāk par sevi.
Laika uzskaites veikšana pati par sevi prasa laiku, un daudzi vadītāji teiks, ka viņiem jau nav nevienas sekundes laika, taču šeit ir vēl viena dienasgrāmata. Un vispār (vēl viens liels jautājums), vai no šīm bērnu spēlēm būs kāds labums? Ko jūs varat atbildēt uz šo? Jā, mācīšanās laiks prasa laiku, taču, neuzzinot, kā šobrīd pavadāt savu laiku, jūs nekad nevarēsit iemācīties to pavadīt efektīvāk.
Tāpēc, netraucējot emocijām, labāk pamēģini noteikt, vai dienas laikā ir 10-15 minūtes, kad tevi netraucēs un vari mierīgi apkopot paveikto un ierakstīt tos rakstiski. Šis varētu būt laiks pirms aiziešanas no darba uz mājām, kad padotie jau devušies prom, visi darbi padarīti, birojā valda klusums un gaisotne visai piemērota, lai īsi koncentrētos un atcerētos, kā pagāja diena.
Arī diezgan piemērots vakara laiks mājās pirms gulētiešanas. Pat trokšņainākajās ģimenēs šajos brīžos parasti viss norimst un kādu laiku var veltīt sev. Atgādinot visu dienas laikā notikušo un atspoguļojot šos notikumus rakstiski, jāatceras, ka uzskaite tiek glabāta tikai personiskai lietošanai, lai pēc iespējas precīzāk atspoguļotu jūsu pašu darba paradumus, tāpēc nevajadzētu ne izskaistināt savu rīcību, ne censties lepoties ar pieticību.
Ko pierakstītLai jūsu profesionālajā dienasgrāmatā būtu pēc iespējas vairāk noderīga informācija un bija pēc iespējas konkrētāks un kodolīgāks, ir nepieciešams sadalīt katru ierakstu trīs pozīcijās.
1. Ko tieši tu šodien darīji darbā?
2. Kā jūs veicāt šīs darbības?
3. Kāpēc jūs šo darbu darījāt tā, nevis citādi?
Kā palielināt ziņu lietderībuLai analizētu un novērtētu laika izmantošanas efektivitāti, nemaz nav nepieciešams iegrimt ilgstošās pārdomās par dienasgrāmatā rakstīto. Šādu novērtējumu var izdarīt tieši tur, tajos pašos ierakstos. Lai to izdarītu, jums vienkārši jāizdomā daži simboli, kas parādīs, cik labi vai slikti tika veikts konkrēts uzdevums un vai jums ir kādi komentāri par to, kā tas tika veikts.
Pieejot katrai no -h..dienā veiktajām darbībām no šiem trīs skatu punktiem, jūs h Varēsiet ne tikai pilnībā atskaitīties par sava darba laika izlietojumu, bet arī radīt priekšnosacījumus šī izlietojuma efektivitātes analīzei un novērtēšanai.
Konvencionālās zīmesNosacīto zīmju sistēma ātri kļūs par ieradumu un neprasīs daudz pūļu.
Lai sevi pārāk neapgrūtinātu, labāk izmantot vienkāršākos simbolus. Piemēram, izsaukuma zīme, kas ievietota iekavās pēc norādītais uzdevums, var nozīmēt, ka, jūsuprāt, tas tika izdarīts “izcili”. Un, ja ieraksts ir pasvītrots ar taisnu līniju, tas nozīmē, ka izpildes laikā radās problēmas, par kurām vajadzētu padomāt.
Nosacīto zīmju sistēmas izmantošanas priekšrocības ir acīmredzamas. Pārskatot savas piezīmes vairāku nedēļu laikā, jūs iegūsit skaidru priekšstatu par jūsu individuālajiem darba ieradumiem un jūsu konkrētās darba prakses stiprajām un vājajām pusēm.
rezultātusIzlēmuši, kā un kad veiksit pierakstus, jums jābūt pacietīgam un rūpīgi jāaizpilda dienasgrāmata vairākas nedēļas, neizlaižot nevienu dienu, nepiekāpjoties sev un nemēģinot izskaidrot savu slinkumu kā slimību. Ja darīsit visu pareizi, salīdzinoši īsā laika periodā saņemsiet lielisku atalgojumu, jo jūsu ieraksti ļaus jums noteikt:
Laika daļa no kopējā budžeta, kas tiek tērēta katram darba veidam;
Proporcija, kas atspoguļo relatīvo laiku, kas pavadīts ar vadību saistītām pamatfunkcijām;
Laiks, kas pavadīts atkārtotiem uzdevumiem, kas saistīti ar ikdienas praksi;
Laiks, kas pavadīts vienreizējām vadības darbībām.
Sekojot līdzi tam, kā veicat ikdienas atkārtotos uzdevumus visos savos ierakstos, redzēsit, ka ir daudz iespēju ietaupīt laiku, veicot šos uzdevumus.
Papildus šiem tīri matemātiskiem aprēķiniem jūsu dienasgrāmata sniegs jums daudz noderīgas informācijas, ko nevar aprēķināt digitāli, bet tā ir kvalitatīva. Protams, pusi no jūsu veiktā darba var deleģēt citiem darbiniekiem, nekaitējot biznesam, un tas ir daudz brīvā laika, ko var pavadīt ar daudz lielāku labumu, pilnveidojot, piemēram, savu kvalifikāciju.
Darba dienas analīze, izmantojot dienasgrāmatuRūpīgi apsverot lietas, kas jādara dienas laikā, jūs varat saskarties ar pārsteidzošiem atklājumiem. Piemēram, var izrādīties, ka daudzas funkcijas tu pildi vienkārši aiz ieraduma, ievērojot noteiktu rituālu, taču šo funkciju veikšana nenes nekādu praktisku lietderību.
Analizējot ierakstus savā dienasgrāmatā, jūs varat garīgi uzzīmēt sev tipisku savas darba dienas modeli un noteikt visus tā trūkumus un vājās vietas.
Dažkārt izrādās, ka vadītājs veltīja laiku noteiktu problēmu risināšanai, nedomājot, ka šo uzdevumu rezultāti drīzumā var nebūt vajadzīgi. Piemēram, tā vietā, lai darba dienas sākumā izskatītu visu saraksti, daudz efektīvāk ir uzdot sekretārei kārtot vēstules un dokumentus un sniegt informāciju par konkrēto jautājumu tieši tajā brīdī, kad jautājums kļūst aktuāls.
Analīzes shēmaLīderim vispirms ir jādara vissvarīgākais darbs un jāvelta laiks prioritāriem uzdevumiem.
Sastādot aptuvenu ikdienas uzdevumu sarakstu, pamatojoties uz ierakstiem dienasgrāmatā, varat sākt tos racionalizēt. Sarakstā iekļautos uzdevumus var padarīt daudz efektīvākus, skaidri atbildot uz šādiem jautājumiem:
Kāds ir šī darba patiesais mērķis, vai tas tiešām ir vajadzīgs, kādiem jābūt tā rezultātiem, vai to var izdarīt vairāk vienkāršā veidā;
Kāds ir šī darba prioritātes līmenis, vai tas ir obligāts vai to var pilnībā izslēgt no ikdienas darbu saraksta;
Vai ir iespējams deleģēt Šis darbs.
Ja katrs no ikdienas uzdevumiem tiek pielāgots, ņemot vērā visas uzskaitītās pozīcijas, darba dienas plānošana būs daudz efektīvāka. Pamatojoties uz to, jums ir jāizveido atjaunināts, optimālāks grafiks savai darba dienai.
Plāna elastībaLai jauns plāns būtu patiesi efektīvs, tam jābūt elastīgam.
Darba laika plānošana nenozīmē, ka jums ir jāizveido stingrs grafiks, kurā visas jūsu kustības tiks ieskicētas minūti pa minūtei, un tas par katru cenu jāpieturas. Turklāt šāda politika, visticamāk, novedīs pie neproduktīva laika tērēšanas, jo kāda plānota, bet negaidīti izjaukta tikšanās var mulsināt vadītāju, un viņš nezinās, ko darīt ar šo negaidīto pārtraukumu.
Reālā plānā sava laika efektīvai izmantošanai papildus galvenajiem, sākotnēji iecerētajiem mērķiem vajadzētu iekļaut arī papildu. Tādā gadījumā, ja negaidīti tiek atcelti kādi pasākumi, vadītājam atliks tikai ieskatīties plānoto papildus darbu sarakstā, lai saprastu, kā iegūto laika periodu var izmantot ar vislielāko labumu.
Laiks strādāt ar padotajiemPapildus elastībai, sastādot jaunu optimizētu darba laika izmantošanas plānu, skaidrāk jāregulē laiks, ko pavadāt darbā ar padotajiem. Lai to izdarītu, jums ir nepieciešams:
Nosakiet skaidri noteiktas stundas, kurās padotie var sazināties ar vadītāju, un paskaidrojiet, ka pārējā laikā var viņu traucēt tikai tad, ja tā ir ārkārtas situācija;
Pieprasīt padotajiem pēc iespējas skaidrāk un konkrētāk izklāstīt tā jautājuma būtību, ar kuru viņi vēršas pie vadītāja;
Pieņemiet to kā likumu, ka, vēršoties pie vadītāja ar jebkuru problēmu, arī padotajam ir jāpiedāvā iespējamie veidi, kā to atrisināt.
Veidojot atjauninātu sava darba laika budžetu, ir jāanalizē, cik daudz laika pagātnē tika pavadīts, izvērtējot visdažādākos faktus, kas nav tieši saistīti ar lietu, kā arī pieņemt vadības lēmumus, kas nebija nepieciešami. Jaunajā budžetā ir jāizvairās no šādiem neproduktīviem laika izdevumiem.
Dažreiz ārējie apstākļi attīstās tā, ka vadītājam šķiet, ka vienā vai citā darbības jomā organizācija var saskarties ar nopietniem draudiem. Viņš sāk rīkoties, lai novērstu uztvertos draudus, un tad izrādās, ka situācija nemaz nav tik kritiska un velti velti savu laiku.
Vadītājam, kurš vēlas lietderīgi izmantot savu laiku, jānodarbojas tikai ar praktiskiem jautājumiem.
Darba dienas optimizācijaLai novērstu zaudējumus, vadītājam savā darbā jāpaļaujas uz reāliem faktiem, nevis priekšnojautām, un jārisina tikai tās problēmas, kas patiešām pastāv.
Izanalizējot savus darba paradumus, nosakot veidus to uzlabošanai un izstrādājot jaunu, optimālāku darba laika plānošanas shēmu, vadītājs saņem reālu iespēju uzlabot savas vadības darbības efektivitāti un paver jaunas perspektīvas tālākai profesionālai izaugsmei.
2. METODES LAIKA ZAUDĒJUMA MAZINĀŠANAI
Analīzes un jaunu izstrādes procesā vairāk efektīvi veidi darba laika izmantošanu, ir jāņem vērā daži praktiski ieteikumi laika zuduma samazināšanai.
Vienlaicīgi dariet tikai vienu lietuPilna koncentrēšanās uz konkrētu jautājumu ļaus to atrisināt ātri un ar maksimālu noderīgu rezultātu skaitu.
Automatizējiet vienkāršus, ikdienas atkārtotus uzdevumusDarbības, ko veicam automātiski, mēs galu galā pārstājam pamanīt, un tāpēc mēs netērējam laiku vai pūles, domājot par tām. Bet, protams, vispirms ir ļoti rūpīgi jāanalizē sava darba diena, lai noteiktu, kuri vienkāršie uzdevumi ir jāveic pašam un jāpadara tie automātiski, bet kurus labāk deleģēt padotajiem.
Nevainojiet sevi, ja kaut ko nedarījātVainas sajūta pati par sevi ir ārkārtīgi neproduktīvs faktors, un vēl jo vairāk tas ir nepiemērots darba vidē, kur jebkura lēmuma pamatā vajadzētu būt, pirmkārt, pragmatismam. Tas, ka tev nebija laika kaut ko darīt, nav iemesls liekām emocijām, bet gan simptoms, kas liecina, ka darba dienas plānošanai jāpievērš īpaša uzmanība.
Kad problēma ir atrisināta, vislabāk par to aizmirst pēc iespējas ātrāk, jo šī lieta jau ir pabeigta un jums ir jāpāriet uz citu.
Jūsu laiks pieder tikai jums, un tikai jūs varat izlemt, kā to izmantot.
Cenšoties optimizēt savu sniegumu, jums vienmēr ir jāņem vērā cilvēki, ar kuriem mijiedarbojaties un viens otru ietekmējat.
Efektīvs priekšnieks ir efektīvs padotaisNav jēgas tērēt laiku, lai pilnveidotu kaut ko tādu, ko varētu izmantot aptuvenā projektā.
Pat ja jums izdevās atrast ideālo formulu darba dienai un neviena minūte jūsu laika netiek iztērēta, tas neko nedos, ja jūsu padotajiem veiksies slikti. Tāpēc, izglītojot sevi, jums vienlaikus ir jāizglīto arī padotie, iemācot viņiem efektīvāk tikt galā ar saviem pienākumiem un liekot saprast, ka jūs kā vadītājs prasīsiet no viņiem pastāvīgu pilnveidošanos.
Nemēģiniet būt ideālsUzsākot jaunu uzdevumu, vadītājam skaidri jāsaprot tā izpildes pieņemamā pakāpe. Ja jūs veicat iepriekšēju tikšanos ar potenciālo klientu, jums nav nepieciešams pasūtīt no tipogrāfijas bukletu, kas ilustrē jūsu piedāvājumus. Pietiks tos ar roku ieskicēt uz papīra un pieminēt sarunā, un sīkāk izstrādāt tikai tās jomas, kas interesēs klientu.
Iemācieties pareizi lasītIr dažādi paņēmieni ātrai lasīšanai, taču vadītājam svarīga ir nevis spēja lasīt īsā laikā maksimālā summa lappusēm, bet spēju izcelt tekstā svarīgo un ignorēt mazsvarīgo. Lasīšanas laikā ir lietderīgi veikt piezīmes malās un izcelt vai pasvītrot to, kas jums šķiet svarīgs. Visi šie paņēmieni padarīs lasīšanu efektīvu un nodrošinās, ka uzmanība tiek koncentrēta uz informāciju, kas patiešām ir nepieciešama un noderīga.
Izvairieties no ceremonijāmDažreiz vadītāji vēlas parādīt savu nozīmi, uzsverot, ka ar viņiem var sazināties tikai ar sekretāra starpniecību vai pēc pieraksta, vai arī viņi nosaka sarežģītas daudzpakāpju procedūras biznesa dokumentu izskatīšanai. Šāda politika ne tikai negatīvi ietekmē organizācijas kopējo mērķu sasniegšanu, bet vairumā gadījumu traucē arī paša vadītāja darbam. Atliek tikai sakārtot šādus kontaktus, nosakot īpašus darbalaikus, kad katrs darbinieks ar savu jautājumu var vērsties tieši pie vadītāja.
NesteidziesLai darba laiks tiktu izmantots efektīvi, pēc iespējas jāvienkāršo mijiedarbības modeļi ar darbiniekiem.
“Steidzies lēnām,” saka sakāmvārds, un ar to ir grūti strīdēties.
Mierīga, izmērīta plānoto uzdevumu īstenošana ir atslēga, lai veiksmīgi sasniegtu iecerētos rezultātus. Laika spiediena stāvoklī, kad ir acīmredzams, ka darbi netiks pabeigti laikā, bez īslaicīgiem darbojas arī psiholoģiski faktori, tāpēc kļūdīšanās iespējamība palielinās vairākas reizes. Tāpēc vislabāk ir nenovest lietas līdz šādam stāvoklim, un, ja ir radusies ārkārtas situācija, jums ir jācenšas pielāgot sākotnējo plānu un pārkārtot darbus tā, lai to samazinātu. negatīvas sekas. Šādās situācijās ir stingri kontrindicēts saasināt atmosfēru un ar savu uzvedību izraisīt vēl lielāku nervozitāti.
Aktīvāk izmantojiet biroja tehnikuMūsdienu rūpniecība ražo milzīgu skaitu palīginstrumentu, kas ļauj vadītājiem efektīvāk organizēt savu ražošanas procesu. Tas ietver gan sarežģītus tehniskos līdzekļus, piemēram, datoru, kopētāju vai skeneri, gan parastus darbvirsmas galdus vai daudzkrāsainas mapes, kas ļauj kārtot dokumentāciju un ātri atrast tos papīrus vai vēstules, kas šobrīd ir nepieciešamas.
Plānojiet savu atvaļinājumuJums ir jāatpūšas un jāatpūšas, kad esat noguris, nevis tad, kad rodas iespēja. Saspringtas darba dienas vidū tas var neparādīties vispār, vai arī līdz tam laikam jūs vienkārši sabruksit. Lai visu darba laiku pastāvīgi būtu labā formā, atpūtai ir jāveic īsi, bet diezgan bieži pārtraukumi.
Efektīvam vadītājam nevajadzētu atstāt novārtā palīglīdzekļus, jo arī tie pareiza lietošana palīdzēs viņam ietaupīt daudz laika.
Dažreiz pietiek ar acu aizvēršanu un atspiešanos krēslā, lai sajustu jaunu spēku pieplūdumu.
Vienojieties par savu grafikuApkārtējie iemācīsies novērtēt tavu laiku, kad redzēs, ka tu pats proti to novērtēt.
Plānojot savu darba laiku, nevajadzētu aizmirst arī par citu laiku. Vienas organizācijas darbinieki ir nemitīgā savstarpējā mijiedarbībā, un, nosakot tikšanās vai konferences laiku, tas ir jāsaskaņo ar kolēģu plāniem un padoto darba grafiku.
Zināt, kā pateikt "nē"Atsaucība ir izcila īpašība, bet vadītājs, kurš tiek atņemts no darba par katru sīkumu, nekad nepabeigs tos uzdevumus, kuru dēļ viņš tika likts šajā amatā. Tāpēc, saskaroties ar padotajiem vai kolēģiem, nekavējoties noskaidrojiet, cik daudz laika viņiem var būt nepieciešams, un, ja jums šobrīd nav šādu laika rezervju, pārrunājiet tikšanos.
Mīlestības kārtībaDažkārt, analizējot savu dienas darba laiku, vadītājs ir pārsteigts, redzot, ka gandrīz 10% no tā tika iztērēti, apgāžot un pārkārtojot uz galda sakrājušās papīru kaudzes. Katram dokumentam ir sava vieta: šeit ir noteikums, kas ļaus efektīvi organizēt darbu un īstais papīrs būs rokās tieši tajā brīdī, kad tas ir nepieciešams.
Vienmēr uzstādiet mērķiHaoss uz darbvirsmas, kas prasa papildu minūtes, lai atrastu nepieciešamos dokumentus, mierīgi noved pie ievērojama laika zuduma.
Tas, iespējams, ir galvenais padoms, kā efektīvi izmantot laiku. Ja jūs necenšaties sasniegt mērķi, tad jums nav nepieciešams laiks, lai to īstenotu. Paturot prātā ilgtermiņa stratēģiskus mērķus, nedrīkst aizmirst pašreizējos ikdienas rezultātus. Nemitīgi paturot prātā rezultātu, uz kādu tiecies, tu, nemanot, rīkosies daudz organizētāk un, netērējot laiku niekiem, varēsi visu savu uzmanību un enerģiju veltīt galvenajam.
Uzsākot darbu, jums jāzina precīza atbilde uz jautājumu, kāpēc jūs to darāt.
Socioloģiskie pētījumi liecina, ka kavēšanās, daudzās dūmu pauzes un priekšlaicīgas darba dienas beigas aizņem aptuveni 10% laika un līdz ar to negatīvi ietekmē uzņēmuma ienākumus.
Racionāla darba laika sadale var nodrošināt augstu darba efektivitāti.
Darbinieku darba laiks: ko saka likums?
Krievijas darba likumdošana sniedz definīciju: "darbinieka darba laiks ir laika posms, ko komandas loceklis velta profesionālo pienākumu veikšanai." Turklāt Krievijas Federācijas Darba kodeksa 4. pantā ir noteikti citi darba periodi.
Laika periodi, kas tiek uzskatīti par nostrādātiem to funkcionālā mērķa dēļ, ir noteikti šādos Darba kodeksa pantos:
- 4.daļas 258. un 264.pantā (pārtraukums nepieciešams bērna ēdināšanai);
- 157. pantā (laiks, kas pavadīts “dīkstāvē”);
- 108. panta 3. daļā (laiks, kas paredzēts pusdienu pārtraukumiem un ēdienreizēm);
- 2. daļas 109. pantā (laiks, kas nepieciešams īpašam pārtraukumam, kas saistīts ar apkuri un atpūtu).
Arī laiks, ko persona pavada komandējumā, atpūšoties starp maiņām (maiņām), ir vienāds ar darbinieka darba laiku.
Tiesiskais regulējums definēts kā “darba laika ilguma, darbu saraksta un uzskaites un kontroles metožu noteikšana normatīvajos aktos”.
Darba likumdošana nosaka maksimālo darba ilgumu, t.i., maksimālo darba apjomu (40 stundas). Tas nozīmē, ka darba procesā iesaistītajām pusēm nav tiesību pārsniegt šo termiņu. Tomēr darba likumdošanā ir aprakstīti gadījumi, kad tas ir pieļaujams.
Darba laika standarti var būt ietverti normatīvajos aktos. Uz šiem aktiem attiecas:
- Noteikumi, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas Dzelzceļa ministrijas 2004.03.05. rīkojumu Nr.7, nosaka ar vilcienu kustības veikšanu saistīto darbinieku darba specifiku.
- Noteikumi, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas Darba ministrijas 2004.03.05. rezolūciju Nr. 7. Šie noteikumi reglamentē profesionālo avārijas glābšanas dienestu un vienību kā glābēju darbā iesaistīto darbinieku darba laika uzskaiti.
- Noteikumi apstiprināti ar Krievijas Federācijas Satiksmes ministrijas 2004.gada 20.augusta rīkojumu Nr.15. Noteikumos norādīta autovadītāju darba specifika.
- Efektīvas komandas izveide: 7 soļi uz stabilu pārdošanu krīzes laikā
“Darba laiks” un “darba laiks”
Darbinieka darba laiks ir pagaidu ilgums (40 stundas, 36 stundas utt.), kas paredzēts funkcionālo pienākumu veikšanai.
Darba laiks ir tā sadalījums skaidri noteiktā kalendārajā periodā.
Ir vairāki darba laika veidi: parastais, samazināts un nepilna darba laiks.
- Normāls ilgums.
Par normālu tiek uzskatīta četrdesmit darba stundu slodze nedēļā. Šis standarts ir vienāds visiem Krievijas Federācijas darbspējīgajiem un strādājošajiem cilvēkiem.
Darbinieka darba laika aprēķināšanai palīdzēs Krievijas Federācijas Veselības un sociālās attīstības ministrijas apstiprinātā “Standarta darba laika aprēķināšanas kārtība”. Tas palīdzēs aprēķināt laiku pēc kalendāra periodiem (mēnesis, ceturksnis utt.), ņemot vērā ilgumu, kas noteikts nedēļai. Lai vienkāršotu darba stundu aprēķinu, ražošanas kalendāri tiek publicēti katru gadu, bet labāk ir pārbaudīt stundu skaitu, jo var iezagties aprēķinu kļūdas.
- Samazināts darbinieku darba laiks.
Saīsināts darba laiks ir tāds, kas ir īsāks par likumā noteikto, bet tiek apmaksāts 100 procentu apmērā. Izņēmums šajā gadījumā ir darbiniekiem, kas jaunāki par 18 gadiem (sākotnēji jāsamazina ražošanas apjoms).
Samazināts darba laiks atbilst noteiktām darbinieku kategorijām:
- 24 stundas nedēļā Strādāt var personas, kas jaunākas par 16 gadiem;
- līdz 35 stundām/nedēļā – personas vecumā no 16 līdz 18 gadiem (ja runa ir par studentiem vai studentiem, kuri mācās pilna laika augstskolās, tehnikumos vai arodskolās un vēlas papildus nopelnīt brīvajā laikā, tad viņu darba laiks nedrīkst būt lielāks par 50%. no normas: līdz 16 gadiem - maksimāli 12 stundas/nedēļā, un 16-18 gadus veciem bērniem - līdz 17,5 stundām);
- līdz 35 stundām/nedēļā – darbinieki ar I vai II invaliditātes grupu;
- līdz 36 stundām/nedēļā – pieņemtais laiks uzņēmumu darbiniekiem ar kaitīgiem apstākļiem ražošana (3–4 grādi);
- 24 vai 36 stundas nedēļā. – laiks, kas noteikts darbiniekiem, kas iesaistīti darbā ar ķīmiskajiem ieročiem (laiks ir atkarīgs no darba veida, saskaņā ar Federālais likums 2000. gada 7. novembris Nr. 136-FZ “Par to pilsoņu sociālo aizsardzību, kuri strādā ar ķīmiskajiem ieročiem”);
- līdz 36 stundām/nedēļā atbilstoši 1992.gada 10.jūlija likuma “Par izglītību” Nr.3266-1 pedagogiem jābūt nodarbinātiem;
- līdz 39 stundām/nedēļā – ārstniecības iestādes darbinieka darba laiks saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 1. pantu. 350;
- 36 stundas nedēļā – darba laiks sievietēm, kuras noslēdz darba līgumu, lai strādātu Tālo Ziemeļu vai tiem līdzvērtīgos apstākļos, saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 320.
- darba laika ilgumu var noteikt ar amatu un profesiju sarakstu (apstiprināts ar PSRS Valsts darba komitejas un Vissavienības Centrālās arodbiedrību padomes Prezidija 1974.gada 25.oktobra lēmumu Nr.298/ P-22). Šajā sarakstā ir iekļautas bīstamās nozarēs (liešanas vai kokapstrādes), mašīnbūves uzņēmumos nodarbināto darbinieku kategorijas (strādnieki un inženieri), kuriem ir tiesības uz saīsinātu darba laiku un papildu atvaļinājumu.
- Nepilna laika darbinieka darba laiks.
Šo darba laika veidu nosaka darba devējs. Viņam ir tiesības to darīt, ja nepilna laika darba nosacījums ir noteikts darba līgumā un saskaņots pieņemšanas laikā. Viņš var arī noteikt nepilnu darba laiku darbiniekam, kurš jau strādā pie viņa.
Turklāt darba devējam ir pienākums noteikt darbiniekam nepilnu darba laiku, ja viņš ir izteicis šo pieprasījumu un ir par to ieinteresēts. Piemēram, pēc darbinieces grūtnieces pieprasījuma vai darbinieka, kurš kopj slimu ģimenes locekli (ja ir medicīniskā izziņa). Bērnu, kas jaunāki par 14 gadiem, vecāki (viens no vecākiem) var izteikt līdzīgu pieprasījumu.
Tāpat, ja mainās darba apstākļi, darba devējam ir tiesības samazināt darbinieka darba laiku, lai izvairītos no masveida atlaišanas.
Kā strādāt pusi dienas un visu paveikt: Gazprom algoritms
Jūs atņemat laiku, kad pavadāt stundas, atbildot uz nesvarīgiem e-pastiem, haotiski izpildot nokavētus uzdevumus, un rezultātā jūs neko nepanākat. . Gazprom un Pasaules Bankas konsultants Deivids Alens ar žurnāla Commercial Director redaktoriem dalījās ar algoritmu, kā vadītājs var atbrīvot četras stundas dienā no darba. Jums palīdzēs personīgais darāmo darbu plānotājs un detalizētas instrukcijas.
Darbinieku darba laika organizācija: darba un atpūtas grafiki
Pareizi organizēta darba un atpūtas maiņa ir darbinieku augsta darba izpildes un veselības atslēga.
Performance ir spēja cilvēka ķermenis izturēt neizbēgamās slodzes, veicot ražošanas funkcijas darba dienas laikā. Darbību ietekmē šādi faktori:
- slodzes apjoms un ilgums;
- darba apstākļi;
- ražošanas procesa organizēšana;
- darbinieka vecums un kvalifikācija;
- darba un atpūtas grafiku organizēšana.
Cilvēka sniegums mainās darba dienas laikā, kurā to var novērot periodi:
- Pirmā dienas puse (pirms pusdienu pārtraukuma) ir periods, kad notiek iesaistīšanās ražošanas procesā, kam seko stabils sniegums. To aizstāj ar periodu, ko raksturo noguruma parādīšanās un pieaugums;
- pēcpusdienas periods ir periods, kad nedaudz samazināts sniegums ātri palielinās;
- darba dienas beigas ir periods, kad noguruma pakāpe kļūst maksimāla, un līdz ar to notiek darbaspējas samazināšanās.
Darbinieka darba laikā jāiekļauj pusdienu pārtraukums, kas ir atpūtas laiks darbinieks.
Pēc fiziologu domām, ja darba diena ir 7-8 stundas, tad pusdienu pārtraukums jāņem 3-4 stundas pēc darba dienas sākuma. Ja jūs pareizi neorganizēsit darbinieku darba un atpūtas maiņu, tas novedīs pie produktivitātes samazināšanās. Savukārt pareiza darbinieku darba laika organizēšana palīdz vienlaikus atrisināt vairākas ražošanas problēmas, proti:
- veiktspēja palielināsies;
- uzlabosies darba un produktu kvalitāte;
- tiks samazinātas traumas darba vietā.
Atgriezties pie darba grafika
Darba grafiks tiek sastādīts uzņēmumā, lai organizētu darba kārtību. Ir trīs veidu diagrammas:
- diena;
- ikmēneša;
- gada.
Darba procesa organizācija tieši ir atkarīga no režīmā darbinieku darba laiks. Darba koplīgumā vai iekšējos noteikumos jānorāda organizācijas darbības režīms. Krievijas Federācijas Darba kodekss nosaka sekojošo veidu darba stundas:
- viena maiņa vai regulāra;
- noņemams;
- neregulārs darba laiks;
- sadrumstalota darba diena (darba laiks sadalīts daļās);
- elastīgs darba laiks;
- maiņas režīms.
- Vienas maiņas jeb regulārais darba laiks.
Šis veids ietver tādus režīmus kā ikdienas, iknedēļas un apkopota darba laika uzskaite.
Krievijas Darba kodeksa 100. pants nosaka, ka uzņēmums var organizēt darbu šādi:
- 5 dienas + 2 brīvdienas;
- 6 dienas + 1 brīvdiena;
- "bīdāms" darba grafiks.
Darbinieka darba laiku saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 104. pantu var ņemt vērā, summējot nostrādātās stundas.
Vienas maiņas darba grafiku parasti sauc par grafiku darbinieka darba laika ikdienas uzskaitei.
- Maiņu darba laiks.
Maiņu režīms ietver darbu vairākās maiņās vienas dienas laikā. Tā varētu būt pusotra, divas vai trīs maiņas. Piemēram, strādājot trīs maiņās dienā.
Maiņu darbs parasti tiek ieviests, lai palielinātu uzņēmuma iekārtu lietošanas efektivitāti vai palielinātu saražotās produkcijas daudzumu. Šo režīmu var izmantot uzņēmumos, kur pieļaujamais darba laiks ir mazāks par ražošanas procesa ilgumu.
Ja uzņēmums izmanto maiņu darba grafiku, tad darbinieki darbu veic noteiktajā darba laikā. Savukārt darbinieka darba laikam ir jāievēro maiņu grafiks, kas regulē darbinieku pāreju no vienas maiņas uz otru (piemēram, darbinieki pāriet uz citu maiņu ik pēc 5 dienām ar astoņu stundu maiņu).
- Vadītāja pilnvaru deleģēšana: noteikumi, principi un riski
- Neregulārs darba laiks.
Neregulārais darba laiks ir saistīts ar darbinieku iesaistīšanu ražošanas procesā pēc darba devēja rīkojuma. Darbinieks savus pienākumus veic ārpus noteiktā darba laika (visbiežāk tas notiek ražošanas vajadzību dēļ).
Kā šādas darba režīma organizācijas pazīmi var minēt to, ka darbiniekam vadītājs var piezvanīt pirms darba dienas sākuma vai, strādājot pa dienu, var aizkavēt ražošanu, lai pabeigtu. noteiktu darba apjomu. Protams, ar šo darbības režīmu darbinieka darba laiks pārsniegs vienai darba maiņai noteikto laiku.
Neaizmirstiet, ka neregulāra darba laika strādāšana nozīmē amata pienākumu izpildi, kas noteikti darba līgumā. Tas nozīmē, ka vadītājam nav tiesību pieprasīt, lai darbinieks veiktu jebkāda veida citus darbus arī ārpus darba laika - šī prasība ir noteikta Krievijas Federācijas Darba kodeksā (60. pants).
Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksu neregulārs darba laiks ir pieļaujams tikai noteiktām darbinieku kategorijām, kuru saraksts parasti tiek pievienots koplīgumam vai iekšējiem noteikumiem. Sarakstu var izveidot arī ar nozares, reģionāliem vai citiem līgumiem.
Ritiniet personām darbs neregulārā darba laikā var ietvert:
- administrācijas un vadības personāls;
- ekonomisko un tehnisko dienestu darbinieki;
- speciālisti, kuru darba rezultātus uz laiku nav iespējams fiksēt;
- speciālisti, kuri sadala darba laiku “pēc saviem ieskatiem”;
- darbinieki, kuru konkrētais darbs ir saistīts ar nepieciešamību sadalīt darbinieka darba laiku dažāda ilguma periodos.
- Sadalīts darba laiks.
Krievijas Federācijas Darba kodeksa 105. pantā ir reglamentēts darba dienas sadalījums. Šāds darbības režīms ir pieņemams, ja to prasa īpašais darba raksturs vai ražošanas intensitātes izmaiņas dienas (vai darba maiņas) laikā. Šajā gadījumā darba dienu var sadalīt atsevišķās daļās, taču tās ilgums nedrīkst pārsniegt noteikto laika normu.
Visbiežāk šis darbības veids tiek izmantots jomās, kas saistītas ar iedzīvotāju apkalpošanu: pasažieru pārvadājumos, sakaru pakalpojumu sniegšanā, tirdzniecībā uc Ir vērts padomāt, ka šo darbinieku kopējais darba laiks jāierobežo līdz noteiktajai dienas laika normai. . Parasti šādu “sadrumstalotību” regulē uzņēmumā sastādīts normatīvais akts. Aktam jāatspoguļo arī darbinieku arodbiedrības pārstāvju viedoklis.
Darba likumdošanā nav skaidri norādīts, cik daļās var sadalīt darba dienu. Parasti darbinieka darba laiks ar šādu darba grafiku sastāv no divām daļām, starp kurām pārtraukums nepārsniedz divas stundas, kas ietver pusdienu pārtraukumu.
Kā teikts Krievijas Federācijas Darba kodeksa 144. pantā, par darbu šajā režīmā darbiniekam ir jāmaksā piemaksa pie pamatalgas.
- Jauni vadītāji: drosme, ambīcijas un miljons ideju
- Elastīgu darba laiku.
Šī darba organizācijas forma ļauj regulēt darba dienas sākumu un beigas neatkarīgi – protams, saprātīgās robežās. Neaizmirstiet, ka pagaidu norma ir jāizstrādā noteiktajā pārskata periodā (darba diena, nedēļa vai mēnesis). Krievijas Federācijas Darba kodekss par to runā 102. pantā.
Elastīgs darba laika režīms ir vēlams, ja objektīvu iemeslu dēļ turpmākais darbs pieņemtajā režīmā ir sarežģīts vai neefektīvs. Turklāt šāds organizēšanas veids darba aktivitāte var palīdzēt ietaupīt darbinieku darba laiku un uzlabot visa darbaspēka darbu.
Šāda darbaspēka organizēšanas metode ir vismazāk efektīva nozarēs ar nepārtrauktu darbību, kur ražošanas process notiek divās vai trīs maiņās, dažkārt neatbilstība tiek skaidrota ar ražošanas specifiku.
Elastīgu darba laiku darbiniekam raksturo: veidojošie elementi:
- Darbiniekam ir tiesības patstāvīgi (nepārsniedzot noteiktos ierobežojumus) noteikt darba sākuma un beigu laiku;
- noteikts laiks, kurā darbiniekiem, kuri strādā elastīgā darba laikā, jāatrodas darba vietā. Tas ļauj darba procesam noritēt efektīvi, jo parasti šī ir nozīmīgākā un garākā dienas daļa;
- mainīgs laiks, kas dod iespēju nostrādāt noteikto darba laiku akceptētajā uzskaites periodā. Pusdienas pārtraukums parasti sadala darbinieka fiksēto darba laiku divās aptuveni vienādās daļās;
- uzskaites periods var tikt ierobežots līdz nedēļai, mēnesim u.tml.. Šajā laikā darbiniekiem jāstrādā noteiktais standarta darba laiks.
- Maiņu darba laiks.
Pārslēgšanas režīms būtiski atšķiras no visiem iepriekš aprakstītajiem darbinieka darba laika organizēšanas veidiem, jo darba process notiek apstākļos, kad darbiniekam nav iespēju katru dienu atgriezties mājās.
Šis režīms ir piemērots, ja darba vieta un darba devēja atrašanās vieta atrodas ievērojamā attālumā viens no otra. Parasti to izmanto, lai organizētu darbu, kas saistīts ar konkrētu objektu celtniecību vai rekonstrukciju. Turklāt maiņu grafiku var noteikt īpašie dabas apstākļi, kādos notiek ražošanas process.
Vēl viena darbinieku darba laika organizēšanas rotācijas kārtībā iezīme ir tāda, ka darba devējs rada apstākļus, kas nepieciešami rotācijas darbā iesaistīto darbinieku iztikas nodrošināšanai. Tā varētu būt rotācijas nometņu izveide, ēku un būvju komplekss, kur darbiniekam ir iespēja efektīvi strādāt un atpūsties starp maiņām. Personāls, kas strādā saskaņā ar šo režīmu, parasti rotē.
Ekspertu viedoklis
Neaizmirstiet kompensēt neregulārās darba dienas
Anna Vaseņina,
izdevējs un Galvenais redaktorsžurnāls "Personāla lietas" un uzziņu grāmatas sērijā "Personīgais konsultants" (izdevniecība "Aktion-Media")
Ja darbinieku iesaista darbā, kas pārsniedz noteikto normu, tad jāizdod rīkojums par darbinieku darba laiku. Tas neskar ģenerāldirektors, jo viņš pats izlemj palikt vai nē. Neviens viņu darbā pēc tā pabeigšanas neiesaista, taču darba līgumā ir jāiekļauj punkts, kas norāda neregulāro darba laiku, un pats amats ir jāiekļauj attiecīgajā sarakstā.
Darbiniekiem virsstundas var kompensēt, nodrošinot viņiem papildu apmaksātu atvaļinājumu, kura termiņus nosaka uzņēmuma administrācija, bet tas nevar būt īsāks par 3 dienām gadā.
Ja uzņēmumā trūkst darbinieku, tad likumsakarīgi, ka vadībai nākas aizvietot ne tikai trūkstošos, bet arī atvaļinājumā esošos.
Darbinieka darba laika noteikšanas un maiņas kārtība
Ja rodas nepieciešamība mainīt darba grafiku, vispirms jākoncentrējas uz to, kā tas darbiniekiem tiek noteikts.
Iekšējie noteikumi nosaka darba laika veidu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 100. pants), vadoties pēc Darba likuma un citiem juridiskiem dokumentiem, kas ietver koplīguma normas, līgumus, darba līgumus utt.
Iekšējie noteikumi ir normatīvais akts, kas pieņemts konkrētā uzņēmumā un reglamentē darba disciplīnas un rutīnas jautājumus, tostarp darbinieka darba laiku (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 189. pants). Noteikumos jāņem vērā uzņēmuma darbinieku pārstāvju (pārstāvības institūcija) viedoklis, un tie ir jāapstiprina organizācijas vadītājam. Ja uzņēmumā nav darbinieku pārstāvības institūcijas, tad PVTR pieņem personīgi darba devējs.
Iespējamie darba laika ieviešanas varianti:
1. norādīts darba līgumā, jo tas nesakrīt ar noteikumiem, kas ir noteikti PVTR.
2. norādīts darba līgumā, bet tas ir tāds pats kā norādīts PVTR.
3. tas pats, kas teikts PVTR, tātad darba līgumā nav atrunāts.
Darbiniekam ir iespēja mainīt darba laiku divos veidos: noslēdzot līgumu ar personu (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 72.p.) vai bez tā, ja darba devējam ir nepārvarami iemesli (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 74.p.).
Krievijas Federācijas Darba kodekss (72. pants) nosaka, ka grozījumi darba līgumā ir iespējami tikai ar abu pušu rakstisku piekrišanu. Ir atsevišķi izņēmumi, kas arī ir norādīti Darba kodeksā.
- Korporatīvo standartu piemēri un padomi to izstrādei
Mainiet procedūru(Krievijas Federācijas Darba kodeksa 74. pants):
Vispirms jāpasūta darba laika maiņa, jāatspoguļo šīs izmaiņas PVTR un jāapstiprina mainītie noteikumi. Rīkojumā jānorāda iemesli, kas izraisīja šīs izmaiņas.
Otrais solis ir nodrošināt uzņēmuma darbiniekus ar paziņojumu, informējot viņus par veiktajām izmaiņām darba režīmā.
Ja darbinieks atsakās saņemt paziņojumu, tiek sastādīts akts, kurā šis fakts tiek fiksēts. Uzteikums tiek nolasīts darbiniekam un nosūtīts pa pastu uz personas norādīto adresi darba līgumā. Pēc tam, kad viņam ir paziņots, viņam tiek piedāvātas vakances, kas atbilst viņa profesionālajai kvalifikācijai vai zemākas vakances. Tas tiek darīts vai nu līdz brīdim, kad darbinieks piekrīt piedāvājumam, vai arī līdz brīdim, kad stājas spēkā darbinieka darba laika izmaiņas.
Nākamais solis tiek veikts, ja darbinieks piekrīt mainīt savu darba režīmu, noslēdzot papildu vienošanos (ja viņa darba režīms ir noteikts darba līgumā) vai vienošanos, kas apliecina viņa piekrišanu veiktajām izmaiņām noteikumos.
Ja darbinieks nepieņem šīs izmaiņas un atsakās strādāt jaunajos apstākļos, šis fakts ir jāatspoguļo rakstiski (ja darbinieks neiebilst).
Šajā gadījumā darbinieks var iesniegt pieteikumu par atbrīvošanu no amata divu mēnešu laikā (līdz noteiktā termiņa pēdējai dienai) no dienas, kad saņemts paziņojums par darba laika izmaiņām. Ja pēc divu mēnešu perioda darbinieks nav apstiprinājis savu piekrišanu strādāt jaunajos apstākļos, tas tiek uzskatīts par atteikumu (brīdinājumam jābūt paziņojumā par izmaiņām). Darbinieka atlaišana tiek veikta saskaņā ar 7. panta 1. daļas 1. punktu. 77 Krievijas Federācijas Darba kodekss. Darbiniekam kā paraugu var piedāvāt aptuvenu atteikuma formu, ko viņš uzrakstīs.
- Darbinieku izdegšana: kā atpazīt un novērst
Darbinieku laika uzskaite: uzdevumi un kontroles metodes
Laika izsekošana– tas ir uzņēmuma darbinieku darbības novērtējums saskaņā ar apstiprinātajiem iekšējiem noteikumiem. Grāmatvedība ir ļoti svarīga, lai darbinieki nesāktu ļaunprātīgi izmantot vadītāja uzticību un uzņēmumā būtu labi izveidota darba disciplīna.
Darbinieku darba laika uzskaitei nevajadzētu būt pretrunā ar Darba kodeksu, kas darbiniekam nodrošina likumīgas tiesības uz atpūtu (pusdienas pārtraukums, nedēļas nogales, atvaļinājums).
Krievijas Federācijas Darba kodeksa 91. pants īpaši nosauc darba laikam līdzvērtīgu laiku. Uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumos nevajadzētu ignorēt šo likuma pantu.
Nepieciešama darba laika uzskaite būt spējīgam:
- kontrolēt darbinieku savlaicīgu ierašanos, identificēt kavētos un prombūtnē esošos,
- pārbaudīt darbinieku pieejamību darba vietā dienas laikā, uzraudzīt viņu atgriešanos no pusdienu pārtraukumiem,
- pārbaudīt, vai darbinieki ievēro darba izpildes laiku,
- reģistrē darba devēja apmaksāto darbinieku darba laiku, tai skaitā uzskaita apmaksātās brīvdienas, slimības prombūtni, dīkstāves, kuras nav darbinieka vainas dēļ u.c.
Darba laika noteikumi
Dokuments, kas regulē darba laika sadali jebkurā uzņēmumā, ir darba laika nolikums.
Šajā dokumentā detalizēti, pa punktam ir izklāstīti visi iespējamie darba grafika pārkāpumi. Galvenais, lai sniegtā informācija nebūtu pretrunā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksu un darba likumdošanu.
Katrai uzņēmuma struktūrvienībai jāuztur darbinieku darba laika uzskaite, kuru aizpilda vadītāja norīkoti darbinieki.
Nodoklis darbinieks, kas kārto darba laika uzskaiti:
- darba grafika sastādīšana;
- nodaļas darbinieku ierašanās un aizbraukšanas laika zīmogs;
- kontrole pār darbinieku atbilstību darba grafikam un atrašanās darba vietā faktam;
- informē nodaļas vadītāju par darbinieku prombūtni un kavēšanos;
- pārbaudiet iesniegtos dokumentus, kas apliecina, ka prombūtnes iemesls ir derīgs (slimības atvaļinājums, izziņas utt.).
Personām, kuras kārto darbinieku darba laika uzskaites lapas, pret parakstu jāiepazīstas ar attiecīgajiem uzņēmuma noteikumiem.
Gadās, ka darba process prasa korekcijas un darba laika piešķīrumu pārskatīšanu, jo var rasties iepriekš neparedzēti jautājumi. situācijas:
- pārstrāde, kas jāieraksta atsevišķā darba laika uzskaites ailē;
- neierašanās kas noticis bez darbinieka vainas. Šajā gadījumā ir jānoskaidro piespiedu kavējuma iemesli, un, ja vainojams darba devējs, tad šī diena netiek uzskatīta par nokavētu, tā tiek ierakstīta darba laika uzskaitē un darbinieka darba laiks tiek uzskatīts par nostrādātu;
- vienkārši. Iemesli patiesībā var būt dažādi, kā arī par to atbildīgie. Piemēram, ja darbinieks ir vainojams dīkstāvē, tad, likumsakarīgi, viņam par šo laiku nemaksā. Bet, ja darbinieks nav vainīgs dīkstāvē, tad darba stundas tiek apmaksātas pilnā apmērā;
- darba spēju zudums slimības dēļ ( slimības atvaļinājums) darba devējs maksā darbiniekam par daļēji nostrādāto laiku;
- pēdējā komandējuma diena tiek skaitīts kā darbinieka darba laiks, par kuru viņam jāizmaksā “ceļa nauda”, taču šim darbiniekam nav pienākuma ierasties uzņēmumā;
- brīvdienās un brīvdienās– šīs ir dienas, kad Krievijas Federācijas Darba kodekss aizliedz strādāt. Tomēr ir uzņēmumi, kas nodrošina darbu šajās dienās. Tas nozīmē, ka šiem darbiniekiem ir jānodrošina īpaši nosacījumi, piemēram, brīvais laiks vai darba dienas apmaksa ar dubulto likmi.
Darbinieku darba laika kontrole ir jāveic atbildīgi, tad varēs atrisināt šādu ražošanu uzdevumus:
- uzlabosies darbinieku disciplīna;
- darba samaksa tiks aprēķināta godīgi, t.i., aprēķinot tiks ņemts vērā darbinieka faktiski nostrādātais laiks;
- Būs iespējams sekot līdzi katra darbinieka darbībai, lai novērtētu viņa ieguldījumu uzņēmuma attīstībā.
Uzņēmumos Krievijas Federācijā tiek praktizētas šādas grāmatvedības metodes: ikdienas, iknedēļas un apkopotas:
- Ikdienas uzskaites metode (dienas pēc dienas) paredz vienādu darba dienas garumu, tās sākums un beigas notiek vienlaicīgi. Parasti šis ilgums ir astoņas stundas, kā noteikts likumā;
- nedēļas uzskaites metode ir līdzīga ikdienas uzskaites metodei, jo tā nodrošina stabilu stundas slodzi, bet darba dienas ilgums var atšķirties;
- Apkopotā darbinieka darba laika uzskaites metode ietver laika uzskaiti par noteiktu laika periodu, piemēram, mēnesi vai ceturksni. Šī metode ir ērta uzņēmumiem, kur ir problemātiski noteikt ikdienas vai nedēļas nostrādātā laika standartu, jo darba specifika ir tāda, ka darbinieki katru dienu darbam velta dažādu laiku. Taču vienādi jābūt visiem, summējot rezultātus noteiktam periodam, piemēram, mēnesim. Teiksim, dažās darba maiņās darbinieks strādā mazāk, bet viņam ir dienas, kad viņš strādāja virsstundas, kas kompensē maiņas laikā nenostrādātās stundas.
Darbinieka darba laika uzskaites metodes
Lai uzlabotu disciplīnu ražošanā, ir iespējams izmantot tādas grāmatvedības metodes:
- Darbinieku ierašanās un aizbraukšanas laika uzskaite. Šāda veida kontroli var veikt tam pilnvarota persona, dati būs jāieraksta darbinieka darba laika žurnālā.
- Kontroli veic viens no darbiniekiem. Šī persona parasti strādā vienā telpā ar citiem uzņēmuma darbiniekiem un viņam uzticēto pienākumu dēļ kontrolē darba procesu viņam uzticētajā struktūrvienībā (nodaļā, darbnīcā). Izmantojot šo metodi, līdz minimumam tiek samazināta nepamatota aiziešana no darba vietas un darba laika izšķiešana.
- Darbinieka atskaite ir viena no paškontroles metodēm, kuras mērķis ir paaugstināt darbinieku motivāciju veikt darba rezultātus. Tas nozīmē, ka darbinieks pats sastāda un iesniedz vadītājam pārskatu par racionālu darba laika izmantošanu.
- Darba atļauju kontrole. Šī metode ietver plastikāta karšu izmantošanu vai darbinieka pirkstu nospiedumu skenēšanu. Programma fiksē pilnu darbinieku darba laika uzskaiti failā, dodot vadītājam iespēju kontrolēt padoto darba laiku, ziņojot datus par darbinieka ierašanos darba vietā vai aiziešanu no tās.
- CCTV. Protams, šī metode prasa ievērojamus ieguldījumus, taču tā sevi attaisno, jo ir viena no uzticamākajām. Pilnas kontroles ieviešanai nepieciešams ne tikai uzstādīt kameras, bet arī algot darbinieku, kurš uzraudzīs un fiksēs pārkāpumus. Metodes neērtības ir tādas, ka darbinieki var izjust zināmu diskomfortu, tāpēc videonovērošana tiek izmantota diezgan ierobežoti, piemēram, lielveikalos, noliktavās vai bāzēs.
- Izsekošana ar datorprogrammas. Speciālās programmas spēj ierakstīt darbinieku darbības darba laikā, tāpēc šī metode ir piemērota biroja darbinieku un darbinieku uzraudzībai, kas strādā pie datoriem.
Darbinieku darba laika žurnāls: kā to aizpildīt?
Laika žurnāls ir neaizstājams, ja pievērš uzmanību biznesa attīstības tempam, kas mūsdienās īpaši prasa biznesa procesu optimizāciju un rūpīgāku personāla atlasi.
Žurnāls var palīdzēt ne tikai personāla uzraudzībā, bet arī var kļūt par labu pamatu likumā noteikto obligāto dokumentu aizpildīšanai. Tas palīdzēs novērst Krievijas Federācijas Darba kodeksā noteikto pagaidu standartu pārsniegšanu. Turklāt par to atbildīgajam darbiniekam nav nepieciešams daudz laika, lai ievadītu visus datus.
Kurš vada un kā to aizpildīt?
Uzņēmuma vadībai ir tiesības uz šo jautājumu atbildēt patstāvīgi, ņemot vērā ražošanas specifiku un nosakot savu rīcību. Var gadīties, ka vadītājs pats varēs uzraudzīt darbinieku darba laika uzskaiti vai arī nolemt iecelt vai pieņemt darbā darbinieku, kura pienākumos ietilps šāda veida kontrole. Turklāt šie pienākumi ir jādokumentē: noteikti darba līgumā, rīkojumā vai papildu līgumā. Ja darbinieks izvairās no pienākumu pildīšanas, viņu var saukt pie administratīvās atbildības.
Ieraksti žurnālā tiek veikti ļoti īsi.
Darbinieka darba laika tabula nepieciešamajās ailēs ieraksta:
Tabulā var iekļaut papildu kolonnas: vieta, kur darbinieks devās, un darbā pavadītais laiks.
Jūs varat saglabāt šādu žurnālu trīs veidi.
1. metode.Žurnāls tiek aizpildīts katru dienu, ņemot vērā visus uzņēmuma darbiniekus. Šī metode ir piemērota, ja darba diena ir noteikta, piemēram, vispārpieņemtās 8 stundas.
2. metode. Nedēļas žurnāls. Ieteicams to paturēt, ja darbinieka darba laiks katru dienu ir atšķirīgs, bet nedēļā jārēķina noteikts (fiksēts) nostrādātais laiks. Šajā gadījumā darba nedēļas beigās tiek veikts jauns ieraksts.
3. metode. Attiecas uz uzņēmumiem, kur darbinieki strādā elastīgā grafikā. Šajā žurnālā ir redzams darbinieku darba laika apkopojums.
Uzņēmumiem, kas darbojas visu diennakti, kas nodarbojas ar ražošanu vai veic darbu ar specifisku darbības raksturu, vispiemērotākā ir 3. metode. Tā kā laika periods starp ierakstiem, kas reģistrē kopējo nostrādāto stundu skaitu, var svārstīties no viena mēneša līdz vienam gadam. Šīs uzskaites specifika ir tāda, ka tā spēj brīdināt vadību par Krievijas Federācijas Darba kodeksa pārkāpumiem, jo iespējamo apstrādi ierobežo likums (120 stundas gadā).
- Lielo uzņēmumu darbinieku tālmācības modeļi
Kā izveidot un uzturēt darbinieku darba laika uzskaites lapas
Varat izsekot nostrādātajām stundām, aizpildot darbinieka darba laika grafiku (t.i., darba laika uzskaiti).
Dokumentu, kurā ir dati par darbinieku, kurš strādā nepieciešamo stundu skaitu, sauc par “ Laika lapa" Papildus faktiskajam nostrādātajam laikam tas reģistrē datus par darba kavējumiem (dienu/stundu skaits un prombūtnes iemesls).
To var aizpildīt automātiski (datorā) vai manuāli. Tas ir pamats darbinieku algu aprēķināšanai.
Pārskata kartei ir Krievijas Federācijas Valsts statistikas komitejas (F-13) izveidota un apstiprināta forma. Tas izskatās kā tabula, ar kuru ērti strādāt programmā Excel: izveidot, aizpildiet un veiciet aprēķinus.
Darbinieka darba laika uzskaite sastāv no moduļi:
- “Uzņēmuma nosaukums” (lapas augšdaļā);
- “Sastādīšanas datums” un “Dokumenta numurs” (zemāk);
- “Pārskata periods” (ievadiet pārskata mēneša 1. un pēdējo datumu).
- 1.: Nē.;
- 2. un 3.: pilns vārds darbinieks, amats, personāla numurs;
- 4.: ierakstīt informāciju par caurlaidēm (pēc mēneša datumiem);
- 5. un 6.: nostrādāto dienu/stundu skaits pusmēnesī un mēnesī;
- 7. – 9.: dati par algu (kods, korespondentkonts utt.);
- 10.-13.: darba kavējuma iemesli.
Atskaites karti paraksta: darbinieks, kurš to sastādījis, personāla nodaļas darbinieks un nodaļas vadītājs.
Varam secināt, ka šī darbinieku darba laika uzskaites sistēma ir darbs, kas prasa atbildīgu pieeju. To veicot, nav pieļaujami aptuveni un neprecīzi dati un citas nepilnības, jo tas ietekmē uzņēmuma darbinieku atalgojumu.
Noteikumi darba laika uzskaites tabulu noformēšanai
- Pamatnoteikums attiecībā uz darba laika uzskaiti ir tāds, ka darba laika uzskaitei jābūt sastādītai uz papīra. Šis noteikums attiecas arī uz gadījumiem, kad tas tiek aizpildīts, izmantojot datoru.
- Darba laika uzskaite ir jāglabā uz veidlapām, kas atbilst stingri noteiktai veidlapai. Darba laika uzskaite ir jāatver katru mēnesi (mēneša 1. datumā).
- Pirms maksājumu veikšanas (avansa maksājums, alga) grāmatvedībā jāiesniedz darba laika uzskaite.
- Visiem darbiniekiem ir jābūt personāla numuram, kas tiek piešķirts, pieņemot darbā.
- Mēneša beigās darba laika uzskaite ir “slēgta”. To dara, saskaitot katra darbinieka faktisko nostrādāto laiku.
Laika uzskaites automatizācija: kā izvēlēties pareizo sistēmu
Uzņēmumi aug, palielinot darba apjomu, un attiecīgi palielinās tajos iesaistīto darbinieku skaits. Tas liek vadītājiem aizdomāties par to, ar kādām automatizētām darbinieku laika vadības sistēmām var atrisināt vismaz vienu ikdienas uzdevumu.
Kādas ir automatizācijas priekšrocības
Pirmkārt, automatizācija ļaus vadītājam ātri reaģēt uz darbinieka prombūtni. Viņš varēs vieglāk orientēties situācijā un koordinēt ražošanas uzdevumus, ņemot vērā klātesošos strādniekus. Šādas darbinieku darba laika uzraudzības sistēmas ir visērtākās lielos uzņēmumos, kur ir grūti veikt vizuālo kontroli. Turklāt šāda pieeja kontrolei var uzlabot darbinieku darba kvalitāti. Zinot, ka viņa tiešsaistes aktivitātes un darba produktivitāte ir apskatāma, darbinieka uzmanību nenovērsīs tādi sveši faktori kā sociālie tīkli vai interneta spēles. Darbinieks centīsies pavadīt savu darba laiku pēc iespējas efektīvāk.
Ar šādas kontroles sistēmas palīdzību ir iespējams aprēķināt darba samaksu darbiniekiem. Lai to izdarītu, vadītājam būs jāizveido aprēķinu noteikumi, bet sistēma paveiks pārējo (aprēķinās nostrādāto laiku, atņem nokavējumu un laiku prom no darba). Ļoti ērti, ja rodas tāda nepieciešamība (piemēram, darbinieka prombūtne komandējuma dēļ) var koriģēt kopējo summu.
Kā izvēlēties laika un apmeklējuma sistēmu
Izvēloties darbinieku darba laika uzraudzības sistēmu, jums jāpievērš uzmanība sekojošajam kritērijiem:
- Sistēmas specializācija. Piedāvātās uzskaites un kontroles sistēmas ļoti atšķiras viena no otras. Pamatojoties uz viņu specializāciju un risināmajiem uzdevumiem, tās var definēt kā “spiegu sistēmas”, “darbinieku produktivitātes analīzes sistēmas” un “personiskās analīzes sistēmas”.
- Laiks ņemts vērā. Kad darba devējs uzstāda automatizētu kontroles sistēmu, viņš parasti vēlas redzēt, cik produktīvi darbinieki pavada savu darba laiku, lai varētu uzraudzīt darbinieku un uzņēmuma darbību kopumā. Ir sistēmas, kas var izplatīt programmas un vietnes, identificējot produktīvu un neproduktīvu atsevišķu darbinieku. Pēc šādas sistēmas darbības vadītājs varēs redzēt, cik efektīvi tiek izmantots darbinieka darba laiks un cik procentu laika tiek pavadīts bezmērķīgi.
- Statistika. Lielo uzņēmumu vadītājiem ir svarīgi ņemt vērā ne tikai konkrēta darbinieka, bet arī visas nodaļas produktivitāti. Ir svarīgi, lai izvēlētā programma darbotos pēc iespējas ātrāk, neaizņemot daudz laika ne no parastajiem darbiniekiem, ne no vadītājiem. Protams, priekšnieku interesē kopējais darba rezultāts, kuram nepieciešama informācija par struktūrvienībām. Tas attiecas arī uz programmatūras grupām: nav svarīgi, cik daudz laika un ko darbinieks spēlēja, svarīgi ir tas, cik daudz laika tiek pavadīts tiešsaistes izklaidei.
- Ziņošana par pārkāpumiem. Ne vienmēr vadītājam ir iespēja pārbaudīt darbinieka darba laiku, izlasot kontroles sistēmas sniegtās atskaites, taču viņš vienmēr var atrast laiku, lai pārbaudītu e-pastu. Tāpēc būtiska sistēmas priekšrocība būs tās iespēja nosūtīt ziņojumus par pārkāpumiem uz pārvaldnieka e-pastu. Ja šādi paziņojumi netiek saņemti, darbs norit normāli.
- Ekrānuzņēmumi. Ir tāda veida vadītājs, kurš vēlas izveidot pilnīgu kontroli savā uzņēmumā. Kā vienu no pārbaudes metodēm viņi izmanto programmu, kas uzņem ekrānuzņēmumus vai pārtver korespondenci. Šādai kontrolei nav pozitīvas ietekmes uz darbinieku motivāciju, turklāt dažkārt tiek pārkāptas Krievijas Federācijas konstitūcijā darbiniekam piešķirtās tiesības. Šāda pieeja darba produktivitātes novērtēšanai nevar atvieglot darbu ne vadītājam, ne darbiniekam. Lietojot to, automatizācijas process palēninās, un aktivitātes monitoringa kvalitāti ietekmē subjektīvs notiekošā novērtējums. Bet tomēr šis kritērijs ir diezgan populārs, tāpēc mēs to pieminam.
- Personāla materiālā motivācija: 4 efektivitātes uzlabošanas līmeņi
Populāras darbinieku laika uzskaites programmas
- StaffCounter– produktivitātes noteikšanas sistēma.
Šī ir darbinieku laika uzskaites sistēma, kas darbojas pēc datora uzraudzības principa. Tas ir vērsts ne tikai uz kontroli, bet arī uz darba ražīguma palielināšanu. Programma dod iespēju izsekot, ko un cik daudz dara darbinieks, kurš strādā pie datora. Tas parādīs apmeklētās vietnes, izmantotās programmas, saziņu Skype utt. Visa informācija tiek glabāta "mākonī", kuram ir piekļuve tikai stingri noteiktiem lietotājiem. Informācija par mākoņserveri tiek atjaunināta ik pēc 10 minūtēm un tiek glabāta vienu mēnesi. Ja kontroles sistēmu izmanto 10 vai mazāk darbinieku, tad tā ir bez maksas. Ja ir vairāk darbinieku, tad jāizmanto maksas versija (3 USD mēnesī par katru darbinieku).
- Kickidler– darbinieku izsekošanas sistēma.
Šī programma ir piemērota vadītājiem, kuri vairs nezina, kā piespiest darbiniekus pildīt savus pienākumus atbildīgi un ir izmēģinājuši gandrīz visas darbinieku prēmēšanas un sodīšanas metodes. Kickidler var palīdzēt šiem vadītājiem, jo tas video ieraksta to, ko darbinieks redz savā ekrānā visas darba dienas garumā, ģenerē un saglabā šo informāciju serverī. Turklāt Kickidler ļauj reāllaikā redzēt darbinieku darbības pie datora no jebkuras ar internetu aprīkotas vietas. Šī sistēma noder arī IT dienestam, lai uzraudzītu datoru darbību, un, ja kaut kas salūzt, ir vieglāk noskaidrot bojājuma cēloni. “Jautājuma” cena par viena datora apkalpošanu ir 300 rubļu mēnesī.
- Biotrack– grāmatvedības sistēma, kas paredzēta uzņēmumiem bez datora.
Pieņemsim, ka esat restorāna direktors. Protams, jūsu darbinieku darbs nav saistīts ar darbu pie datora. Kā labāk kontrolēt darbinieka darba laiku? Uzstādīt turniketu un ieviest plastikāta kartes? Iecelt darbinieku, kurš veiks kontroli, atzīmējot manuāli veikto darbu? Tas nav praktiski. Biotrack ir mākoņpakalpojums, kuru ir ērti uzraudzīt, izmantojot pie ieejas uzstādīto biometrisko termināli vai Android planšetdatoru. Starp citu, Android planšetdatora instalēšanas iespēja ir ne tikai ērta, bet arī ekonomiska. Varēsi netērēt naudu biometriskā materiāla iegādei (2000$), bet gan instalēt pavisam parastu planšetdatoru, lejupielādējot tajā Timepad aplikāciju. Pakalpojuma izmaksas ir no 29 USD mēnesī 11 darbiniekiem. Darbinieki varēs reģistrēties, izmantojot NFC kartes, QR vai PIN kodus.
- Yaware.Mobile– mobilā darbinieku uzraudzības sistēma.
Yaware ir diezgan populārs pakalpojums, kas specializējas to darbinieku darba laika uzraudzībā, kuri strādā birojā ar datoru. Pieņemsim, ka darbinieki savas darbības specifikas dēļ pastāvīgi ceļo. Tad, lai kontrolētu darbinieka darba laiku, tas ir ideāli piemērots jums mobilā lietotne Yaware.Mobile, kuru izlaida Yaware operētājsistēmai Android. Šī aplikācija ir instalēta darbinieka viedtālrunī, un tā fiksē darbinieka darbības, izmantojot GPS (kustības, zvanus, īsziņas utt.). Vadītājam vai administratoram ir iespēja uzraudzīt darbinieka darbības (gan reāllaikā, gan vēlāk). Tas palīdz izprast konkrēta mobilā darbinieka zemās darbības iemeslus. Savukārt darbinieki, zinot par instalēto aplikāciju, racionālāk izmantos savu darba laiku un uzņēmuma viedtālruni. Pakalpojums vienam darbiniekam mēnesī maksā 380 rubļus.
- Yaware.Online– dienests, kas kontrolē virsstundu darbu.
Pakalpojums, kas paredzēts darbinieku darba laika uzraudzībai. Yaware.Online ir izstrādājis divu veidu pārskatus uzņēmumu vadītājiem. Viens no tiem “Uzkavēšanās vēlu pēc darba” ļauj izsekot darbinieka darbībām pie datora pēc pamatdarba laika beigām. Otrais veids, “Darbinieku aktivitātes”, ļauj priekšniekam izsekot disciplīnas pārkāpumu gadījumiem. Tas ģenerē informāciju par darba laika izlietojumu (nostrādātais laiks un tā produktivitāte, kavēšanās, priekšlaicīga aizbraukšana utt.).
- Kā pareizi vadīt interviju: soli pa solim instrukcijas
Ekspertu viedoklis
Laika uzskaites programma tika izvēlēta konkursa kārtībā
Pēteris Ļebedevs,
Ekonomikas un finanšu direktors uzņēmumā ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzeržinska
Mēs nevarējām atrast piemērotu funkcionalitāti starp tirgū piedāvātajiem produktiem, un sazinājāmies ar uzņēmuma galveno biroju. Tas, ko mums tur piedāvāja, vairāku iemeslu dēļ (tehnisku, finansiālu vai juridisku) neatbilda tam, ko vēlējāmies iegādāties.
Šī neveiksme mums radīja ideju izveidot savu produktu, kas pilnībā atbilstu mūsu prasībām. Kontroles nodaļas speciālisti izstrādāja tehniskās specifikācijas un aprakstīja mūsu sistēmas funkcijas. Darba uzdevumi tika saskaņoti dažādos uzņēmuma vadības līmeņos, pēc tam tika veiktas noteiktas korekcijas. Pēc tam rīkojām konkursu, kurā izmantojām darba uzdevumu kā programmatūras produkta specifikāciju. Kandidātus vērtēja pēc šādiem kritērijiem:
- īstenošanas laiks;
- programmas izmaksas;
- nosacījumi turpmākai apkalpošanai;
- papildu investīcijām (iekārtu, licences, servera u.c. iegādei) nepieciešamo summu.
Uz mūsu pieprasījumu atbildēja četri uzņēmumi. Pēc rūpīgas piedāvātā produkta izpētes un analīzes mēs izvēlējāmies uzņēmuma LAD piedāvāto iespēju. Viņu programma spēj uzraudzīt darbinieka darba laiku, pamatojoties uz 1C: Document Flow, un uzņēmums mums piedāvāja visizdevīgāko cenu. Turklāt mēs uzskatījām par izdevīgi integrēt produktu ar 1C: Grāmatvedība 8 un 1C: Algas un personāla vadība. 2014. gada septembrī mēs sākām testēt sistēmas pirmo versiju, lai gan sākām to izveidot tā paša gada aprīlī.