Плюси та мінуси матриці ейзенхауера. Що таке матриця планування Ейзенхауера: суть, найкращий метод розміщення пріоритетів за критеріями. Перевірте ефективність матриці на практиці
У кругообігу життєвих подій дуже легко заплутатися. Дітей вчать правильно розподіляти свій час дорослі, які часто і самі відкладають все на потім. Як правило, це «потім» ніколи не настає. Всі заплановані відносини плавно відсуваються іншими і під кінець перетворюються на один суцільний ком з невирішених завдань.
Проблема найчастіше полягає у кількості справ, а нераціонально складеному графіці. Люди не приділяють належної уваги плануванню своєї діяльності. Адже витративши зовсім небагато особистого часу на навчання основ тайм-менеджменту, можна значно заощадити в майбутньому. Тоді в житті з'явиться місце не тільки для вічних проблем, а й для себе та своєї сім'ї. Однією з найпростіших та найефективніших технік планування є принцип Ейзенхауера.
У чому полягає суть техніки?
Принцип матриці Ейзенхауера полягає у грамотному розподілі завдань залежно від ступеня їхньої значущості. Вона допомагає розбити весь перелік справ на важливі та не важливі, термінові та не дуже. За допомогою матриці можна визначити той проміжок часу, який знадобиться на вирішення проблеми, адже щось вимагає більшої уваги, а деякі речі та п'ять хвилин, витрачених на них, не варті.
Щоб досягти успіху, потрібно слідувати певному алгоритму. Порядок дій залежить від пріоритетності завдань. Як правило, сконцентруватися на одній меті заважають різні фактори: особисті проблеми, оточуючі люди, звички та інше. Позбутися слабкостей і зосередитися лише на корисних діях може допомогти метод Ейзенхауера.
Як виник цей принцип, ким сформовано?
Обґрунтував описуваний принцип тайм-менеджменту тридцять четвертий президент Сполучених Штатів Америки Дуайт Девід Ейзенхауер. Політичний діяч жодне завдання було залишити невирішеною, отже намагався зробити свій графік якомога раціональнішим і оптимізованим. У результаті всі завдання Ейзенхауер перетворив на матрицю.
Сьогодні методом президента користуються і офісні працівники, і менеджери, і великі керівники. Це свідчить, що цей метод розподілу пріоритетів і справді дієвий і актуальний.
Що таке матриця Дуайта Ейзенхауера?
Квадрат Ейзенхауера (або принципи базується на побудові матриці. Основами матриці є вісь важливості (абсцис) і вісь терміновості (ордината). Їх взаємне перетин дає чотири квадрати, кожен з яких заповнюється завданнями, згідно з їх розподілом.
Так, спочатку варто визначитися, що є важливим, а що терміновим. Важливі відносини найбільшою мірою впливають на термінові завдання вимагають негайного виконання. У цілому ж утворюється картина, що дає повне уявлення про стан справ.
Матриця дозволить розставити правильні пріоритети - що може зачекати, а що не зазнає зволікань.
Що входить у квадрат А?
Перший квадрат, розташований у верхньому лівому кутку, називається квадратом А. У цей осередок записуються найважливіші і термінові завдання. В ідеалі цей квадрат повинен порожні, тому що раціонально розподілений час дозволяє уникнути наявності подібних справ в принципі.
До справ підвищеної важливості можна віднести:
- проблеми зі здоров'ям, що виникають, як правило, у самий невідповідний час;
- те, що може негативно відбиватися на результатах діяльності;
- справи, невиконання яких може призвести до нових проблем.
За наповненість цього квадрата відповідає самоконтроль людини. Адже якщо у осередку А щодня з'являються нові справи, принцип Ейзенхауера не допоможе. Тут слід звернутися до тайм-менеджменту в принципі, але для початку необхідно розібратися з усіма справами, які у найближчій перспективі заповнять квадрат А.
Незважаючи на найвищий пріоритет даного квадрата, можна передати вирішення проблем, що заповнюють осередок, комусь іншому. Але це тільки в тому випадку, якщо таке можливе, а відносини не вимагають обов'язково особистої участі.
Які завдання передбачає квардрат?
Ця частина матриці заповнюється щоденними справами. Як правило, сюди входить все те, що заслуговує на найбільшу увагу. Це важливі, але не термінові справи, більша частинаяких пов'язані з основний діяльністю людини. Невисока терміновість завдань дозволить не приймати раптових рішень, а конструктивний і розумний підхіддасть можливість виконати всі справи якісніше.
Діяльність людей, які в основному вирішують проблеми з квадрата, більш продуктивна. За хороших результатів праці таким людям вистачає часу на особисте життя, вони не відчувають постійних стресів. Даний квадрат складається із завдань, які мають невелике значення і, можливо, певною мірою повсякденні, але саме з них в основному і полягає діяльність людини.
Завдання з сектора сильно впливають як на моральний, так і на матеріальний стан. Це спорт, режим харчування, сну, навчальна та робоча діяльність - ті речі, без яких не обійтися, але їм зазвичай приділяють найменше уваги, пускаючи багато на самоплив.
Які справи входять у квадрат З?
У квадрат З входять ті справи, які наближають до заповітної мети, а, навпаки, гальмують події, відкладають виконання справді важливих завдань. Найчастіше вони вимагають термінових витрат часу, але відволікають та збивають із шляху. Тут важливо завжди пам'ятати про результати своєї діяльності та цілі і не перемикатися на другорядне.
У цей сектор можна сміливо включати домашні клопоти та дані комусь обіцянки. Загалом, це справи не так важливі, як термінові.
Що входить у квадрат D?
У людей, які не вміють правильно планувати час, справи із цього квадрата займають найбільшу кількість часу. Ці завдання скоріше можна назвати не проблемами, а приємними турботами, які не приносять абсолютно ніякої раціональної користі. Вплив квадрата D необхідно якщо не виключити, то спробувати хоча б зменшити.
Не варто замінювати відпочинок безцільним моніторингом соціальних мереж, переглядом телепередач або серіалів, пустою балаканею по телефону. Вільний час можна також провести з користю для себе та оточуючих: сім'ї, близьких та друзів.
Де використовується принцип Дуайта Ейзенхауера?
Описаний прийом розподілу завдань використовується як для раціоналізації часу. Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера застосовується, наприклад, визначення необхідних функцій торгових об'єктів. Поліпшення товару на всіх етапах життєвого циклуОтримало назву Цей принцип поєднує в собі економічні та технічні прийоми щодо визначення співвідношення властивостей товару з витратами на нього. Останні обов'язково повинні бути логічні та окупні.
У чому полягає принцип Ейзенхауера у ФСА, досліджували багато фахівців із країн із ринковою економікою: Франція, Німеччина, Великобританія, США. В результаті було виявлено, що для того, щоб визначити коло відповідних функцій об'єкта, важливо дотриматися пропорцій між їх необхідністю та вартістю. Принцип Ейзенхауера у ФСА полягає в аналізі товару та розподілі його властивостей за трьома категоріями:
- Категорія А. Головні чи основні функції: пряме призначення товару, забезпечення якого необхідно витратити більше коштів.
- Категорія В. Другорядні функції продукту, які є супутніми основним. Наявність таких доповнень вітається, але відсутність не надто впливає на продажі.
- Категорія С. Зайві функції, відсутність яких аж ніяк не позначиться на якості товару. Уникаючи витрат на доповнення, які не є необхідними, можна значно заощадити.
Практика застосування принципу Ейзенхауера
Абсолютно не обов'язково розподіляти завдання саме у вигляді матриці - у квадраті, але спочатку можна діяти саме так для забезпечення наочності. Зручно перетворювати стандартний на кілька списків або загальний план, де справи з різних квадратів виділені кольором. Так, наприклад, одночасно термінові та важливі завдання (квадрат А) можна записувати червоним чорнилом, важливі, але не термінові зеленим кольором(сектор В), неважливі, але термінові завдання (квадрат С) – синім, а чорним – неважливі та несрочні. У цьому ступінь важливості конкретної справи слід оцінити над розумі, саме на папері. Так завдання набувають форми, які виконання стає реальнішим.
Чому слід застосовувати цей метод?
Принцип може допомогти змінити своє життя щодо раціоналізації особистого часу. Використання даного методу дозволяє витрачати менше часу на виконання непотрібних завдань і займатися найперспективнішими справами, а також достатній час приділяти повноцінному відпочинку, уникаючи так званих пожирачів часу: телебачення, безцільного блукання просторами Мережі тощо.
Людина, яка застосовує у своїй повсякденній діяльності принципи тайм-менеджменту, не тільки успішніша за інших, згідно зі статистикою, але й здоровіша, тому що не відчуває постійних стресів, пов'язаних з перевантаженістю та постійними дедлайнами. (Принцип Ейзенхауера чи будь-який інший) допоможе оптимізувати свою життєву діяльність у всіх сферах.
Матриця Ейзенхауера – один із варіантів тайм-менеджменту, творцем якої є американський військовий та політичний діяч Дуайт Девід Ейзенхауер. Принцип її роботи полягає у розподілі всіх справ за чотирма групами, залежно від ступеня їх важливості.
Планувати за матрицею Ейзенхауера
Перше, чому потрібно навчитися у роботі з матрицею, – грамотно у справах. Вміти відрізняти важливе від термінового, не дуже термінове від неважливого.
Матриця часу ділиться на 4 квадранти, в яких є 2 осі важливості та стільки ж осей терміновості. У кожен із них вписуються справи та завдання, що допомагає наочно побачити пріоритетність кожного складового: що робити насамперед, що у другу тощо.
Шаблон матриці виглядає так:
Розглянемо кожен квадрант докладніше.
Важливі та термінові
Ідеальний тайм-менеджмент має на увазі, що цей квадрант буде порожнім. Це зумовлено тим, що при грамотному розміщенні пріоритетів та своєчасному виконанні справ завалу просто не буде. Це може бути нормально лише іноді, але незмінний хаос у справах – ознака неорганізованості.
Щоб уникати проблем із квадрантом «А», потрібно організувати грамотне планування в інших областях та виконувати точно всі пункти. Однак, якщо необхідність його заповнення все ж таки виникає, то сюди вписуються:
- Справи, невиконання яких ставить під загрозу зриву досягнення мети.
- Завдання, невиконання яких сприяє появі життєвих труднощів та труднощів.
- Завдання, які безпосередньо пов'язані зі здоров'ям.
Не забувайте про . Часто буває так, що справи із квадранту «А» можна доручити іншій людині. Якщо таке можливе – скористайтеся цим правом.
Не забувайте про делегування обов'язків. Часто буває так, що справи із квадранту «А» можна доручити іншій людині.
Важливо, але не терміново
Найпріоритетніші справи та завдання розташовуються тут, тому йому потрібно приділяти максимум уваги. Це повсякденні заняття, терміновість яких не така висока, але вони все ж таки важливі. Фахівцями було помічено, що люди, які працюють саме з квадрантом «В», досягають у житті більшого успіху та досягають намічених цілей. Вони заробляють більше грошей та займаються улюбленою справою, від чого й щасливі.
Оскільки терміновість у справах відсутня – немає паніки, що робить підхід до виконання зваженим і розумним. Це у свою чергу сприяє високій ефективності та продуктивності. Проте не слід забувати, що невчасне виконання справ із квадранту «В» переміщує їх у квадрант «А».
Отже, до цієї зони вписуються всі поточні заняття, пов'язані з щоденними справами: основна діяльність, спортивні заняття, плани на день тощо.
Терміново, але не важливо
Заняття, які «лежать» в основі цього квадранта, як правило, є фактором, що відволікає. Їх виконання не несе в собі жодної корисності у плані досягнення цілей і не призводить до жодних результатів. Найчастіше вони лише заважають зосереджуватися на по-справжньому важливих справах та знижують загальну ефективність. Працюючи з матрицею головне – не сплутати відносини з квадрантів «А» і «З», інакше створиться плутанина пріоритетності справ.
В область «C» можна відносити справи, пов'язані з переговорами та зустрічами, які нав'язані кимось, зі святкуванням днів народження людей не дуже близького кола, домашній клопіт, який виникає раптово. Оскільки справи з цього квадранта лише гальмують і «крадуть» час, їм потрібно приділяти мінімум часу.
Не терміново і не важливо
Від справ, які поміщаються у цей квадрант, немає жодної користі. Ними потрібно займатися в останню чергу. Навіть якщо ви не займатиметеся ними зовсім, то від цього буде тільки краще. Проте зважати на такі справи необхідно, як кажуть, ворога треба знати в обличчя. Це щонайменше «пожирачі» корисного часу, яких варто позбавлятися.
Від справ, які поміщаються в квадрант «D», немає жодної користі.
Але найцікавіше, що справи саме із цього квадранта дуже приваблюють людей. Тут найприємніше і найпростіше, над чим не потрібно трудитися. Вони розслаблюють і приносять задоволення. Приємне проведення часу робить проблематичною відмова від них.
Сюди вписуються телефонні розмови з друзями та родичами, просиджування в соціальних мережах, інтернет-серфінг, комп'ютерні ігриперегляд телепередач, тусовки в клубах.
Звичайно, відпочинок для продуктивної роботи важливий, як і кисень для людини, але він також має бути корисним. Замість просиджування цілими вихідними на дивані влаштовуйте виходи та виїзди на природу, розробіть план активного відпочинку, це, до речі, допоможе зміцнити здоров'я. Прочитайте пізнавальну або просто цікаву книгу, на яку раніше не було часу, це спонукає розум.
Контролюючи своє життя, пам'ятайте, що відпочинок також має бути запланований. Неприпустимо, щоб він був спонтанним. Але й не зневажайте їх. Це може призвести до затяжного неробства, оскільки перевтома ще нікому на користь не йшло. Тут доречне правило: "Справі час - потіху годину".
Приклад розкладу на кожен день може мати такий вигляд:
Можна розкреслити листи самостійно або завантажити готові бланки з Інтернету.
Розподіл пріоритетів
Спочатку, з незвички, буде проблематично визначити терміновість і важливість кожної справи, але кінцевий підсумок того вартий. Спробуйте використати таку вправу:
- Накресліть таблицю з колонками: № п/п, справа, терміновість, важливість. Кількість рядків регулюйте самостійно залежно від довжини списку.
- У другий стовпець «справа» впишіть усі завдання та справи, якими ви зазвичай займаєтесь.
- Після цього переходьте до їх оцінки: наскільки кожне заняття важливе або термінове.
Щоб це було простіше, використовуйте такі критерії важливості, ставлячи запитання до кожної справи:
- Виконання цього завдання необхідне досягнення моєї ключової мети (Так – значить, важливо; Ні – неважливо).
- Невиконання справи тягне за собою серйозні наслідкидля поточної діяльності (Так – важливо; Ні – неважливо).
Критерій терміновості:
- Якщо завдання не виконати зараз, вона втрачає свою актуальність (Так – термінова; Ні – несрочная).
Цей інструмент розташування пріоритетів значно спростить весь процес роботи. Пройшовши через таке дослідження, ви виявите, скільки часу до цього моменту марнували і скільки, виявляється, корисного вивільняється.
Чи не втратите.Підпишіться та отримайте посилання на статтю собі на пошту.
У нескінченному потоці повсякденних справ з легкістю можна заплутатися, адже з кожним днем їх дедалі більше. Незавершені вчорашні справи стають сьогоднішніми, а те, що ми не встигли зробити сьогодні, автоматично перекладається на завтрашній день. У результаті всіляких справ може накопичитися стільки, що потім не розбереш: що зроблено, що в процесі, а що тільки чекає свого часу.
Такі чи докладні ситуації найчастіше відбуваються у людей, які не приділяють належної уваги процесу планування своєї діяльності. Звичайно, адже навичкам не навчають у школі, а багато батьків та інших людей, які виступають у процесі нашого розвитку в ролі вихователів, нерідко й самі до ладу не вміють планувати свою діяльність, хоча в цьому немає зовсім нічого складного. Просто належної уваги цьому не приділяється.
Однак на сьогоднішній день існує чимало відмінних технік планування, що дозволяють навчитися раціонально використовувати свій тимчасовий ресурс та отримувати з цього процесу максимальну вигоду для себе. Але в цій статті ми не розглядатимемо всі ці техніки, а наведемо в приклад лише одну, яка відрізняється своєю простотою та ефективністю. Ця техніка називається "матрицею Ейзенхауера".
Матриця Ейзенхауера - це один з найпопулярніших інструментів тайм-менеджменту, який використовується безліччю людей по всьому світу: від звичайних працівників за наймом та менеджерів середньої ланки до керівників великих фірм і відомих на весь світ корпорацій. Основоположником цієї матриці є 34 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Як нескладно здогадатися, ця людина була дуже зайнята і повинна була виконувати безліч справ, пов'язаних зі своєю діяльністю. З цієї причини він оптимізував свій робочий графік і список виконуваних завдань. Підсумком його досліджень і стала матриця.
Сенс матриці Ейзенхауера полягає, головним чином, у тому, щоб навчитися грамотно розподіляти всі свої справи, відрізняти важливе від термінового, не термінове від найменш важливого, а також максимально скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає жодних істотних результатів. Давайте поговоримо про те, як все це працює на практиці.
Суть матриці Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера є чотири квадранти, основою яких служать дві осі - це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). У результаті виходить, кожен квадрант відрізняється своїми якісними показниками. У кожен із квадрантів записуються всі завдання та справи, завдяки чому утворюється гранично ясна та об'єктивна картина того, чим слід зайнятися насамперед, чим – у другу, а чим взагалі займатися не варто. Все це досить просто, але дати кілька пояснень зайвим не буде у жодному разі.
Квадрант A: важливі та термінові справи
При ідеальному плануванні цей квадрат матриці повинен залишатися порожнім, т.к. поява важливих та термінових справ є показником неорганізованості та припущення завалу. Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через властиву їм лінощі і неправильне розміщення пріоритетів. Звичайно, іноді подібні справи можуть з'являтися у кожної людини, але якщо це відбувається щодня, саме час звернути увагу на .
Отже, виникнення справ у квадранті A слід уникати. А для цього потрібно лише вчасно виконувати пункти решти квадрантів. Але якщо в перший квадрант щось все ж таки і варто вписувати, то це:
- Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставленої мети
- Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів та неприємностей
- Справи, які стосуються здоров'я
Важливо також пам'ятати, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що при появі у вашому квадранті A справ, які можна кому-небудь доручити, цією можливістю слід неодмінно скористатися для того, щоб якнайшвидше врегулювати інші важливі та термінові справи.
Квадрант B: важливі, але не термінові справи
Другий квадрант заслуговує на найбільшу увагу, т.к. справи, що у ньому, є найбільш пріоритетними і перспективними, і саме з них повинні складатися повсякденні завдання будь-якої людини. Помічено, що люди, які займаються переважно справами цього квадранта, досягають у житті найбільших успіхів, Просуваються по службі, заробляють більше грошей, мають досить вільного часу і живуть щасливим та насиченим життям.
Зверніть увагу також і на те, що відсутність терміновості дозволяє підходити до вирішення будь-яких завдань більш обдумано та конструктивно, а це, в свою чергу, дозволяє людині розкривати свій потенціал повною мірою, самостійно продумувати всі нюанси своєї діяльності та керувати тимчасовими рамками своїх справ. Але тут, крім усього іншого, слід пам'ятати, що справи, що знаходяться в квадранті B, якщо їх не виконувати своєчасно, можуть легко потрапити в квадрант A, ставши ще більш важливими і потребують якнайшвидшого виконання.
Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати в квадрант B всі поточні справи, пов'язані з основною діяльністю, планування та аналіз роботи, навчальні та , дотримання оптимального графіка та . Тобто. все те, з чого складається наша звичайна повсякденність.
Квадрант C: термінові, але не важливі справи
Справи, що знаходяться в цьому квадранті, здебільшого є такими, що відволікають і анітрохи не наближають людину до намічених результатів. Нерідко вони просто заважають зосередженню на важливих завданнях і знижують ефективність. Головне при роботі з матрицею - не переплутати термінові відносини з квадранта C з терміновими справами з квадранта A. Інакше утворюється плутанина і те, що має бути виконане в першу чергу, залишається на другому плані. Завжди пам'ятайте про своїх і вчитеся відрізняти важливе від другорядного.
До справ квадранта C можна віднести, наприклад, нав'язані ким-небудь із боку зустрічі або переговори, святкування днів народження не дуже близьких людей, раптово виниклі клопоти по дому, усунення не життєво важливих, але потребують уваги відволікаючих факторів (розбилася ваза, зламалася мікрохвильова пекти, перегоріла лампочка і т.п.), а також інші всілякі справи, які не просувають вас вперед, а тільки гальмують.
Квадрант D: не термінові та не важливі справи
Завдання, що стосуються останнього квадранту, не приносять ніякої користі. У багатьох випадках корисно не лише займатися ними в останню чергу, а й не займатись ними взагалі. Хоча знати про них неодмінно необхідно, т.к. саме вони є «пожирачі часу».
Цікава і ще одна особливість справ з цієї групи: вони є дуже привабливими для багатьох людей - ці справи прості у виконанні і приносять задоволення, дозволяють розслабитися і приємно провести час. Тому й протистояти спокусі ними позайматися буває досить проблематично. Але робити це обов'язково треба.
У квадрант D можна записати такі справи як розмови по телефону з друзями про щось несуттєве, непотрібне листування або проведення часу в соцмережах, перегляд серіалів та різних «отупляючих» телепередач, комп'ютерні ігри тощо. Звичайно, відпочивати і якось розважати себе періодично повинна кожна людина, але для цього існують і цікавіші та розвиваючі способи: читання, відвідування спортзалів та басейнів, поїздки на природу тощо. Якщо ж повністю позбавити себе від заняття справами з квадранту D не вдається або не хочеться, то потрібно відкласти їх виконання хоча б до того моменту, коли справи з квадрантів B і C будуть виконані, а час, який приділятиметься справам квадранту D, має бути зведено до мінімуму. Тут буде доречним всім відоме прислів'я: «Справі час, потіху — година».
Як тільки ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчитеся грамотно розподіляти всередині свої справи, ви помітите, що у вас з'явилося досить багато нового вільного часу, ви встигаєте все робити своєчасно і без поспіху, всі ваші справи в порядку, цілі досягаються одна за одною, а самі ви практично завжди знаходитесь в гарному настроїі бадьорому настрої. Вся справа в організованості та зібраності. Напевно, ви й самі час від часу помічаєте, що неорганізовані люди завжди перебувають у кругообігу якихось незрозумілих справ, вони постійно зайняті чимось безглуздим, але «дуже важливим», вони виглядають втомленими і роздратованими. Відмінних рисможна навести безліч. Але важливо не це, а те, що якщо ми з вами не хочемо мати подібних результатів, то й ми повинні діяти інакше. А саме: ми маємо бути організованими, чітко розуміти, чим і коли нам потрібно займатися, і для чого ми все це робимо. І матриця Ейзенхауера для цього чудово підходить.
Ми бажаємо вам удачі та успішного оволодінняновим навичкою!
Матриця Ейзенхауера – спосіб правильного планування свого часу та зусиль, що знайшов найширше застосування у всьому цивілізованому світі. Він заснований на тому, що у певну таблицю, розграфлену особливим чином, вносяться необхідні для виконання справи. Вони можуть стосуватися професійної, сімейної чи господарської сфери. При вивченні в такому розрізі стає зрозуміло, потім потрібно звернути увагу насамперед.
Матриця Ейзенхауера, як інструмент розміщення життєвих пріоритетів, дуже важливий для сучасної людини. Оскільки перед ним у коротку одиницю часу стоїть відразу безліч важливих справ, йому потрібно вміти правильно визначити, за яку слід взятися в першу чергу.
Сутність методу розміщення пріоритетів
З самого початку всі завдання для людини виявляються рівними і лише дослідження їх за допомогою Матриці Ейзенхауера дозволяє виявити найголовніші. Подібний графік важливий, щоб не гаяти часу на виконання нетермінових справ. Саме це і дає можливість стати більш щасливим та успішним.
Якщо повноцінно освоїти принцип користування таблицею, питання інтервалів між завданнями, що виникають протягом дня, буде вирішуватися саме собою.
Якщо робочому місці виникає безліч справ, які слід вирішувати практично одночасно, то в такий спосіб варто навчитися користуватися досконало. Якщо те, що хоче начальник, те, що потрібно клієнтам і фінансові складові будуть розподілені по спеціальних відсіках таблиці, то менеджер ніколи не відчуватиме стресу.
Принцип Матриці Ейзенхауера дає можливість так скласти свій робочий графік, то справи та доручення начальства не накладатимуться один на одного. Всі проблеми розподіляються в залежності від їх реальної значущості для самої людини та для тимчасового фактора. Тому для кожної з них передбачено спеціальний осередок.
Графік є чотири відсіки, обмежених двома осями важливості і терміновості. У них заносяться всі необхідні завдання та аналізуються за допомогою наявних інструментів. Такий метод є нескладним, тому що в такому ракурсі дуже швидко стає зрозумілим, які пріоритети є першочерговими.
Основними цілями створення Матриці стали:
- вибір головних;
- розстановка життєвих цілей;
- скорочення часу на непотрібні завдання;
- планування свого робочого графіка;
- розподіл справ щодо їх терміновості;
- фіксування на головному;
- вміння відокремлювати основне від другорядного;
- дотримання дедлайну;
- дисципліна;
- економія часу;
- відсутність поспіху;
- раціоналізація свого дня;
- здійснення задуманого та ін.
Матриця включає чотири квадрати, куди заносяться дані. Передбачається виконання будь-якої справи, завдання чи довгострокової мети. Її розподіляють за складовими: A, Що містить важливі та термінові завдання. Bвключає дійсно важливі пункти, але не термінові, що підлягають відкладенню. Змає на увазі термінові речі, але не надто важливі. У принципі ними можна знехтувати. Dрозглядає цілі, які є ні важливими, ні терміновими. Вони взагалі не дуже потрібні.
Не слід, звичайно, забувати про дозвілля, щоб відпочити від купи справ. Але і його потрібно так розподілити в проміжку доби, щоб він перетворився на приємне проведення часу, а не на нервову напругу. Якщо правильно розподілити пріоритети, то з'явиться можливість і для прогулянок, і для шопінгу, і спілкування з близькими, і для культурних заходів.
Загальний принцип будови Матриці Ейзенхауера
Для початку варто вибрати якусь конкретну справу та постаратися так проаналізувати її, щоб вона точно підійшла до певної графи таблиці.
Це може бути будь-що:
- відвідування стоматолога;
- заняття спортом;
- косметологічні процедури;
- приготування вишуканої страви;
- побачення;
- тренінг чи нарада у начальства;
- урок музики у дитини;
- спілкування з дітьми;
- малювання чи танці тощо.
Бажано так розмістити всі основні складові за відповідними відрізками, що вони залишаться в планах, але займуть належне їм у розташуванні пріоритетів місце. Відповідним чином можна розподілити свої зусилля у їх виконанні.
Якщо розглядати все більш докладно, виходить такий варіант.
1 – А. Заповнюється в останню чергу коли менш важливі справи вже вписані в інші області. Така графа має містити найважливіші професійні завдання; спішне здійснення цілей, які не здійсняться, якщо не врахувати фактор часу; основні цілі; те, що поставить під загрозу життєво важливі складові; проблеми, що загрожують стану здоров'я, свого чи чужого.
2 – В. Сюди входить те, що є повсякденними завданнями. Якщо їх не виконати, то ефективність спільної діяльностізначно знизиться. Більше того, здатні виникнути серйозні труднощі, внаслідок появи яких доведеться відкласти всі інші справи. Важливі цілі виконуються першими, його слідують термінові. Вони стосуються здоров'я, професійних завданьта фінансових потреб.
3 – З. У таку область вписується те, що варто зробити терміново, але не обов'язково зараз. Якщо відкласти на час виконання подібних планів, то обставини можуть навіть покращити або прояснити додаткові дані. На даний момент існують найважливіші і термінові цілі. Якщо ними знехтувати, то решта вже матиме мале значення.
4 – D. Цей квадрат, як і А, є тим, що залишається після заповнення інших клітин. Сюди заносяться не надто важливі справи, які взагалі допускається не робити чи виконувати в останню чергу. Якщо взятися за них із самого початку, то виникне затор із нагальних проблем.
Застосування Матриці Ейзенхауера у житті
Щоб зрозуміти, як саме потрібно використовувати Матрицю, слід проаналізувати основні складові людського життя.
- Професійні відносини.Вони вносяться до найтерміновіших і найважливіших цілей. Звичайно, вони заносяться в квадрат А. Потрібно продумати, чи здатне на даний момент щось стати більш важливим, наприклад, надання комусь невідкладної допомоги. Якщо ні, то вони виконуються насамперед. До них відносяться основні завдання, які не можна відкласти на потім, оскільки така зневага здатна призвести до негативних наслідків. Якщо є бажання все встигнути, спочатку необхідно внести всі складові саме в цей квадрат. Він майже повністю має бути заповнений трудовими обов'язками. Тим не менш, вони не нашаровуються один на одного, а вибудовані в строгому хронологічному порядку від справді найважливіших справ, від яких діяльність компанії до несрочних доручень начальства.
- Сімейні відносини.Вносять у В. Така річ дуже важлива, але, поки не буде зроблено роботу, займатися нею не потрібно. Тим більше незрозуміло, скільки часу вона може забрати. Тому такі важливі пріоритети мають бути трохи зрушені у часі. Проте нехтувати ними не можна. Особисте життя одна із найважливіших сфер існування людей. Тому краще відкласти на потім щось менш термінове, але постаратися порозумітися з чоловіком. Настрій, що покращився, дозволить набагато швидше і ефективніше впоратися з іншими справами.
- господарювання.Слід занести до пункту С. Подібні речі здатні зробити чоловік, діти чи свекруха. Це, безумовно, справа, що стоїть, але виділяти на неї час, нехтуючи всім іншим, навряд чи бажано. Можна зробити його самостійно, але в останню чергу. Якщо ж у будинку зовсім нічого є, то близькі сходять у кафе або самі щось приготують. Найкраще запланувати такі справи заздалегідь або, крайньому випадкувзагалі від них відмовитися. Вони в даному випадку відволікають від дійсно невідкладних цілей і стають великою перешкодою, якщо поставити їх на перше місце. Вони не тільки заберуть багато часу, але змусять нервувати і постійно відриватися від процесу. Приготовлений делікатес закінчиться доганою від керівника або тяжкою сваркою з близькими. Більше того, жінка ризикує нажити собі зриву від підвищеного стресу. Тому справи такої категорії необхідно вміти чітко планувати.
- Приятельські зв'язки сміливо заноситься до D. Якщо поговорити з подругою по телефону не вдасться, нічого страшного не станеться. До того ж залишиться час на справді важливі речі. Не треба думати, що це абсолютно нетермінові та несуттєві справи. Вони здатні принести велику користь і навіть задоволення, якщо зробити їх свого часу. Дружба – дуже цінна, але вона не повинна завдавати шкоди роботі чи сім'ї.
Користуючись Матрицею Ейзенхауера, завжди можна встигати виконувати все вчасно.
Нею застосовують у всьому світі як основний інструмент для розміщення пріоритетів. Вона використовується і в менеджменті, і в мистецтві, і в сімейного життя, та у питаннях охорони здоров'я. Графік дозволяє так точно розподілити тимчасові відрізки, що на всі невідкладні справи залишається час, а людина до кінця дня не виглядати виснаженою і виснаженою.
Якщо правильно заповнювати всі квадрати Матриці Ейзенхауера, то можна не лише заощадити велика кількістьсил, але й стати цілком успішною особистістю, що нічого не залишає на потім і не зриває планів.
Подібний метод дозволяє так розподілити своє життя, що в ньому не залишається місця для стресів та зірваних планів. Він дає можливість виявити все невідкладне, щоб звільнити час для менш термінових справ.
Матриця Ейзенхауера – це корисна програма для керівників та тайм-менеджерів. Докладніше читайте у статті.
Якщо ви керівник, менеджер або навіть простий працівник, вам може знадобитися матриця Ейзенхауера. Це спеціальна таблиця, яка допомагає правильно розпланувати свій день. Докладніше читайте нижче.
Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера за критеріями, елементами: визначення з Вікіпедії, суть, вправа, інструменти
Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера- Таблиця, яка допомагає витратити час з користю. Адже іноді час іде просто в нікуди, і його не вистачає на невідкладні справи. Така матриця працює за критеріями, елементами, які є важливими чи не дуже. Це допомагає людині розподілити свої справи правильно, щоб усе встигнути. Визначення такої матриці у Вікіпедії немає, але є пояснення, що таке управління часом:
Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера
Суть інструментів цієї програми полягає в тому, щоб людина зрозуміла, які справи важливі і правильно розставив пріоритети. Такі вправи спочатку здаються складними, але потім людина звикає і вже складно працювати без цієї матриці.
Матриця часу, планування справ та розстановка пріоритетів Ейзенхауера
Матриця виглядає як чотири квадранти. Також у ній є дві осі:
- Вісь терміновості (по горизонталі)
- Вісь важливості (по вертикалі)
Кожен квадрант відрізняється за рівнем важливості та терміновості. У них треба записати свої справи, розподіляючи їх за важливістю та терміновістю. Так створюється ясне уявлення у тому, що треба зробити насамперед. Що треба робити, але можна відкласти. І що робити краще не треба. Все це й зрозуміло.
Матриця Ейзенхауера, найкраща програма для керівника, головна справа дня - шаблон, картинка: приклад розподілу важливих термінових справ, якому квадранту найбільше приділяти увагу?
Як говорилося вище, матриця Ейзенхауера– це найкращий метод результативної організації часу, який допомагає виконувати та добиватися швидких та необхідних результатів. Вона складається з 4 квадранти, кожен із яких позначається різними завданнями на певний день. Така програма для керівника просто незамінна. З її допомогою він може виділити головну справу дня та приділяти йому більше уваги, не відкладаючи і не забуваючи про важливе. Ось приклад картинка такої матриці:
Матриця Ейзенхауера, програма для керівника, головна справа дня
Варто знати:Найголовнішим при складанні матриці є розподіл на термінові та важливі завдання.
Якому квадранту найбільше приділяти увагу? Ось характеристика 4 квадрати:
Квадрант А (терміново та важливо)
- Невиконані термінові справи, які можуть спричинити погіршення стану здоров'я.
- Ігнорування виконання цих справ може спричинити неприємності, депресію та кризу.
- Якщо відносини з цього квадранта відкладаються потім, тобто можливість неможливого досягнення кінцевих цілей.
Квадрант В (не терміново та важливо)
- У цей квадрант потрібно вписувати важливі відносини, які вимагають термінового виконання.
- Якщо справи в квадранті виконуються швидше ніж у квадранті А, то це означає, що людина на шляху до фінансової стабільності та успіху.
- Необхідно вирішувати справи щодня.
Квадрант С (терміново і не важливо)
- Поява термінових, але не важливих справ слід передбачити.
- При складанні квадранта не потрібно поспішати з розподілом справ.
Квадрант D (не важливо та не терміново)
- Необхідно вносити справи, які приносять задоволення та комфорт під час виконання.
- Не ігнорувати перелік справ, а виконувати їх у міру надходження.
Ось шаблон, приклад розподілу важливих термінових справ для керівника:
- Справи виду А. Справи, які потрібно обов'язково виконати самому керівнику протягом дня.
- Справи типу В. Сюди входять саморозвиток та навчання співробітників. Наприклад, проведення нарад на початку робочого дня.
- Справи типу С. Справи розподіляються між підлеглими. Керівник контролює виконання.
- Справи типу D. Виконання не є обов'язковим, але якщо завдання з цього квадранта будуть виконані, то керівник і колектив буде з радістю виконувати всі завдання, що залишилися.
Поради керівнику щодо складання справ за матрицею Ейзенхауера:
- Необхідно навчити свій колектив працювати за цією матрицею.
- Встановити контроль за виконанням всіх поставлених завдань.
- Чи не перевантажувати підлеглих великим переліком завдань. Найкраще розподіляти їх на весь тиждень.
- Важливі справи слід виконувати першу половину дня, коли переважає активність.
- При виконанні справ необхідно з усією серйозністю підходити до них.
- При виконанні завдань необхідно зосередитись на одній сфері. Мультизадачність призведе до неможливості досягти успіху.
Керівникам варто використовувати матрицю на своєму робочому місці, оскільки це один з найкращих способівдосягти потрібного результату та успіху.
Матриця Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів для студента: завдання, excel
Матриця Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів для студента
Нестача часу – ця ситуація знайома більшості студентів. Сесія, дипломні - все це так не хочеться робити і учні просто тонуть у прокрастинації. Але матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів допоможе контролювати свій час і не отримати відрахування. Ось поради та завдання:
- У перший квадрант потрібно додати справи, які відкласти просто неможливо. Щось дуже термінове. І якщо це «щось» не зробити, то буде повний провал (відрахування). Приклади: підготовка до іспитів, домашні завдання.
- У другій квадрант можна додати справи, які дуже термінові, але обов'язково треба зробити. Приклади: захист диплома
- Третій квадрант повністю присвячений не важливим, але терміновим справам. Ці справи зазвичай нав'язані родичами чи друзями. Приклади: сходити на День народження друзів, батьків (далеких родичів), допомогти другові з якоюсь незначною роботою.
- Останній квадрант. У нього слід додати справи, які робити взагалі бажано, вони лише забирають час і знижують продуктивність. Приклади: перегляд відео на Ютубі (це заняття може затягнутися на весь день та заважає навчанню), комп'ютерні ігри (теж дуже витрачають цінний час студента) та постійна перевірка соцмереж.
Насамперед завжди потрібно виконувати справи із термінового квадранта. І потім, справи із важливого, але не термінового квадранта. В останню чергу потрібно робити справи із термінового, але не важливого квадранта. Справами з останнього квадранта краще взагалі не займатись (особливо поки що не виконані справи з перших двох квадрантів). Розподілити справи зручно у документі Excel, створюючи звичайну таблицю із чотирма квадратами для запису.
Матриця Ейзенхауера: програма, дозволяє зробити це онлайн
Матриця Ейзенхауера: програма
За своєю природою матриця Ейзенхауерає двовимірним різновидом органайзера, що дозволяє максимально візуалізувати процес планування. В її основі лежать дві осі - вісь терміновості по горизонталі та вісь важливості по вертикалі, на кожній з яких нанесені по два поділи: терміново, не терміново і важливо, не важливо. Таким чином відбувається розподіл справ на чотири категорії (матриця складається з чотирьох квадратів). Слід зазначити зменшення якості по осях і напрямок вертикальної осі вниз.
Для планування справ було створено програму з алгоритмами матриці Ейзенхауера. Воно чудово реалізує наведений вище метод. Доступно для скачування за цим посиланням . Докладний описроботи програми:
- Квадрат A блакитного кольору- Важливо та терміново. Ідеальна робота має на увазі відсутність у ньому записів.
- Квадрат B червоного кольору- Важливо, не терміново. До нього потрапляють найперспективніші напрями діяльності. Для досягнення максимальної справи є пріоритетними.
- Квадрат C зеленого кольору- не важливо та терміново. Сюди потрапляє різноманітна рутина, що відволікає від наміченої мети. При можливості, ці справи слід доручити іншим співробітникам.
- Квадрат D жовтого кольору- Не терміново і не важливо. Тут містяться справи дуже приємні, але не приносять відчутного результату.
Завантажуйте програму, яка дозволяє планувати справи в режимі онлайн - зручно та просто.
Тайм менеджмент: метод "Матриця Ейзенхауера"
Матриця Ейзенхауера– інструмент тайм-менеджменту, який дуже популярний у сучасному світіі який використовують багато людей. Хто ж започаткував матрицю? Її творцем є Дуайт Девід Ейзенхауер. Ця людина сама по собі була діловою і досить зайнятою. Саме тому він оптимізував свій графік, усі свої справи. Суть даного механізму - грамотно розподілити свої відносини в міру необхідності, скоротити час зовсім непотрібні заняття. Щоб краще зрозуміти суть матриці, потрібно уявити чотири квадрати. Вісь важливості буде вертикальна, а вісь терміновості природно по горизонталі.
Метод «Матриця Ейзенхауера»допомагає розподілити свої справи по важливості та виконувати їх терміново або, навпаки, відпочити та відволіктися на розмови. Ось ще трохи корисної інформаціїпро цю матрицю, яка стане в нагоді для тайм-менеджерів:
- Що стосується квадрата А, то відносини з нього потрібно виконувати насамперед.
- Квадрат неможливо залишити без уваги. У ньому знаходяться важливі та перспективні справи. Зазвичай цей квадрат займає особливе положення повсякденному житті. Саме завдяки квадрату,люди досягають успіхів, піднімаються кар'єрними сходами. Як правило, життя за допомогою даного квадрата рухається на краще. Але якщо не вчасно виконувати справи з квадрата В, можна з легкістю потрапити в квадрат А.
- Головне, що потрібно запам'ятати, це те, що небажано плутати справи із квадрата А із квадратом С. До такого квадрата зазвичай відносять переговори, зустрічі, дні народження.
Квадрат Dнемає особливого значення життя людини, оскільки справи у ньому не приносять жодної користі, доходу.
У чому відмінність квадранта Кові та матриці Ейзенхауера?
Відмінність квадранта Кові та матриці Ейзенхауера
Квадрант Кові, як і матриця Ейзенхауера- Це таблиці для розподілу справ та продумування особистого часу. Але все ж таки у них є відмінності:
- Квадрант Кові виглядає як таблиця із чотирма поділами.
- Кожне поділ має свою назву.
Ось як називаються відділи таблиці квадранту:
- «Квадрант необхідності»
- «Квадрант якості»
- «Квадрант уявної терміновості»
- "Квадрант втрат часу"
До першого квадрата додаються термінові, важливі справи, які у будь-якому разі потрібно виконати. У другій додаються не важливі справи, які можна і не робити
В матриці Ейзенхауерасхожа ситуація, але зовнішній виглядтаблиці трохи інший:
- "Термінові справи"
- «Не термінові справи»
У матриці значення відділів написано з лівого боку таблиці. Верхні блоки - "важливі". А нижні «не важливі», як і в квадранті Кови. У матриці, на відміну попередньої програми, немає підписів таблиць. Лише римські цифри.
Відмінностей цих таблиць для структурування часу немає. Лише кілька, і тільки в зовнішніх особливостях. Що Квадрант Кові, що матриця Ейзенхауера- Виконують одну і ту ж ціль, однаковими способами. Для розподілу часу можна використовувати і матрицю, і квадрант – різниці у використанні не буде.
Переваги та недоліки матриці Ейзенхауера: основне, коротко
Матриця Ейзенхауера
На вирішення чужих завдань люди витрачають багато свого часу і часто не встигають вирішити власні. А ухвалення будь-яких рішень нерозривно пов'язане з емоціями. Матриця Ейзенхауерадопомагає не лише розібратися із повсякденними справами, а й зменшити емоційне навантаження. Як і в будь-якої іншої техніки організації особистого часу, матриця Ейзенхауера має переваги і недоліки.
Ось коротко основні плюси:
- Простота у застосуванні, всі справи розподіляються за 4-м групам, а потім щодо них приймається рішення.
- Зменшення кількості поганих справ. Заздалегідь можна виділити справи, які взагалі не слід виконувати.
- Допомога у плануванні важливих та складних завдань, насамперед розставляються пріоритети.
- Оптимізація часових витрат. Можна все встигати робити вчасно.
Мінуси:
- Підходить лише для середньострокового та короткострокового планування, для вирішення поточних завдань. Планів на тривалий часз нею не збудувати.
- У матриці немає потреби, якщо щоденних завдань небагато.
- Потрібне тренування, щоб правильно визначати, які справи важливі та термінові, а які – ні, які виконувати насамперед, а які можна відкласти на завтра.
- Помилитись з вибором без підготовки легко.
Незважаючи на ці незначні мінуси, які з досвідом будуть мінімальні, матриця допомагає впоратися зі справами і виконати роботу на відмінно.
Матриця Ейзенхауера для домогосподарок: перелік справ
Коли домогосподарці слід чітко і правильно розподілити свій вільний час, можна також використовувати матрицю Ейзенхауера. Ви вчитеся вибирати пріоритетні завдання та успішно справляєтеся з власними проблемами. Після такого розподілу часу, ви отримуєте якість та продуктивність. Якщо ви ще не вмієте правильно вибирати пріоритетні та другорядні завдання, то дана матриця допоможе вам:
- Постійна зайнятість, депресія, проблеми часто ставлять нас у глухий кут.
- Ми не знаємо, яке рішення буде правильним, тому таблиця дозволить швидко абстрагуватися та відчувати різницю між важливими та менш важливими справами.
- Матриця ідеальна для використання із терміновими та важливими справами.
- Тепер ви зможете правильно відфільтрувати варіанти та зайнятися необхідними справами по дому.
- Після того, як усі завдання будуть розподілені на важливі та термінові, спрощується процес розподілу робочого та вільного часу.
Матриця Ейзенхауера
За вищевказаним шаблоном розподіліть свої справи та успішно плануйте час. Матриця – це ідеальний спосіб оцінити та розподілити своє навантаження. Тепер вам не загрожує знервованість при необхідності прийняття важливого рішення або з чого почати.
Піраміда Франкліна: досягнення поставленої мети, на відміну від матриці Ейзенхауера
Піраміда Франкліна
Однією з найстаріших, найпопулярніших і найдієвіших технік управління власним часом вважають піраміду, названу на честь американського політичного діяча Бенджаміна Франкліна. Суть її полягає у розбиванні головного завдання на кілька малих завдань, що діляться у свою чергу на підзавдання.
Основні відмінності піраміди Франкліна від матриці Ейзенхауерапри досягненні поставленої мети:
- Спрямована на планування як свого часу, а й зайнятості, яка допоможе досягти головної мети.
- Застосовується для довгострокового планування, а чи не вирішення термінових завдань. Її слід дотримуватись протягом усього свого життя.
Складається з 6 ступенів, що являють собою готовий план дій:
- Головні життєві цінності- Найпотужніший щабель, основа. Цінності визначають плани та спрямовують людину до мрії.
- Глобальна мета– мета, якої людина бажає досягти у своєму житті, пов'язаному з професією, успіхом чи багатством.
- Генеральний план– тут важливо виділити невеликі кроки для досягнення мети, причому найзначніші.
- Довгострокові плани, розраховані на 1, 3 та 5 років. Тут потрібно встановити точні терміни виконання.
- Короткостроковий план на місяць, тиждень– це точний графік, якого слід дотримуватися. Потребує глибокого аналізу.
- План на день- Вершина піраміди, справи, які необхідно виконати, щоб наблизитися на один крок до мрії.
Що саме вибирати для планування справ, вибирати кожній людині індивідуально? Але в будь-якому випадку такі таблиці допоможуть розпланувати день, тиждень або навіть роки. Успіхів!
Відео: Матриця Ейзенхауера: тайм менеджмент для жінок
Прочитайте статті