1с ЗУП 2.5 керівництво користувача заробітної плати. Результат перенесення даних
Тема сьогоднішньої статті – це перехід програми 1С: Зарплата та управління персоналом з редакції 2.5 на редакцію 3.0.
Будуть розглянуті варіанти перенесення, що й куди переносити, а також, що необхідно обов'язково перевірити після перенесення. Проблем з перенесенням даних між реакціями більш ніж достатньо, далі ми розглянемо найпоширеніші і розберемо їх вирішення. Розробники програми пропонують два варіанти переходу із редакції ЗУП 2.5 на 3.0. У статті ми подивимося на переваги та недоліки обох варіантів, щоб ви змогли зробити висновок який спосіб перенесення вам краще використовувати.
Причина переходу до редакції ЗУП 3.0
Причиною переходу на нову редакцію ЗУП є зняття з підтримки з 2018 р. в редакції 2.5 змін законодавства. Фірма 1С опублікувало відповідний інформаційний лист №22222 від 18.11.2016. Ось витяги з цього листа щодо редакції ЗУП 2.5:
- Буде забезпечено можливість подання річної звітності за 2017 рік;
- Підтримка законодавства 2018 року у випусках не планується;
- Користувачі редакції 2.5 конфігурації «Зарплата та управління персоналом» версій ПРОФ та базова, які з будь-яких причин не захочуть переходити на редакцію 3 після завершення обмеженої підтримки, можуть зробити апгрейд на більш дорогий продукт 4601546081506 .
Проте слід зазначити, що ЗУП редакції 2.5 у 2018 році залишається на підтримці у типових рішеннях «1С:Управління виробничим підприємством» та «1С:Комплексна автоматизація». Однак стандартного обміну даних для перенесення результатів розрахунку ЗП із ЗУП 3.0 у ці конфігурації не передбачено.
Якщо за 1 квартал 2018 року відбудеться зміна законодавства, то здати звітність із ЗУП 2.5 Базова або ПРОФ вже не вийде. Тому фірма 1С радить завчасно вирішити питання з переходом на нову редакцію.
«1С:Зарплата та управління персоналом» редакції 3.0 має низку істотних переваг перед попередньою редакцією:
- Мобільний додаток;
- Особистий кабінет працівника (концепція самообслуговування);
- Більш зручний і гнучкий штатний розклад (різні варіанти ведення);
- Можливість реєструвати в один день дві кадрові події (наприклад, в один день прийом на роботу та одразу відрядження);
- Функціональність по суміщенню посад (передбачені різні варіанти суміщення та розрахунку заробітної плати);
- Виключено дублювання кадрових та розрахункових документів (зараз документи єдині, доступ розмежований ролями: кадровики можуть бачити та правити в документі лише свою частину, розрахунки свою). Зникає проблема не розрахованих (забутих) кадрових документів. Наприклад, раніше у 2.5 звільнення співробітника реєструвалося кількома документами, зараз це один документ;
- Реалізовано виплати колишнім співробітникам.І навіть взагалі не співробітникам, а стороннім фізичним особам (раніше для цього потрібно було оформляти «фіктивний» прийом на роботу);
- Реалізовано можливість виправлення документів у поточному періоді (наприклад перерахунок оплаченої відпустки та коректне відображення цієї операції у 6-ПДФО);
- Істотно доопрацьований рівень автоматизації формування регламентованого звіту 6-ПДФО (у 99% випадків звіт формується автоматично та не вимагає ручних коригувань)
Підготовка до перенесення даних
Перед початком перенесення даних вам необхідно закрити період у старій зарплатній базі. Тобто. нарахувати заробітну плату та бажано зареєструвати виплату (але це не критично її можна буде відобразити вже у новій базі). Також потрібно видалити всі позначені об'єкти для видалення. Бажано виконати процедуру тестування та виправлення інформаційної бази.
Важливо! Перед перенесенням необхідно оновити ЗУП 2.5 до останнього актуального релізу.
Для запуску перенесення даних необхідно у ЗУП 3.0 запустити відповідного помічника. Для цього вам потрібно зайти в розділ «Адміністрування» та вибрати опцію «Перенесення даних із попередніх програм».
Короткий огляд варіантів перенесення даних
Розробники передбачили два варіанти перенесення даних. Для умовності дамо назви цим двом варіантам і дуже короткий опис(Детальніший опис та відмінності будуть описані в цій статті далі).
« Перенесення залишків» — переноситься мінімальний обсяг інформації, достатній для початку ведення обліку нової редакції. При цьому не переноситься інформація, яка свідомо не може бути якісно перенесена через відмінності в методиці ведення обліку або структурі програм. Цей варіант перенесення використовується за замовчуванням (саме цей варіант рекомендують розробники 1С). Даний варіант перенесення можна використовувати починаючи з будь-якого періоду в середині року, в нову програму будуть перенесені всі дані для розрахунку середнього заробітку та здачі звітності з ПДФО та внесків. Але розрахунок заробітної плати виконуватиметься лише на підставі початкових даних (не враховуватимуться всі попередні періоди).
« Повне перенесення» - у цьому варіанті переносяться дані за всі минулі періоди, в результаті в новій базі ЗУП 3.0 буде можливість формувати звіти за минулі періоди (кадрові та розрахункові). Приноситься інформація, що не використовується або рідко використовується, що зайво збільшує як час перенесення, так і ймовірність перенесення з помилками.
Тому така можливість може бути затребувана, наприклад, для організацій із простою системою оплати праці, з невеликою кількістю працівників та обсягом накопичених даних.
Зверніть увагу! Якщо в ЗУП 2.5 ви вели облік управлінської заробітної плати (так званий «управлінський облік»), то ці дані не будуть перенесені в нову базу не за одним із варіантів. Це зумовлено тим, що в ЗУП 3.0 не передбачено ведення управлінського облікузаробітної плати.
Перенесення даних покроково
На першому етапі вибираємо тип джерела початкових даних. Або іншими словами, з якої програми переноситимемо.
На другому етапі майстер перенесення запропонує вибрати базу з якої слід перенести дані.
Далі потрібно виконати налаштування. За замовчуванням майстер пропонує варіант "Перенесення залишків". Для цього варіанту необхідно встановити дату початку ведення обліку у новій базі. Наприклад, якщо ми встановимо дату листопад, то буде перенесено залишки станом на кінець жовтня.
- Використовувати нові можливості кадрового обліку та нарахування зарплати (варіант за замовчуванням – перенесення залишками);
- Використовувати нарахування попередньої програми (другий варіант – повне перенесення).
Якщо ви оберете повне перенесення, тоді потрібно буде вказати початок календарного року, починаючи з якого потрібно буде переносити дані.
Перенесення залишків
Як зазначалося вище для даного варіанту перенесення слід зазначити місяць початку експлуатації. Алгоритм переносить на початку зазначеного періоду всі необхідні дані за минулі періоди для подання звітності ПДФО та розрахунку середньої:
- Для розрахунку середньої заробітної плати (для допомоги ФСС – за три попередні роки, для відпусток та інших випадків – за 15 попередніх місяців);
- Для розрахунку ПДФО та для розрахунку страхових внесків (якщо дата початку не січень, тобто не початок року).
Крім цього буде перенесено кадрові та розрахункові дані (будуть перенесені не всі дані, а лише ті, що використовуються на дату початку ведення обліку у новій програмі):
- Дані про організації, підрозділи, посади та співробітників і все, що з ними пов'язано, наприклад трудова діяльність, Склад сім'ї і т. д.;
- Види розрахунків (нарахування та утримання);
- Дані заповнення особистих карток співробітників (Т-2);
- Договори ДПГ;
- діючі відпустки для догляду за дитиною;
- Кадрова розстановка співробітників станом початку періоду експлуатації у новій програмі;
- Залишки за взаєморозрахунками із співробітниками.
Якщо працівник на дату перенесення не працює, тобто. був звільнений, то дані щодо цього співробітника не будуть перенесені в нову програму. Або наприклад, якщо посада на момент перенесення ніким не зайнята, вона також не братиме участі у перенесенні.
Дуже важливий моментщодо перенесення видів розрахунків (нарахувань та утримань). У перенесенні беруть участь лише регламентовані методи розрахунку. Це означає, що види розрахунку в яких бере участь довільна формула в цьому варіанті не переноситься. Їх потрібно буде створювати та призначати співробітникам у новій програмі заново.
Штатний розклад не переноситься, вона створюється в новій програмі на підставі штатного розміщення станом на дату початку експлуатації. Для приведення його до цільового знадобиться ручне коригування. Причому ручне коригування штатного розкладу актуальне для обох варіантів перенесення.
Дані картки Т-2 переносяться не документами, а записами у відповідні регістри. У новій програмі ви матимете можливість проаналізувати трудову історію співробітника, але «провалитися» в документ і щось у ньому поправити — такої можливості не буде.
Якщо на момент перенесення у вас були співробітники, які перебували на оплачуваних неявках (наприклад, лікарняна, відпустка, відрядження тощо), то цей факт буде перенесено до спеціального документа «Періоди оплачені до початку експлуатації».
Що не переносяться у цьому варіанті:
- Вакансії;
- Виделки окладів зі штатного розкладу;
- Види розрахунків із довільними формулами;
- Інформація для кадрових аналітичних звітів (наприклад, зведення кадрових змін або прийняті та звільнені співробітники тощо);
- Інформація для розрахункових аналітичних звітів (наприклад, зведення нарахувань за період до початку експлуатації);
- Інформація для оплати за тарифними розрядами (різниця в методологіях розрахунку 2.5 та 3.0). Для таких співробітників потрібно буде призначити нові нарахування, передбачені для цієї ситуації в ЗУП 3.0 (це також актуально для варіанта Повний перенесення);
- Відомості про позики співробітників. У новій базі потрібно буде повторно зареєструвати інформацію щодо позик, причому з урахуванням вже частково погашеної заборгованості (у повному перенесенні позики переносяться);
- Тимчасові кадрові перекази. Коли дата переказу закінчується вже у новій базі ЗУП. У цьому випадку може виникнути проблема з підрозділом та графіком, а саме після закінчення перекладу не відбудеться автоматичного повернення на попередні значення. Це пов'язано з тим, що переносяться лише зріз даних на початок періоду експлуатації і може виникнути ситуація, що підрозділ та графік не мають в кого не задіяні і як наслідок не будуть перенесені;
- Реквізити платіжних доручень з ПДФО. На момент написання цієї статті всі дані для формування звітності 6-ПДФО та 2-ПДФО чудово переносяться. Але така інформація як реквізити платіжок з ПДФО немає. Вони можуть знадобитися для формування регістру податкового обліку з ПДФО.
Повне перенесення
У цьому варіанті в налаштуваннях ми вказуємо рік, з якого потрібно перенести дані. Відповідно переносяться всі дані, починаючи з зазначеного року, включаючи всі документи.
Важливо розуміти, що хоч варіант умовно названий повним, за фактом переносяться в повному обсязі документи. Частина інформації переносяться записами в регістри, наприклад: відрядження, неявки, лікарняні та ін.
Ось що переноситься у цьому варіанті:
- Дані про організації, підрозділи, посади і співробітників і все що з ними пов'язано, наприклад трудова діяльність, склад сім'ї і т. д. за період);
- Нарахування та утримання. Будуть перенесені всі із регламентованим способом розрахунку. З довільними формулами також переносяться, але їх обов'язково потрібно буде перевірити;
- Штатний розклад. Як і варіанті перенесення залишків штатний розклад переноситься в повному обсязі, а створюється у новій базі виходячи з даних по штатної расстановке. Тобто. повний штатний розклад не переноситься, потрібно ручне коригування;
- Дані до розрахунку середнього заробітку;
- Дані для обліку ПДФО та страхових внесків;
- Дані щодо взаєморозрахунків із співробітниками.
Список документів, що переносяться (у новій базі їх можна буде відкрити і переглянути):
- Прийом на роботу;
- Кадровий переклад;
- Звільнення;
- Відпустка з догляду за дитиною (зокрема і ті, що закінчили свій термін дії);
- Повернення з відпустки для догляду за дитиною;
- Виконавчий лист;
- Заява на відрахування з ПДФО;
- Скасування стандартних відрахувань ПДФО;
- Заява про підтвердження на залік авансів з ПДФО.
Решта даних переноситься безпосередніми записами в облікові регістри.
Порівняння варіантів перенесення
Важливий момент. У типовому механізмі перенесення даних передбачити такі сценарії об'єднання баз:
- Організації з кількох баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 такий сценарій перенесення підтримується;
- Організації з однієї ЗУП 2.5 до роздільних баз ЗУП 3.0 — такий сценарій перенесення не підтримується (можна реалізувати не типовим способом).
Результат перенесення даних
Щоб переглянути результат перенесення даних у ЗУП 3.0 потрібно перейти в журнал документів «Дані на початок експлуатації».
Цей журнал містить такі види документів:
- Початкова штатна розстановка;
- Заборгованість із заробітної плати;
- Періоди оплачені на початок експлуатації.
Кадрові дані переносяться у вигляді документа «Початкова штатна розстановка». У ньому відповідно можна побачити:
- всіх працівників;
- їх посади та дату прийому на роботу;
- підрозділи;
- поточні планові нарахування;
- кількість займаних ставок;
- варіант розрахунку авансу;
- графіки роботи;
- а також залишки відпусток.
У вигляді документа «Заборгованість із заробітної плати» міститься така інформація (документ доступний для редагування):
- Список співробітників;
- Підрозділи;
- Сума заборгованості.
Вид документа «Періоди оплачені до початку експлуатації» містить наступне (ці дані будуть враховані під час розрахунку заробітної плати):
- Список співробітників;
- період оплати;
- Вид періоду (наприклад, лікарняний тощо).
Відомості про співробітників організації переносяться до стандартного довідника «Співробітники». Знаходиться він у розділі "Кадри". Дата прийому записується безпосередньо у картку співробітника (оскільки окремого документа для цього не передбачено).
Відомості про відрахування ПДФО переносяться до окремого документа. Знаходиться цей документ у розділі «Податки та внески», називається документ «Заява на відрахування з ПДФО» (стандартні, особисті, майнові та соціальні).
Інші документи, включаючи дані для формування звітності, знаходяться в документах «Переноси даних». Документи знаходяться у розділі "Адміністрування".
У документі «Перенесення даних» відомості також можна вводити в ручному режимі.
У журналі «Передача даних» у полі «Номер» міститься код документа (або інакше — вид документа).
Нижче наведено розшифровку кодів документів «Переноси даних»:
- ТДК- Інформація про трудові договори;
- РКД- Кадрова інформація для формування картки Т-2;
- РОтп- Дані про відпустки всіх видів;
- ІЛ- Утримання за виконавчими листами;
- ЗП_СЗфсс- Вихідні дані для розрахунку середнього заробітку для допомоги;
- ЗП_СЗо- Вихідні дані для розрахунку середнього заробітку для відпустки;
- ПДФО- Дані податкового обліку ПДФО;
- ПСС- Допомога для засобів ФСС, для відображення в 4-ФСС;
- СВ- Дані обліку по страхових внесках.
Також є додаткові коди цих документів, вони використовуються, якщо ви вибрали повний варіант перенесення:
- ДнСост-Відомості про відсутність працівників;
- РОтп- Реєстр відпусток;
- ВЗГ- Фактичні відпустки;
- ЗП- Дані про всі нарахування та утримання співробітників;
- НЗП- Дані про всі нарахування та утримання по співробітникам для формування склепінь, розрахункових листків тощо;
- ЗС- Розрахунки по позиках;
- ВЗ- Детальні дані щодо взаєморозрахунків для формування інформації про заборгованість;
- ДЗП— Взаєморозрахунки щодо депонентів.
Перевірка перенесення
Для обох варіантів перенесення потрібно провести вивіряння підсумкових даних. На що варто звернути увагу насамперед:
- Підрозділи;
- графіки роботи;
- Види нарахувань та утримання (можливість застосування нових можливостей у редакції З.0);
- Особисті дані співробітників (як варіант можна роздрукувати особисті картки Т-2 та роздати співробітникам на перевірку під підпис);
- Штатний розклад (в обох випадках перенесення необхідно доформувати вручну);
- Залишки відпусток (типовий звіт «Залишки відпусток»);
- Планові нарахування (типовий звіт «Зарплата/Аналіз ФОП з нарахувань»);
- Планові утримання (універсальний звіт з регістру «Планові утримання»);
- Заборгованість із заробітної плати (типовий звіт «Заборгованість із зарплати»).
Для перевірки перенесення даних до розрахунку середнього заробітку спеціального звіту в ЗУП 3.0 немає. Як варіант звіряння можна виконати засобами універсального звіту (розділ "Адміністрування" - "Друкарські форми, звіти та обробки" - "Універсальний звіт").
Дані для розрахунку середнього записуються безпосередньо в регістри:
- Регістр накопичення "Дані про час для розрахунку середнього (загальний)";
- Регістр накопичення "Дані про нарахування для розрахунку середнього заробітку (загальний)";
- Регістр накопичення "Дані страхувальників для розрахунку середнього заробітку (ФСС)";
- Регістр накопичення "Дані про нарахування для розрахунку середнього заробітку (ФСС)";
- Регістр відомостей "Дані про час для розрахунку середнього (ФСС)".
Для звірки даних з ПДФО в ЗУП 3.0 можна формувати стандартні звіти: Картка ПДФО, Аналіз внесків по місяцях і т.д.
Самий оптимальний варіантзвірки результатів перенесення - це звірка результатів розрахунку заробітної плати ЗУП 2.5 і ЗУП 3.0 за перші періоди експлуатації після переходу.
На зміну «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5, прийшла «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3, і хто вже встиг перейти на нову редакцію, не уникнувши при цьому труднощів. Якщо ви плануєте перехід, то ця стаття для вас: розповімо про чужі помилки, щоб ви могли користуватися новою редакцією максимально комфортно.
Про що ви дізнаєтесь у статті:
Етапи переходу на нову редакцію
Найпоширеніша і найголовніша помилка, яку припускаються користувачі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 2.5, які зважилися на перехід на редакцію 3.1, – легковажне ставлення до самої процедури переходу.
Важливо!Перехід на «1С:Зарплата та управління персоналом 8» третьої редакції проводиться не оновленням «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 2.5, а перенесенням даних з неї до абсолютно нової програми. По суті це впровадження нової програми. І ставиться до нього потрібно з усією серйозністю.
Як будь-яке впровадження, перехід на «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 3.1 складається з кількох етапів:
- підготовка до переходу;
- перенесення даних та налаштування нової програми;
- перевірка даних.
Розглянемо докладніше ці етапи.
Які дані будуть перенесені
Розглянемо варіанти перенесення даних із «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5.
На сайті 1С:ІТС у розділі «Технологічна підтримка прикладних рішень» 16 лютого 2016 р. опублікована стаття під назвою «Перенесення даних з «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 2.5 до редакції 3.0». У ній міститься інформація про те, що і яким чином переноситься зі старої програми до нової:
«За умовчанням переноситься мінімальний обсяг інформації, достатній для початку обліку в новій редакції. При цьому не переноситься інформація, яка свідомо не може бути якісно перенесена через відмінності в методиці ведення обліку або структурі програм.
Після перенесення потрібно виконати початкове налаштування програми з урахуванням її нових можливостей, порівняно з минулою редакцією.
На даний момент за умовчанням передбачено перенесення наступних даних:
- довідники: організації, підрозділи, посади, співробітники та основна пов'язана з ними довідкова інформація;
- нарахування та утримання з регламентованим способом розрахунку (оклад, премія, виконавчі листи тощо);
- список позицій штатного розкладу не переноситься, але за необхідності може сформуватися за штатним розстановкою;
- штатне розміщення на місяць початку експлуатації;
- кадрова історія працівників для заповнення їх особистих карток (Т-2);
- дані для розрахунку середнього заробітку: для допомоги ФСС – за три попередні роки, для відпусток та інших випадків – за 15 попередніх місяців;
- дані обліку ПДФО та страхових внесків у році перенесення (якщо експлуатація починається не з початку року);
- залишки взаєморозрахунків на місяць початку експлуатації.
Не переносяться такі дані, як:
- інформація про діючих співробітників-договірників ДПГ;
- нарахування та утримання з довільними формулами;
- кадрова історія працівників на формування аналітичної звітності;
- фактичні нарахування та виплати для формування аналітичної звітності;
- відомості про позики працівників;
- діють на момент перенесення відпустки, у тому числі з догляду за дитиною.
У програмі передбачено можливість і «повного» перенесення. При ньому виконується спроба перенесення даних, які не переносяться за замовчуванням. Слід враховувати недоліки такого варіанта перенесення:
- методика розрахунку зарплати та кадрового обліку успадковується з попередньої програми, незважаючи на вдосконалення нової;
- переноситься інформація, що не використовується або рідко використовується, що зайво збільшує як час переносу, так і ймовірність переносу з помилками.
Тому така можливість може бути затребувана, наприклад, для організацій із простою системою оплати праці, з невеликою кількістю працівників та обсягом накопичених даних».
Як показала практика, підприємства, які побажали перенести «все нажите непосильною працею» в нову програму, на додачу до величезного обсягу перенесеної інформації (і обтяження бази даних) отримали і безперервну головний більчерез те, що часто дані переносяться некоректно, а проявляється це в невідповідний момент непередбачуваним чином.
Звідси випливає перший важливий висновок:якщо ви не є організацією «з простою системою оплати праці, з невеликою кількістю працівників та обсягом накопичених даних» – не вибирайте варіант перенесення «за період», вибирайте варіант «на дату».
У вас у базі даних не буде документів прийому на роботу та кадрових переказів для працівників, які працюють на дату перенесення. Не страшно: кадрова історія таких співробітників записується у спеціальний регістр відомостей, звідки благополучно потрапляє у особисту картку співробітника (Т-2). Зате вам не доведеться витрачати час на пошуки документа, відповідального за неправильне нарахування або незрозуміло звідки перерахунок, що виник.
Коли краще переходити
На жаль, великий плюс варіанта перенесення на дату (відсутність історії) обертається мінусом, якщо перехід проводиться не з початку календарного року. Справа в тому, що через відсутність перенесених документів нарахування/виплат ви не зможете сформувати склепіння за місяці з початку року до дати переходу.
Є ще один неприємний момент, до якого потрібно бути готовим: перенесення даних «на дату», виконане в середині року, не убереже вас від некоректної-+ (іноді) поведінки програми та перерахунків неясної природи.
Убезпечити себе від подібних неприємностей можна, якщо перенести дані в січні-лютому станом на 1 січня. Так, січень-лютий – гаряча пора для усієї бухгалтерії. Але ви отримаєте можливість бачити повну картину за цілий рік. Всі рухи формуватимуться новостворюваними документами, а ви зможете не тільки отримувати склепіння, але й контролювати (а за необхідності і змінювати) свої дані з початку року.
Звідси другий важливий висновок:якщо вас ніщо і ніхто не квапить - не поспішайте. Заплануйте перехід на нову програму на початок наступного року та спокійно до нього підготуйтеся.
Підготовка до переходу
Підготовка до переходу включає два моменти, один з яких бажаний (особливо якщо ви переходите з 1 січня), а інший обов'язковий.
Бажано, якщо є така можливість, на момент переходу погасити всі заборгованості із зарплати, ПДФО та внесків. Це важливо тому, що таким чином ми мінімізуємо наступні помилки при складанні регламентованої звітності. Цього року вся країна бере участь у грі «здати 6-ПДФО і не померти», а наступного року нас може чекати нова форма 6-ПДФО. Найкраще підготуватися заздалегідь.
Що потрібно зробити обов'язково: знайдіть час та пройдіть навчання за новою редакцією програми. Не будьте самовпевненими!
Коли ви вперше пересідає з велосипеда за кермо автомобіля, то без навчання і практики ви не зможете їхати на машині, навіть якщо знаєте напам'ять правила дорожнього руху. Так і тут: навіть якщо ви бог кадрового обліку та гуру у розрахунку зарплати – ви не зможете якісно працювати у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.1 і використовувати весь її багатий функціонал, якщо не підготуйтеся відповідним чином.
У моїй практиці був досвід невдалого переходу на «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.0, коли все було зроблено вчасно (у січні) і правильно (на дату), проте ні кадровики, ні розрахунники так і не почали працювати в програмі – користувачі, відмовившись від попереднього навчання, банально не знали, яким чином відображати в програмі ту чи іншу операцію, а обсяг поточних справ був такий, що вони просто не знайшлося часу вчитися на ходу.
Допоможемо навчитися працювати у новій редакції програми «1С:Зарплата та управління персоналом 8».
Так що ідеальний порядок переходу з «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 3.1 виглядає так:
- проходимо навчання;
- у грудні погашаємо всі заборгованості – виплачуємо зарплату, відпускні, лікарняні в такий спосіб, щоб крайній термін перерахування ПДФО не вирушав у наступний податковий період, тобто. на другий рік;
- переходимо у січні, максимум у лютому;
- вибираємо варіант перенесення даних «станом на» – отримуємо початкову штатну розстановку початку року. Немає кадрових і розрахункових документів минулі роки, тобто. починаємо розрахунки з нуля.
Такий варіант переходу на нову редакцію сильно полегшить життя всім організаціям, які зважилися на перехід. Але особливо актуальний для великих організацій з великою кількістю співробітників, складною системою оплати праці, розгалуженою структурою підприємства, активним кадровим рухом.
Перенесення даних та налаштування програми
Перед переходом треба закрити в «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 2.5 місяць – відобразити у програмі всі нарахування та всі виплати, інакше залишки за взаєморозрахунками будуть перенесені некоректно.
І обов'язково варто зробити резервну копію – про всяк випадок. Вона допоможе надалі, якщо виникне питання стані обліку на момент переходу.
Сама процедура перенесення даних займає зовсім небагато часу і жодних складнощів не викликає:
- оновлюємо «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5 до останнього релізу;
- встановлюємо «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.1, останнього релізу та створюємо порожню базу;
- запускаємо «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.1, вказуємо базу «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5, з якої будемо переносити дані, та параметри підключення до неї (користувача з паролем);
- вибираємо варіант перенесення даних - "на дату" (за замовчуванням) або "за період";
- запускаємо перенесення і чекаємо на його закінчення.
Після того, як дані з «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5, будуть перенесені до «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.1 програма запропонує виконати подальше налаштування. Можна відмовитися від налаштування та виконати його пізніше (не кращий варіант– потім доведеться шукати різні налаштування у різних місцях програми), можна бездумно погодитися з усім, що запропонує програма, та натиснути всі прапорці, що називається, на майбутнє (теж не оптимально – є ризик захламити довідники нарахувань та утримань).
Обидва варіанти не є критичними, просто надалі вимагатимуть великих зусиль від користувача щодо наведення порядку в базі даних. Краще відразу спокійно і не поспішаючи пройтися по всіх сторінках налаштування і підтвердити ті особливості, які зараз притаманні вашій організації, без будь-яких прапорців «про запас».
Після завершення налаштування програми слід роздрукувати звіт « Налаштування розрахунку зарплати та кадрового обліку" ("Налаштування" - " Звіт з налаштувань») та перевірити себе.
Не біда, якщо щось забули та не врахували – налаштування програми, організації, кадрового обліку та розрахунку зарплати доступні для коригування будь-якої миті.
Далі потрібно переконатися, що у новій програмі немає задубльованих фізосіб – це дуже важливо для подальшого обліку з ПДФО та внесків. Перевірити наявність дублів (і позбавитися їх) можна за допомогою спеціальної обробки (« Кадри» – « Сервіс» – « Об'єднання особистих карток»).
Далі необхідно перевірити довідники нарахувань та утримань – залежності, склад бази. На сьогодні вже реалізовано перенесення нарахувань із нерегламентованим способом розрахунку, але для них обов'язково потрібно перевірити формули розрахунку.
Більшу частинуінформації, перенесеної з «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5, документами, можна знайти у двох місцях:
- « Адміністрація» – « Див. також» – « Перенесення даних»;
- « Головне» – « Див. також» – « ».
Документами « Перенесення даних» переноситься наступна інформація (для варіанта переходу «на дату»):
- « ЗП_СЗО», « ЗП_СЗФСС» – документи з такими номерами містять дані, необхідних розрахунку середнього заробітку;
- « ІЛ» - всі утримання за чинними виконавчими листами. Самі виконавчі документи теж, очевидно, переносяться;
- « ПДФО» – дані про доходи, надані відрахування, розрахунки з ПДФО, якщо перехід виконано не з початку року. Документи, що підтверджують право на відрахування, переносяться до журналу « Заяви на відрахування»;
- « ПСС» – посібники із соціального страхування з початку року;
- « СВ» - Страхові внески з початку року;
- « РКД» - Реєстр кадрових наказів для формування особистих карток співробітників;
- « РОтп» - Реєстр відпусток для працюючих співробітників;
- « ТДК» - Дані трудових договорів.
У журнал « Дані на початок експлуатації» записуються документи:
- « Початкова штатна розстановка» - скільки підрозділів, стільки та документів. Тут усі працівники, які працюють на дату перенесення, з їх плановими нарахуваннями, авансом, графіком роботи, залишками відпусток. Сформуйте кілька кадрових звітів (« Штатне розміщення», « Штатні співробітники») і перевірте, чи всі співробітники знаходяться на своїх місцях. Звіт « Історія зміни оплати праці»допоможе перевірити призначення планових нарахувань співробітникам;
- « Періоди, оплачені до початку експлуатації» - сюди записуються, наприклад, відпустки, що продовжуються після дати перенесення, але оплачені до неї;
- « Початкова заборгованість із зарплати- один документ на всю організацію.
У «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5, заборгованість із зарплати ведеться у розрізі фізосіб, а редакції 3.1 – у межах співробітників і підрозділів.
У «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.1 залишки за взаєморозрахунками формуються не абсолютні, а відносні. Тобто якщо зарплату за квітень у розмірі 100 000 руб. повністю виплатили наступного місяця, а переходимо на «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.1, з 1 травня, то в «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 2.5, залишок на 01.05 буде 100000 руб., А в новій програмі - 0 руб. Таким чином, відпадає необхідність відображати у «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 3.1 виплату зарплати у травні за квітень.
Для перевірки початкового сальдо із зарплати сформуйте, наприклад, звіт « Повне зведення нарахувань, утримань та виплат» з угрупованням по підрозділах і переконайтеся, що у вас коректно перенесено не тільки загальну заборгованість, але й заборгованість у розрізі підрозділів.
Потрібно зазначити, що на сьогоднішній день вже реалізовано перенесення інформації щодо співробітників-договірників ДПГ та відпусток з догляду за дитиною, але ці дані також слід уточнити.
Також варто перевірити графік роботи співробітників.
Зверніть увагу:в «1С:Зарплата та управління персоналом 8» 2.5 нічний годинник включався в тривалість робочої зміни. У «1С:Зарплата та управління персоналом 8» третьої редакції нічний годинник планується окремо від денного. Наприклад, «Я6 Н2» означає 8 робочих годин, з яких 6 денних та 2 нічних.
Після виконання основних перевірок (основних, тому що за один раз перевірити все навряд чи вдасться, особливо, якщо у вас велика організація) зробіть резервну копію нової програми. Якщо ви тільки освоюєте «1С:Зарплата та управління персоналом 8», ред. 3.1, то надалі вам знадобиться резервна копія даних, коли ви експериментуватимете з налаштуваннями нарахувань.
Це стаття із газети «Прогресивний бухгалтер» для комерційних організацій, № 5, 2017. Підпишіться на безкоштовну газету , щоб отримувати корисні статті та вчасно дізнаватися про зміни у законодавстві!
Вступ
Важливу роль організації кадрового обліку та роботи з персоналом грає автоматизація праці працівників кадрової служби підприємства. В даний час існує ціла низка програмних засобів, покликаних автоматизувати процеси кадрового обліку. Однією з найбільш популярних програм є 1С 8, яка докладно розглядається в цій книзі.
Ця програма давно займає лідируючі позиції на ринку, вона вже отримала велику кількість шанувальників. До неї характерним особливостямслід віднести підвищену гнучкість, настроюваність, функціональну еластичність, і, як наслідок, - застосування до особливостей практично будь-якого підприємства (торгового, бюджетного, фінансового, виробничого і т.д.).
Дане керівництво розраховане на навчання широкого кола користувачів роботі з автоматизації кадрового обліку та нарахування заробітної плати за допомогою програми 1С 8. Користувачі-початківці за допомогою цієї книги отримають можливість послідовного і комплексного вивчення аналізованої конфігурації; Більш досвідчені користувачі знайдуть у книзі відповіді на питання, що цікавлять, і відкриють для себе нові можливості програми. Для керівних працівників вивчення цієї книги також недаремно – наприклад, прийняття рішень про концептуальному напрямі побудови процесів кадрового обліку для підприємства.
Ймовірно, що у процесі вивчення програми читач виявить деяке невідповідність вмісту цієї книжки з того що він бачить на екрані комп'ютера – така ймовірність обумовлена тим, що програма 1С постійно вдосконалюється і допрацьовується. У кожному разі, ці розбіжності нічого очікувати носити принципового характеру.
Ця книга складається з двох частин. У першій частині розглядається конфігурація «1С Зарплата та управління персоналом 8», яка спеціально призначена для автоматизації кадрового обліку, а також розрахунку та нарахування зарплати. У другій частині ми дізнаємося, як ведеться облік заробітної плати конфігурації «1С Бухгалтерія підприємства 8». Зазначимо, що перша частина буде набагато більшою за обсягом, оскільки дана конфігурація є спеціалізованим продуктом, розробленим спеціально для кадрового обліку та розрахунку зарплати, тоді як «1С Бухгалтерія підприємства 8» – це комплексний продукт, у якому розрахунок та нарахування зарплати є лише частиною функціональності.
Частина 1.
Конфігурація «Зарплата та управління персоналом 8»
Глава 1.
Знайомство із програмою
У цьому розділі ми розглянемо, які основні завдання кадрового обліку можна вирішувати з допомогою програми «1С Зарплата і управління персоналом 8». Також коротко розглянемо структуру конфігурації, що описується.
Можливості програми
Програма «1С Зарплата та управління персоналом 8» призначена для вирішення наступних завдань:
♦ Формування та редагування штатного розкладу організації та дочірніх підприємств, що входять до її складу;
♦ Ведення найрізноманітніших довідників: організацій, фізичних осіб, їхніх родичів, ступенів спорідненості, військкоматів, військових звань, додаткових відпусток, навчальних закладів та ін.;
♦ Проведення анкетування працівників;
♦ Підбір кадрів організації та їх облік із відображенням детальної інформаціїпо кожному співробітнику (прийом на роботу, укладання трудового договору, звільнення, переведення на іншу роботу, відсутність на роботі тощо) відповідно до чинного законодавства;
♦ Формування та ведення графіка відпусток організації з автоматичною перевіркою несуперечності графіка;
♦ Планування зайнятості працівників (участь у заходах, заплановані зустрічі тощо);
♦ Ведення персоніфікованого обліку відповідно до чинного законодавства;
♦ роздільне ведення регламентованого та управлінського обліку;
♦ Робота з кандидатами: реєстрація резюме, оцінка кандидатів, проведення опитувань, оцінка випробувального терміну та ін.;
♦ Ведення військового обліку працівників (призовників, військовозобов'язаних тощо) з формуванням відповідної звітності;
♦ Проведення різноманітних заходів;
♦ Формування найрізноманітнішої звітності з кадрового обліку: відомості про вакансії, звіт про плинність кадрів, звіти про заплановану зайнятість працівників та приміщень, звіт про стан штатного розкладу організації, звіт про фонд заробітної плати організації, а також цілий ряд довільних звітів, налаштування яких виконується користувачем самостійно залежно від своїх потреб;
♦ Вирішення інших завдань кадрового обліку, наявність яких зумовлено специфікою конкретного підприємства.
У наступному розділі ми коротко ознайомимося зі структурою конфігурації, що розглядається, і її основних інструментах.
Структура прикладного рішення
Розглядаючи структуру зміни «1С Зарплата і управління персоналом 8» слід у першу сказати у тому, що можливості програми передбачають ведення кадрового обліку як у цілому у компанії, і окремо з кожної що входить у її склад організації.
Зверніть увагу, що вміст головного вікна програми, а також набір доступних для роботи команд, функцій, кнопок та інших інструментів залежить від того, який інтерфейс включений у вас в даний момент. Найповніший набір інструментів можна використовувати при увімкненому інтерфейсі «Повний». Вибір інтерфейсу здійснюється за допомогою відповідних команд підменю Сервіс▸ Переключення інтерфейсу. Тут і далі мається на увазі, що у програмі включено Повний інтерфейс (рис. 1.1).
Рис. 1.1.Головне вікно програми
Основним робочим інструментом є головне меню. Кожен пункт головного меню включає перелік команд, призначених для переходу у відповідні режими роботи програми. До складу головного меню входять такі пункти:
♦ Файл – команди даного меню призначені для роботи з файлами. Ці команди, напевно, знайомі користувачам Windows: до них відносяться, наприклад, команди Новий, Відкрити, Зберегти, Зберегти як, Друк, Попередній перегляд, Вихід та ін.
♦ Редагування – до складу цього меню включені команди редагування, пошуку даних та заміни даних. Вони також знайомі користувачам Windows: Вирізати, Копіювати, Вставити, Виділити все, Знайти та ін.
♦ Операції – за допомогою команд даного меню здійснюється вибір варіантів роботи з даними інформаційної бази. Наприклад, під час виконання команди Операції▸ Довідники на екрані відкриється вікно вибору довідника. Деякі команди меню Операції дублюють пункти головного меню.
♦ Персонал, Розрахунки з персоналом, Кадровий облік та Розрахунок зарплати по організації – кожне з перерахованих меню призначене для ведення відповідної ділянки обліку. У міру вивчення книги ми знайомитимемося з ними докладніше.
♦ Підприємство – це меню містить команди загального характеру. З їх допомогою можна перейти, наприклад, в режим формування звітності з медичного страхування, перегляду та редагування деяких довідників, налаштування виробничого календаря та ін.
♦ Сервіс – дане меню включає команди, призначені для переходу в режим роботи з сервісними функціями системи.
♦ Вікна – це меню містить команди, призначені для керування вікнами програми.
♦ Довідка – до цього меню включені команди, призначені для виклику довідкової інформації, а також для перегляду інформації про програму.
У більшості інтерфейсів програми натисканням правої кнопки миші викликається контекстне меню. Вміст цього меню залежить від того, де воно викликане. Надалі ми неодноразово зупинятися на тих чи інших командах контекстного меню. Багато команд контекстного меню дублюються командами меню Дії, а також відповідними кнопками інструментальної панелі (склад меню Дії та інструментальної панелі також залежить від конкретного інтерфейсу).
Ще одним зручним та корисним інструментом програми є панель функцій. Вона займає основну частину головного вікна програми і складається з декількох вкладок (на рис. 1.1 панель функцій відкрита на вкладці Підприємство). За допомогою панелі функцій ви можете швидко одним клацанням миші перейти в потрібний режим роботи.
Безпосередньо під основним меню програми розміщується кілька інструментальних панелей. Кнопки інструментальних панелей дублюють відповідні команди головного меню. Користувач може самостійно змінювати вміст цих панелей за промовчанням.
Список гарячих клавіш
У програмі можна використовувати так звані гарячі клавіші. Наприклад, перехід у режим редагування документа здійснюється натисканням клавіші F2, позначка позиції на видалення (а також зняття такої позначки) – натисканням клавіші Delete, видалення позиції зі списку – за допомогою комбінації клавіш Shift+Delete (щоправда, для цієї операції потрібна наявність відповідних прав) доступу), і т.д. У цьому розділі ми наводимо перелік «гарячих клавіш», які є найбільш популярними у користувачів.
Таблиця 1.1.
"Гарячі клавіші" загального призначення
Таблиця 1.2.
"Гарячі клавіші" для керування вікнами програми
Таблиця 1.3.
"Гарячі клавіші" для роботи у вікні редагування
Таблиця 1.4.
«Гарячі клавіші» для роботи в інтерфейсах списку та з ієрархічними списками
Таблиця 1.5.
"Гарячі клавіші" для роботи з полями введення у вікнах редагування
Таблиця 1.6."Гарячі клавіші", призначені для роботи з табличними документами
Таблиця 1.7."Гарячі клавіші", призначені для роботи з текстовими документами
Розділ 2.
Підготовка до роботи
Перед тим, як приступити до експлуатації програми, рекомендується переглянути та, при необхідності, відредагувати параметри її налаштування. Про це буде розказано у цьому розділі.
Програма 1С (незалежно від використовуваної конфігурації) може функціонувати у двох режимах: 1С Підприємство та Конфігуратор. Режим 1С Підприємство – це режим експлуатації програми відповідно до її призначення, а основні дії з налаштування системи виконуються як Конфігуратор. У Конфігураторі формуються та редагуються об'єкти конфігурації, налаштовуються інтерфейси та діалогові вікна, визначається вид та вміст друкованої форми документів, а також виконується ціла низка інших дій щодо настроювання та конфігурування системи. Найчастіше з Конфігуратором працює адміністратор системи, оскільки потребує специфічних знань.
У цій книзі ми не розглядатимемо питання конфігурування програми – для опису цієї теми потрібна окрема книга. Тим більше, що рядовому користувачеві і не рекомендується самостійно вносити зміни в Конфігуратор системи – це може порушити цілісність даних, та й взагалі призвести до непередбачуваних наслідків.
Однак найпростіші та найдоступніші параметри налаштування винесені в режим роботи 1С Підприємство. Ці параметри користувач може редагувати самостійно (проте рекомендується повідомити системного адміністратора). У цьому розділі ми розглянемо, які дії з налаштування програми може виконувати самостійно.
Встановлення пароля доступу
Щоб захистити дані від несанкціонованого доступу, рекомендується захистити їх паролем. Для переходу в режим введення та редагування пароля слід виконати команду головного меню програми Сервіс▸Параметри користувача – при цьому на екрані з'явиться вікно, зображене на мал. 2.1.
Рис. 2.1.Введення пароля
У вікні Ім'я та Повне ім'я відображається скорочений та повний варіант імені поточного користувача. Пароль вводиться з клавіатури у полях Пароль та Підтвердження. Подвійне введення пароля необхідне для того, щоб виключити можливість появи помилки.
За необхідності введений пароль можна змінити. Якщо програма захищена паролем, при активізації команди Сервіс▸Параметри користувача на екрані відкриється вікно, в якому потрібно буде ввести пароль. Тільки після введення пароля відкриється вікно, зображене на рис. 2.1, в якому можна змінити пароль.
Якщо програма захищена паролем, необхідно зберегти його в надійному місці – при втраті пароля доступ до даних буде неможливий.
Налаштування інтерфейсу
Для переходу в режим налаштування інтерфейсу програми слід виконати команду головного меню Сервіс▸Налаштування. В результаті на екрані з'явиться вікно Настройка, в якому виконуються необхідні дії. Це вікно показано на рис. 2.2.
Рис. 2.2.Налаштування інтерфейсу користувача
Вікно налаштування інтерфейсу користувача складається з двох вкладок: Панелі інструментів і Команди. Розглянемо порядок роботи з кожної їх.
Вкладка Панелі інструментів (вміст цієї вкладки показано на мал. 2.2) призначена для керування відображенням інструментальних панелей. Щоб увімкнути відображення потрібної панелі, необхідно встановити відповідний прапорець.
Зверніть увагу, що на мал. 2.2 деякі прапорці показані чорним кольором, деякі - сірим. Чорними прапорцями позначаються інструментальні панелі, використання яких можливе в поточному режимі роботи, а сірими – панелі, які стануть доступними при переході у відповідні режими роботи. Наприклад, бачимо, що у рис. 2.2 панель Головне меню позначено чорним прапорцем, а панель Текст – сірим. Це означає, що головне меню відображатиметься у складі інтерфейсу користувача постійно, а панель Текст – тільки в режимі роботи з текстовими документами (причому – в нижній частині інтерфейсу).
Спочатку на вкладці Панелі інструментів представлений список системних панелей інструментів, закладених у конфігурації. Ці панелі не можна перейменовувати або видаляти. Однак користувач може самостійно створити будь-яку необхідну кількість інструментальних панелей.
Для створення панелі інструментів слід натиснути кнопку Створити – в результаті на екрані відкриється вікно, зображене на рис. 2.3.
Рис. 2.3.Створення панелі інструментів
У цьому вікні в полі Ім'я командної панелі слід з клавіатури ввести довільне ім'я панелі інструментів, що створюється, і натиснути кнопку ОК – в результаті нова панель буде додана до списку панелей на вкладці Панелі інструментів. При необхідності користувальницьку інструментальну панель можна перейменувати – для переходу у відповідний режим слід виділити її у списку курсором та натиснути кнопку Перейменувати. Щоб видалити зі списку панель інструментів, потрібно встановити на неї курсор і натиснути кнопку Видалити. При видаленні інструментальної панелі слід враховувати, що система не видає додатковий запит на підтвердження операції видалення, а відразу видаляє панель інструментів зі списку.
За допомогою кнопки Скидання здійснюється відновлення параметрів системної інструментальної панелі, виділеної у списку курсором, які були встановлені для неї за промовчанням. Це буває доцільним, наприклад, після редагування системної панелі для повернення до її початкового стану.
Вкладка Команди призначена для додавання до складу тієї чи іншої інструментальної панелі нових команд. Вміст вкладки показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4.Вкладка Команди
Усі команди, що є в системі, залежно від свого функціонального призначення, об'єднані в тематичні категорії. Перелік цих категорій представлений у лівій частині вкладки Команди у полі Категорії. У правій частині цієї вкладки у полі Команди відображається перелік команд, що входять до категорії, на якій у полі Категорії встановлено курсор. Крім цього, в полі Категорії є категорія Усі команди - вона включає всі команди, що є в конфігурації.
Щоб додати потрібну команду (а точніше – відповідну їй кнопку) на панель інструментів, слід вибрати її в поле Команди і просто перетягнути мишею у потрібне місце. Для видалення кнопки з панелі інструментів потрібно клацнути правою кнопкою миші на ній і виконати команду контекстного меню Видалити ( дана операціяможлива лише при відкритому вікні Настройка, незалежно від вибраної вкладки).
Налаштування параметрів програми
Для переходу в режим налаштування параметрів роботи програми призначено команду головного меню Сервіс▸Параметри. При активізації цієї команди на екрані відкривається вікно, зображене на мал. 2.5.
Рис. 2.5.Налаштування параметрів
На малюнку видно, що це вікно складається з трьох вкладок: Загальні, Тексти та Довідка. Зупинимося докладніше кожної з них.
На вкладці Загальні визначається значення робочої дати, яка використовується у конфігурації. Робоча дата – це дата, яка за замовчуванням підставлятиметься у новостворені документи та форми, використовуватися при розрахунку курсів валют, а також в інших випадках, коли конкретна дата не вказана. Якщо на цій вкладці встановити прапорець Використати поточну дату комп'ютера, то в якості робочої дати буде використовуватись поточна дата комп'ютера. Якщо цей прапорець скинутий, то робочу дату потрібно буде ввести в поле Використовувати значення (за замовчуванням тут відображається поточна дата комп'ютера).
На вкладці Тексти (вміст цієї вкладки показано на мал. 2.5) виконується налаштування параметрів роботи з текстовими даними. Якщо встановлено прапорець Перетягування тексту, то при роботі з блоками (виділеними фрагментами) тексту можна буде перетягувати його мишею за допомогою методу drag & drop. Якщо встановлено прапорець Дозволяти поміщати курсор після кінців рядків, курсор у тексті можна буде поміщати в кінці рядків; інакше – лише перед символом «переклад рядка», який встановлюється натисканням клавіші Enter.
Якщо встановлено прапорець Відображати пробіли та табуляції, у текстовому документі відображатимуться символи пробілу та табуляції. Цей режим зручно використовувати для форматування текстових документів. При встановленому даному прапорці стають доступними поля Пробіл та Табуляція; у даних полях з клавіатури вводяться символи відповідно пробілу та табуляції.
При необхідності можна ввімкнути режим, при якому символ табуляції автоматично замінюватиметься певною кількістю пробілів. Для цього потрібно встановити прапорець Замінювати табуляцію при введенні, і в розташованому нижче полі Ширина табуляції з клавіатури або за допомогою кнопок лічильника ввести потрібну кількість пробілів.
У полі Автовідступ можна встановити або вимкнути режим автоматичного відступу, натиснувши клавішу Enter. Необхідне значення вибирається з списку, що розкривається, можливі варіанти– Увімкнути або Вимкнути.
У полі Шрифт здійснюється вибір шрифту, який використовуватиметься при наборі тексту. При натисканні на кнопку вибору на екрані відкривається вікно параметрів шрифту, зображене на мал. 2.6.
Рис. 2.6.Налаштування параметрів шрифту
Якщо встановлено прапорець Шрифт стилю, потрібний шрифт вибирається зі списку, розташованого нижче цього прапорця. Правіше розташовані два прапорці з однаковою назвою - Зі стилю; такий же прапорець знаходиться у виділеній області Накреслення. Якщо вказані прапорці встановлені, параметри шрифту будуть відповідати вибраному стилю. Якщо потрібно відредагувати параметри вибраного стилю шрифту (наприклад, змінити його розмір), потрібно скинути відповідний прапорець і вручну встановити потрібні значення.
Якщо встановлено прапорець Системний шрифт, вибір стилю шрифту здійснюється зі списку, розташованого під цим прапорцем. Прапорці Зі стилю використовуються так само, як і при встановленому прапорці Шрифт стилю.
ПРИМІТКА
Одночасне встановлення прапорців Шрифт стилю та Системний шрифт неможливе.
Якщо встановлено прапорець Системний шрифт, то праворуч внизу вікна стає доступним поле Набір символів. У цьому полі з списку, що розкривається, вибирається потрібний набір символів.
У нижньому лівому куті вікна налаштування параметрів шрифту демонструється зразок того, як буде виглядати текст при встановлених в даний момент налаштуваннях.
Після того, як встановлені необхідні параметри шрифту, слід у цьому вікні натиснути кнопку ОК – у результаті у вікні Параметри на вкладці Тексти буде заповнено поле Шрифт. За допомогою кнопки Скасувати здійснюється закриття вікна Вибір шрифту без збереження виконаних змін.
На вкладці Довідка за допомогою перемикача Довідкова інформація вибирається спосіб надання довідкової інформації. Якщо цей перемикач встановлено в положення Виводити в одному вікні, всі елементи довідки будуть відображатися в одному вікні. Якщо ж вибрано значення Виводити у різних вікнах (це значення встановлено за замовчуванням), різні елементи довідкової інформації будуть виводитися окремо – кожен елемент у вікні. Перший варіант дозволяє уникнути нагромадження вікон при частому виклик різних елементів і розділів довідкової інформації; за допомогою другого варіанта можна одночасно переглядати декілька різних елементів (розділів) довідки.
Всі зміни, виконані на вкладках вікна настройки параметрів, набирають чинності лише після натискання кнопок ОК або Застосувати. За допомогою кнопки Скасувати здійснюється вихід із даного режиму без збереження виконаних змін.
Редакція 3 зміни «Зарплата та управління персоналом» є недостатнім розвитком редакції 2.5. Вона розроблена на платформі «1С:Підприємство 8.3» та використовує її нові можливості, такі як:
- підтримка нового інтерфейсу «Таксі», відмінними рисамиякого є сучасний дизайн інтерфейсу, максимізація робочого простору на моніторах з різною роздільною здатністю, великий шрифт, зручність навігації, можливість самостійно конструювати свій робочий простір;
- підтримка тонкого та веб-клієнта, розвиток «хмарних» технологій;
- підтримка віддаленої онлайн роботи в режимі тонкого клієнта та веб-клієнта;
- перенесення основного «обчислювального» навантаження на сервер та економне використання ресурсів клієнта;
- робота через Інтернет у моделі сервісу (в т.ч. https://1cfresh.com/solutions/hrm).
Такі нововведення, як «Вибране», історія останніх відредагованих документів, короткий опис усіх звітів, а також докладні підказки програми при неправильних діях зроблять легку та цікаву роботу.
Удосконалено контроль коректності даних на етапі їх введення (у картку співробітника, організації тощо), що спрощує формування та здачу різної звітності надалі.
Розвиток кадрового обліку та розрахунку заробітної плати
Штатний розклад
Штатний розклад став повноцінним інструментом планового та (або) кадрового відділів.
Значною перевагою є можливість описувати позиції з однаковими посадами та підрозділами, але з різними умовамипраці (оплатою, графіками роботи тощо).
Реалізовано можливість затвердження нових версій штатного розкладу спеціальним документом та зберігання історії тверджень штатного розкладу.
За штатним розкладом розраховується плановий фонд оплати праці (ФОП) для відображення у звітах. ФОП за необхідності можна відредагувати вручну.
Для підрозділів можна вказувати дати формування та розформування, для посад – дати введення у штатний розклад та виключення з нього, що спрощує роботу з відповідними списками.
Фонд оплати праці
Для аналізу планового фонду оплати праці (ФОП) у всій організації у програмі з'явилися кошти визначення ФОП співробітника виходячи з його планових нарахувань. Враховується внесок у ФОП погодинних, відрядних, відсоткових нарахувань, нарахувань, які від стажу співробітника, та інших. Розмір ФОП розраховується і доступний редагування переважають у всіх документах, що призначають і змінюють планові нарахування співробітників.
Плановий ФОП дозволяє використовувати такі можливості програми:
Кадровий облік
Підвищено зручність роботи з карткою співробітника – вона дозволяє оперативно отримувати всю пов'язану із співробітником інформацію, відображати її зміни.
Для зміни виду зайнятості працівника достатньо запровадити документ Кадровий переклад: не потрібно звільняти та наново приймати на роботу.
Дві кадрові події тепер можна зареєструвати в один день: наприклад, кадровий переклад та зміна нарахувань усьому підрозділу.
Поєднання посад
Документ передбачений спеціально для оформлення наказу про суміщення (виконання обов'язків співробітника, розширення зон обслуговування) та призначення відповідної доплати.
Виконання обов'язків працівниківдозволяє вибрати працівника, обов'язки якого виконуватимуться, та призначити розмір доплати: відсотком від ФОП цього працівника або різницею ФОП.
Поєднання посад (професій)дозволяє вибрати сумісну посаду, а також призначити доплату відсотком від ФОП цієї посади за штатним розкладом або різницею у ФОП.
Розширення зон обслуговуваннядозволяє призначити суму доплати розширення зони обслуговування.
Військовий облік
Реалізовано додаткові звіти та друковані форми, необхідні для ведення військового обліку, включаючи бронювання працівників.
Розрахунок заробітньої плати
Наведемо основні зміни, пов'язані з розрахунком заробітної плати.
Насамперед зазначимо, що тепер не потрібно дублювати кадрові документи розрахунковими: відповідні нарахування (наприклад, за відпустку) виробляються разом із реєстрацією кадрового факту. Розрахункові залишається лише перевірити та затвердити введений кадровиком документ.
А документ Звільненнядозволить виконати остаточний розрахунок.
Страхові внески розраховуються одразу ж у документі Нарахування зарплатніа будь-які зміни ведуть за собою автоматичний перерахунок.
Середній заробіток налаштовується програмою автоматично, залежно від призначення нарахування. Якщо користувачеві знадобиться ввести суми для розрахунку середнього вручну, програма збереже ці дані для подальшого використання.
Вирішено проблему з урахуванням виплат працівникам, які не є працівниками за трудовим договором (колишнім співробітникам, акціонерам), – програма дозволить нарахувати їх та врахувати у звітності.
Розроблено документи для призначення поширених видів утримань (профспілкові внески, добровільні страхові внески тощо). Удосконалено роботу з утриманнями по виконавчим листам – розмір утримання можна призначати як частки (наприклад, 1/3) від заробітку. Введено поняття платіжного агента – можна відображати перерахування коштів не лише через пошту чи банк.
Найзручніше стало працювати і з ДПГ – підтверджувати виконання робіт за договорами цивільно-правового характеру можливо актами виконаних робіт, реалізовано друковані форми договорів та актів.
Облік можна вести у межах статей фінансування, що корисно унітарним підприємствам і некомерційним організаціям.
Розширено можливості налаштування довільних нарахувань та утримань, порядку їх застосування, реалізовано нові категорії показників розрахунку. Наприклад, для автоматичного заповнення і розрахунку нарахування тепер не обов'язково призначати його плановим, достатньо ввести значення показників розрахунку, що використовуються в ньому. Або нарахування можна призначити плановим лише певні місяці.
Виплата заробітної плати
Якщо у міжрозрахунок необхідно зробити кілька виплат за лікарняними листами чи відпустками, то зробити це можна в одній відомості. Слід просто підібрати до неї необхідні документи.
Розширено перелік місць виплати зарплати, що підтримуються: крім виплати через касу реалізована видача через роздавача, а виплата через банк може здійснюватися як на особовий рахунок у рамках зарплатного проекту, так і на довільний рахунок у банку, зазначений у співробітника. Для кожного способу виплати (каса, роздавач, зарплатний проект, рахунок у іншому банку) існує окрема відомість.
Місце виплати можна налаштувати для організації загалом, для підрозділу, і навіть окремого сотрудника.
Звітність
Всі звіти ЗУП 3 забезпечені коротким описом, що дозволяє користувачеві швидко зорієнтуватися в їх призначенні.
Удосконалено робоче місцез підготовки даних персоніфікованого обліку до ПФР. Автоматизовано заповнення коригувальних форм у деяких поширених ситуаціях.
Реалізовано форми статистичної звітності: П-4 (з можливістю автоматичного заповнення), П-4 (НЗ), 3-Ф, МП (мікро), ПМ.
У таблиці наведено короткий опис основних відмінностей нової редакції від редакції 2.5.
«Зарплата та управління персоналом», |
«Зарплата та управління персоналом», редакція 2.5 |
Початкове налаштування програми |
|
Повне налаштування програми під специфіку підприємства аж до додавання нарахувань, що використовуються |
Можливість задати мінімальний набір відомостей |
Можливість завантажити основні дані співробітників із файлів звітності, раніше представлених до контролюючих органів (ПФР, ФНП) |
Не передбачено |
Спеціалізовані документи для початкового введення штатного розміщення співробітників, початкової заборгованості із зарплати та ін. |
Не передбачено |
Автоматизований перехід із конфігурації «Бухгалтерія підприємства 3.0» |
Не передбачено |
Штатний розклад |
|
У штатний розпис підрозділу можна внести кілька позицій з однаковими посадами, що відрізняються умовами праці (наприклад, графік роботи) |
Не передбачено |
Затвердження, зміна та індексація штатного розкладу спеціальними документами дають можливість зберігати історію та повертатися до попередньої версії штатного розкладу |
Документи для змін не передбачені, всі зміни вносяться безпосередньо до штатного розкладу |
Застарілі підрозділи та посади не відображаються у списках |
Не передбачено |
Плановий ФОП (фонд оплати праці) за штатним розкладом, аналіз відповідності планового та фактичного ФОП |
Не передбачено |
Можливість «бронювання» позицій штатного розкладу перед оформленням прийому на роботу або кадровим перекладом |
Не передбачено |
Кадровий облік |
|
Зміна виду зайнятості (основне місце, сумісництво) можлива під час кадрового перекладу |
Зміна виду зайнятості відображається лише звільненням співробітника та прийомом нового |
Доступна реєстрація двох кадрових подій в один день (наприклад, прийом на роботу та відпустку з догляду за дитиною, або кадровий переклад працівника з одночасною зміною нарахувань усьому підрозділу) |
Не передбачено |
Можливість оформити наказ про суміщення (виконання обов'язків співробітника) та призначити відповідну доплату за допомогою спеціального документа. У ньому є можливість обрати співробітника, обов'язки якого виконуються, та спосіб виконання доплати: різницею або відсотком від ФОП заміщуваного співробітника |
Не передбачено |
Оформлення додаткових відпусток для громадян, які зазнали впливу радіації внаслідок катастрофи на Чорнобильській АЕС |
Не передбачено |
Облік робочого часу |
|
Доступний заклад кількох виробничих календарів за необхідності |
Не передбачено |
Для документів обліку робочого часу можна ввести документ-виправлення |
Зміни вносяться до існуючого документа, історія не зберігається |
Можливість призначення одночасно кількох нарахувань, що розраховуються за тарифною ставкою, і введення кількох відповідних видів часу в графік, табель. Наприклад, робота «на лінії» та «ремонт» (для водіїв) |
Не передбачено |
Розрахунок заробітньої плати |
|
Усунено дублювання «кадрових» та «розрахункових» документів. Наприклад, реалізовано один документ Відпустка, з яким передбачається робота співробітника як кадрової, так і розрахункової служби |
Різні документи для реєстрації кадрових змінта розрахунку нарахувань |
Розрахунок страхових внесків у документі Нарахування заробітної плати |
Розрахунок страхових внесків провадиться тільки в окремому документі Нарахування страхових внесків |
Для виконавчих листіввведено поняття платіжного агента |
Виплата аліментів можлива лише через пошту чи банк |
Можливість реєстрації виплат колишнім співробітникам та стороннім особам |
Не передбачено |
Підтвердження виконаних робіт за договором ДПГ можна проводити запровадженням Акта виконаних робіт |
Необхідність нарахування за договором ДПГ реєструється лише документом Договір ДПГ |
Доплата до середнього заробітку під час переведення на низькооплачувану роботу |
Не передбачено |
При оформленні відпустки є такі можливості:
|
Грошова компенсація додаткової відпустки, розрахунок зарплати та матдопомоги при оформленні відпустки не передбачені. Нарахування заробітної плати за період, що передує відпустці, необхідно здійснювати окремим документом |
Повне оформлення остаточного розрахунку можливе одним документом Звільнення |
Остаточний розрахунок виконується за рахунок введення кількох документів: звільнення, розрахунок під час звільнення, нарахування зарплати |
Можливість відбити видачу позики траншами, яке погашення диференційованими чи ануїтетними платежами. Можливість введення даних про раніше видані позики на початку використання програми |
Не передбачено |
При перерахунку тарифної ставки (для розрахунку нічних, понаднормових тощо) можливо врахувати не тільки основне нарахування (оклад тощо), але й будь-які інші (надбавки, доплати тощо) |
Ставка перераховувалася лише з окладу співробітника |
Вести облік можна у розрізі статей фінансування |
Не передбачено |
Виплата заробітної плати |
|
Можливість виплати кількох міжрозрахункових нарахувань (відпусток, лікарняних листів та ін.) в одній відомості |
Не передбачено |
Можна вказати місце виплати заробітної плати, причому як загалом організації чи підрозділи, так конкретного співробітника |
Не передбачено |
Аванс може виплачуватись відсотком від тарифу |
Не передбачено |
Податки та звітність |
|
Права на податкове відрахування та його припинення реєструються спеціальними документами |
Спеціальних документів не передбачено |
Зберігання інформації про зміну реєстрації у податковому органі (наприклад, під час реорганізації). Спрощено формування звітності з ПДФО при запізнілому введенні даних про реєстрацію в ІФНС |
Не передбачено |
У зв'язку з тим, що фірма 1С у 2018 році припиняє підтримку конфігурації «1С:Зарплата та Управління персоналом» версії 2.5, вкрай бажано, не відкладаючи, запланувати та організувати перехід на ЗУП 3.0 (3.1).
«1С:Зарплата та Управління персоналом» 3.1 – абсолютно нова програма, з новою архітектурою зберігання та обробки даних*, що не дозволяє звичайним способом – шляхом встановлення оновлення, перейти на новий реліз конфігурації. Потрібно здійснити перенесення даних з 1С ЗУП 2.5 в нову систему, тобто завантажити та вивантажити дані.
* Крім відмінностей у частині архітектури ЗУП 3.0 відрізняється новим дизайном, підтримкою Web-клієнта, підвищенням зручності роботи, зокрема через можливість використовувати сучасний інтерфейс «Таксі», тому оновлення ЗУП 2.5 цілком обґрунтоване.
Перейти на версію програми 1С ЗУП 3.1 можна з нового місяця, не чекаючи початку року. Закрили місяць – перейшли на нову редакцію.
Оптимально здійснити перехід на 3.0, використовуючи спрощений варіант перенесення, тому що всі нарахування та утримання переїжджають не документами, а записами регістрів.
Рекомендований оптимальний та безпечний спосіб переходу: паралельний розрахунок заробітної плати одночасно у 2 версіях (старої та нової) програми 1С ЗУП протягом одного (або кількох) звітних періодів. Паралельний розрахунок заробітної плати в обох базах дозволить користувачам вивчити та звикнути до нової програми, порівнюючи її з попередньою версією, виключить зупинку у роботі, якщо у новій програмі щось пішло не так.
Інструкція з переходу із ЗУП 2.5 на 3.1
Для того щоб коректно перенести облікові дані з однієї програми до іншої, потрібна попередня підготовка бази ЗУП 2.5. Вона полягає в тому, щоб закрити звітний період(місяць) в ЗУП 2.5, зробити копію робочої ІБ цієї версії, і за допомогою конфігуратора здійснити тестування та виправлення (якщо воно необхідно, що, швидше за все) бази.
- Створити чисту інформаційну базу з останнім релізом 1С: ЗУП 3.1;
- Запустити їх у порожній основі, вказавши першому етапі роботи стартового покрокового помічника, що потрібно виконати перенесення даних із редакції 2.5; Виконати завантаження даних;
- Здійснити повну перевірку даних після перенесення.
Детально: порядок переходу із ЗУП 2.5 на 3.0 / ЗУП 3.1
- Підготовка до переходу на нову програму
У старій інформаційній базі версії 2.5 доробте всі документи щодо нарахування зарплати, лікарняних, відпусток, виплати зарплати, розрахунку та перерахування податків та внесків тощо. Зробіть копію робочої бази ЗУП 2.5 та розгорніть її в окремому каталозі. Зайдіть у програму в режимі «Конфігуратор», виберіть «Тестування та виправлення» в меню «Адміністрування». Якщо ЗУП давно не оновлювався – поновіть до останнього релізу.
- Створення нової інформаційної бази ЗУП 3.1
Останній новий реліз 1С ЗУП 3.1 можна завантажити з сайту оновлень 1С. Крім цього може знадобитися встановлення більш нової версії платформи «1С:Підприємство 8», оновлення якої також можна завантажити з сайту.
Для створення чистої інформаційної бази необхідно запустити ярлик 1С та натиснути «Додати», вказавши створення нової бази. Далі вибрати із шаблону останній реліз «1С:Зарплата та Управління персоналом» 3.1.
Рисунок 1. Створення чистої бази 1С ЗУП 3
- Налаштування стартового помічника та вибір варіанта перенесення даних
При початковому запуску ЗУП 3.1 треба вибрати пункт про перенесення даних із «1С:Зарплата та управління персоналом 8», редакція 2.5, а після цього вибрати один із двох варіантів перенесення даних:
Рисунок 2. Перенесення даних до ЗУП 3.1.2.213
Зі списку баз необхідно вибрати відповідну базу версії 2.5, дані з якої потрібно перенести:
Рисунок 3. Перенесення даних у ЗУП 3.1.2.213
Рисунок 4.Вибір варіанта перенесення даних у ЗУП 3.1.2.213
Перенесення даних із 1С ЗУП 2.5 на 3.1
- При виборі цього варіанта переносяться не самі документи минулих років, а дані регістрів та довідники.
- Даний варіант дозволить використовувати у кадровому обліку та розрахунку зарплати нові можливості.
- За взаєморозрахунками перенесуться лише залишки.
- Перенесення кадрової історії (Т-2), даних для розрахунку середнього заробітку.
- Максимально швидкий варіант перенесення.
*Однак не перенесуться дані про працівників за договорами ДПГ, а також дані про позики.
- При виборі цього варіанта переносяться документи.
- Нові можливості програми використані не будуть, будуть використані документи із попередньої редакції.
- У частині кадрових даних переїдуть усі документи: звільнення, переміщення та ін.
- Планові нарахування будуть перенесені у вигляді записів регістрів, тоді як за спрощеного – переносився тільки зріз.
- За взаєморозрахунками переносяться всі документи.
- При повному перенесенні необхідно виправити всі помилки обліку, які, швидше за все, виникали в минулих періодах, інакше доведеться виправляти в новій базі. Після цього всі документи та дані необхідно вивірити в обох базах.
- Оскільки обсяг даних, що переносяться, великий, процес буде проходити повільно.
*У старій базі збережуться всі дані, до яких можна звернутися у будь-який час та знайти необхідні дані.
Рисунок 5. Завантажити дані
Перевірка даних після перенесення
Перед стартом роботи з новою програмою 1С ЗУП 3.1, як згадувалося, слід перевірити повноту і коректність перенесених даних із старої версії – 2.5. Для цього сміливо використовуйте звіти для звіряння даних.
Необхідно перевірити:
- Організаційну структуру підприємства, довідники «Організації», «Підрозділи», «Території»;
- Особисті дані працівників;
- Початкове штатне розміщення;
- Нарахування та утримання, коректність формул;
- Залишки за взаєморозрахунками.
Внаслідок переходу на 1С:ЗУП нової версії та зроблених попередніх дій, після перенесення даних, ми отримаємо дві окремі бази: стара інформаційна база програми ЗУП 2.5 з документами та нова – версії програми 3.1 з початковими залишками. При цьому рекомендується деякий час вести розрахунок заробітної плати паралельно в обох програмах, і після того, як повністю освоїться з новою конфігурацією можна переходити на облік тільки в ній. Для користування максимально широким функціоналом та інструментарієм рекомендується також здійснити перехід на ЗУП КОРП.