De praktijk van het implementeren van management accounting voor 1s. Wat is managementaccounting? Vraag: Hoe wordt het programma beschermd tegen onbevoegde toegang?
1C Company besteedt traditioneel veel aandacht aan het ontwikkelen van management accountingfuncties in haar producten. Op de markt van systemen gebouwd op basis van het 1C 8.3-platform zijn vandaag de dag drie categorieën softwareproducten te onderscheiden waarmee u management accounting in 1C kunt bijhouden:
- Producten van het 1C-bedrijf die de problemen van complexe automatisering van de onderneming oplossen, inclusief een functie als automatisering van management accounting.
- Producten van het 1C-bedrijf die het probleem oplossen van het consolideren van gegevens uit andere systemen (inclusief systemen van de eerste categorie) en het verkrijgen van managementrapportage.
- Programma's van externe bedrijven (franchisenemer 1C), het oplossen van gespecialiseerde taken van management accounting.
De basis van management accounting en de essentie ervan is managementrapportage die wordt gebruikt door managers van verschillende niveaus om de activiteiten van de onderneming te beheersen, planning en besluitvorming op basis van de gegevens die door deze rapportage worden geleverd. Ondanks de diversiteit aan systemen en de vaak bestaande verschillen in benadering van het verwerken en presenteren van gegevens, is de functionaliteit van de systemen daarom vergelijkbaar, en de belangrijkste verschillen zitten in de architectuur, positionering en methode voor het implementeren van functies.
Oplossing van problemen van automatisering van management accounting in 1C op basis van complexe informatiesystemen van 1C-bedrijf
Het is het beste om de functionaliteit van het oplossen van problemen van complexe automatisering van boekhouding op basis van 1C te overwegen met behulp van het voorbeeld van de vlaggenschipoplossing van het bedrijf "1C: ERP Enterprise Management". Met andere configuraties kunt u tot op zekere hoogte ook het probleem van het verkrijgen van managementrapportage oplossen, maar 1C ERP bevat de meest complete set functies en benaderingen voor het verkrijgen van managementrapportage.
Boekhouding in 1C ERP kan worden onderverdeeld in verschillende logische rapportageblokken:
- Operationele rapportage gebruikt op alle niveaus van bedrijfsbeheer;
- Gereguleerde rapportage, voornamelijk gebruikt voor doorgifte aan fiscale autoriteiten en externe gebruikers;
- Budgetrapportage voor het plannen van de financiële activiteiten van de onderneming en het bewaken van de uitvoering van plannen;
- Internationale jaarrekening(MFP), die in de regel wordt gebruikt om informatie aan externe gebruikers te verstrekken.
Van de gepresenteerde lijst is alleen operationele rapportage verplicht in 1C ERP. We kunnen zeggen dat het een onlosmakelijk onderdeel van het systeem is en dat het niet kan worden uitgeschakeld door de instellingen van de toepassingsoplossing. De rest van de functionele blokken zijn uitgeschakeld, indien nodig kunt u weigeren een of meer boekhoudsecties te gebruiken, wat de interface over het algemeen zal vereenvoudigen en het systeem zal versnellen.
Naast de taken van het verkrijgen van rapporten, lost 1C ERP gerelateerde taken op met betrekking tot gegevensbescherming en rapportage:
- Scheiding van toegangsrechten, zowel voor specifieke rapporten als in het algemeen voor gegevens die beschikbaar zijn voor analyse;
- Visualisatie van gegevens in een willekeurige vorm (als een willekeurige setting) verschijning rapporten en het gebruik van widgets voor snelle toegang tot de belangrijkste prestatie-indicatoren van het bedrijf);
- De mogelijkheid om op afstand verbinding te maken met het systeem en toegang te krijgen tot rapportage, inclusief het gebruik van mobiele apparaten.
Operationele rapportage in 1C
Het systeem bevat meer dan honderd rapporten bestemd voor zowel lijnpersoneel als bedrijfsleiders. En rekening houdend met het feit dat elk rapport aanpasbaar is, een soort mini-constructor, zijn er een bijna onbeperkt aantal opties voor de eindrapporten van de operationele contour.
Figuur 1. Verkooprapporten
Gereguleerde rapportage in EPR
De gegevens in het gereguleerde circuit worden geconsolideerd binnen het systeem volgens de gegevens van het operationele circuit en worden weergegeven in het RAS-rekeningschema. Om de ontvangen rapporten te analyseren, wordt gebruik gemaakt van standaard boekhoudkundige rapporten: OSV, rekeningkaart, enz.
De specifieke kenmerken van het gereguleerde rapportageblok omvatten het feit dat het het minst aanpasbare van allemaal is, aangezien de rapportagevereisten worden bepaald door de vereisten van de huidige belastingwetgeving en PBU, dat wil zeggen dat ze sterk kunnen verschillen van het management accountingbeleid dat is aangenomen door het bedrijf.
Budgetrapportage en IFI's
In tegenstelling tot operationele en gereguleerde rapportage, waar vooraf geconfigureerde rapporten al aanwezig zijn in het 1C-systeem, vereist managementrapportage van budgetteringseenheden en MFP's voorafgaande ontwikkeling. Dit is te wijten aan het feit dat de vereisten voor dergelijke rapportage, de regels en de procedure om deze te verkrijgen in verschillende bedrijven sterk kunnen verschillen, wat betekent dat dergelijke rapportage moet worden ontwikkeld voor de behoeften van een bepaalde organisatie.
Figuur 2. Het principe van het genereren van managementrapportage voor management accountingdoeleinden
Visualisatie van de belangrijkste indicatoren van managementactiviteit
Afzonderlijk is het de moeite waard om stil te staan bij het mechanisme van visuele weergave van belangrijke prestatie-indicatoren van de onderneming. In 1C ERP zijn er mechanismen voor gegevensvisualisatie waarmee u snel de status van de belangrijkste prestatie-indicatoren van een onderneming kunt beoordelen.
Figuur 3. Presentatie van sleutelindicatoren in 1C ERP
Widgets zijn volledig aanpasbaar, terwijl u aan het werk bent, is het logisch om de output van indicatoren te visualiseren die van cruciaal belang zijn voor uw bedrijf.
Verkrijgen van geconsolideerde managementrapportage op basis van 1C-producten
Het 1C-bedrijf heeft maar één oplossing, doelbewust ontworpen voor het automatiseren van dataconsolidatie en het verkrijgen van managementrapportage - 1C: Holding Management (UH). Het product bestaat uit een reeks subsystemen die verschillende controlelagen implementeren:
- Een laag van subsystemen voor het verhogen van de efficiëntie van bedrijven, waaronder:
- Het verkrijgen van geconsolideerde managementrapportage en IFRS-rapportage;
- Budgettering van operaties en projecten;
- Bedrijfsanalyse en balanced scorecard.
- De laag van subsystemen die gewoonlijk worden geassocieerd met corporate controlling:
- Gecentraliseerd inkoopbeheer;
- Gecentraliseerde schatkist;
- Contract management
- De laag van bedrijfsboekhoudsystemen wordt weergegeven door:
- systeem voor het beheer van vennootschapsbelasting;
- Boekhoudsysteem.
Aangezien de oplossing in de eerste plaats is ontworpen om management accounting van beheermaatschappijen en financiële diensten van business units van geografisch verspreide IT-landschappen te automatiseren, is het centrum van het systeem de integratiefunctionaliteit, d.w.z. de oplossing wordt meestal gebruikt als een bedrijfssjabloon of als een oplossing voor beheermaatschappijen (holdings).
Figuur #4. Schematisch functieschema 1C Holdingmanagement
Er moet aan worden herinnerd dat de oplossing in de eerste plaats bedoeld is voor grote organisaties, inclusief die met de status van grote belastingbetaler, dus de functionaliteit van het systeem is in de eerste plaats ontworpen om de problemen op te lossen waarmee dergelijke ondernemingen worden geconfronteerd:
- Consolideren van gegevens uit externe systemen, inclusief de mogelijkheid tot directe koppeling met het DBMS, en het verkrijgen van informatie uit willekeurige Excel-bestanden;
- Opstellen van jaarrekeningen in overeenstemming met IFRS;
- Implementatie van budgetterings- en treasury-functies, rekening houdend met de behoeften van grote ondernemingen (bouw van complexe budgetmodellen, beheer op meerdere niveaus van budgetprocessen);
- Opzetten en visualiseren van een balanced scorecard (BSC);
- Beheer van investeringsprogramma's en analyse van investeringsprojecten;
- Vorming van rapportage van gecontroleerde buitenlandse bedrijven;
- Beheer van de vennootschapsbelasting.
Programma's voor het automatiseren van management accounting van externe bedrijven (franchisenemers 1C) op het platform 1c 8.3
Op de markt zijn, naast de producten van het 1C-bedrijf zelf, een groot aantal programma's gebouwd op het 1C: Enterprise 8.3-platform, probleemoplossing automatisering van de functies van management accounting en de financiële eenheid als geheel. Deze oplossingen zijn ontwikkeld en ondersteund door 1C partnerbedrijven (franchisenemers) en dienen te beschikken over een 1C-Compatible certificaat.
Ondanks de verscheidenheid aan oplossingen en de verklaarde functionaliteit, is de productarchitectuur gebouwd op een soortgelijk principe en lijkt het op de 1C UX-oplossing (aangepast voor de schaal van de taken die worden opgelost): dataconsolidatie van externe systemen en verdere dataconversie om de nodige rapportage. De leiders op de markt van dergelijke systemen zijn Wiseadvice Financier, Bit-Finance, Intalev "Corporate Management" en een aantal anderen.
Resultaten
Als we het hebben over welk management accounting programma het zinvol is om voor implementatie te kiezen, dan is er geen universeel antwoord op zo'n vraag; in elk geval moet men een keuze maken op basis van de behoeften en mogelijkheden van een bepaalde organisatie. Succesvolle automatisering van management accounting kan echter enkele algemene aanbevelingen bevatten:
- Als het bedrijf wordt geconfronteerd met de taak om een systeem van geïntegreerde automatisering van activiteiten te implementeren, en de oplossing van het implementatieprobleem in het toekomstige management accounting systeem wordt beschouwd als onderdeel van de implementatietaak, is het allereerst de moeite waard om complexe 1C te overwegen configuraties, bijvoorbeeld 1C ERP Enterprise Management.
- Als een bedrijf al een automatiseringssysteem voor activiteiten heeft geïmplementeerd, maar het nodig heeft om specifieke taken op te lossen voor het verkrijgen van managementrapportage, is het logisch om in de richting van gespecialiseerde oplossingen te denken: voor kleine en middelgrote bedrijven, oplossingen van 1C-partnerbedrijven gebouwd op het 1C 8.3-platform zijn het meest geschikt. Het is logisch dat een groot persoon in de richting van het 1C: Holding Management-product kijkt.
We hebben kort de momenteel beschikbare Russische markt klassen van systemen voor automatisering van management accounting.
De keuze voor een informatiesysteem voor het automatiseren van de management accounting van een bedrijf hangt af van zijn behoeften. Grote ondernemingen die behoefte hebben aan een compleet en gedetailleerde informatie, implementeren dure ERP-systemen, terwijl kleine bedrijven hiervoor vaak Excel gebruiken. Tegelijkertijd houden veel bedrijven de managementboekhouding bij met behulp van boekhoudsystemen. We besloten om meer in detail te praten over deze methode voor het organiseren van management accounting door gebruikers van het meest voorkomende boekhoudprogramma in Rusland, 1C: Accounting, te interviewen, evenals specialisten van bedrijven die betrokken zijn bij de implementatie ervan.
Tijdschrift "FINANCIEEL DIRECTEUR" Nr. 3 (maart) 2004
Verzameling van informatie
Er zijn drie hoofdopties voor het verzamelen en verwerken van informatie in het 1C-programma, die typerend zijn voor het werken in elk boekhoudsysteem.
Eerste optie. Beheer- en boekhoudgegevens worden afzonderlijk verzameld en ingevoerd in de betreffende databases. Er zijn geen problemen met het matchen van infobases, omdat dit niet nodig is. Deze optie is echter zeer arbeidsintensief.
Tweede optie. Management accountinggegevens worden verkregen door accountinggegevens om te zetten. Maar een volledig geautomatiseerde gegevensoverdracht is nauwelijks mogelijk, omdat de boekhoudkundige informatie moet worden aangevuld. De verzending van een computer die door een bedrijf is geassembleerd, kan bijvoorbeeld in de boekhouding worden weergegeven als een verzending van componenten en het samenvoegen ervan tot een enkel model als een afzonderlijke service. Tegelijkertijd kan in management accounting de verzending van een computer worden weergegeven als een reeks bewerkingen (bewegende componenten voor assemblage, assemblage, verzending van een productie-eenheid). Daarom is het gemakkelijker om dergelijke operaties afzonderlijk in boekhouding en management accounting weer te geven.
Derde optie. Boekhoudgegevens zijn afgeleid van managementboekhoudingsgegevens. Tegelijkertijd worden operaties die verband houden met de hoofdactiviteit (aankoop, verkoop, productie) meestal van de managementdatabase naar de boekhoudkundige database gelost. Er is ook een parallelle gescheiden boekhouding van transacties die inhoudelijk verschillen in boekhouding en management accounting. Deze methode is technologisch het meest geavanceerd. Aangezien management accountinggegevens in de regel door directe uitvoerders of economen in de database worden ingevoerd en vervolgens automatisch worden overgedragen naar de accountingdatabase, kan de boekhoudafdeling de controle over het boekhoudproces verliezen. Om dit te voorkomen, zijn de meest typische handelingen meestal geautomatiseerd en houdt de boekhoudafdeling de rest bij.
Uit ons onderzoek bleek dat gebruikers van 1C boekhoudmodules het vaakst de eerste optie gebruiken. Dit komt met name doordat accountants van middelgrote en kleine ondernemingen in de regel niet de extra last en verantwoordelijkheid voor het voeren van management accounting op zich willen nemen en zich tegelijkertijd verzetten tegen inmenging in hun werkterrein door andere medewerkers. In dergelijke bedrijven wordt management accounting rechtstreeks afgehandeld door de financieel directeur (soms het hoofd van de onderneming) of door een afdeling die onafhankelijk is van de boekhoudafdeling, bijvoorbeeld economische planning. Bovendien zijn management accounting en budgettering vaak niet ingesteld als managementtechnologieën en zijn een of twee mensen verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen, die de consumenten zijn van financiële informatie, en de informatie zelf is duidelijk verdeeld in "zwart" en "wit". In dergelijke bedrijven zijn er geen complexe automatiseringssystemen nodig, daarom wordt voor management accounting een parallelle database gebruikt in het 1C: Accounting-programma.
Met de groei van het bedrijf en geavanceerde training van managementpersoneel, verlaten bedrijven de vereenvoudigde aanpak en geven ze er de voorkeur aan de gegevenstransformatie volledig te automatiseren, dat wil zeggen dat ze overgaan op de tweede of derde optie. Meestal vergroot dit ook de transparantie van de onderneming.
In de tweede en derde optie is het werkschema, op basis waarvan management accounting wordt bijgehouden, op dezelfde manier opgebouwd als het rekeningschema met behulp van aanvullende analytische functies of subaccounts voor boekhoudbewerkingen in management accounting 1. In een dergelijke situatie kunt u het grootste deel van de gegevens één keer invoeren en vervolgens, door een analytisch kenmerk of subaccounts te selecteren, de vereiste management- en boekhoudrapporten maken.
- Persoonlijke ervaringVadim Lebedevich
Onze methode van management accounting wijkt op sommige plaatsen aanzienlijk af van de methode van accounting. Als je management accounting direct in de oplageversie van "1C: Accounting" naast de boekhouding en fiscale boekhouding houdt, dan zal het programma te vaak opnieuw moeten worden geconfigureerd na updates in verband met wijzigingen in de wetgeving. Daarom is het voor ons efficiënter geworden om de management accounting te voeren in een gespecialiseerd systeem ontwikkeld op basis van 1C: Enterprise.
Jevgeny Fadejev
Om tot een eenmalige gegevensinvoer te komen, is het noodzakelijk regels vast te stellen waarmee informatie uit de boekhouding aan het management kan worden overgedragen. Dan hoeven deze regels alleen nog maar in het programma te worden beschreven.
Gegevens moeten opnieuw worden verwerkt als dergelijke regels niet worden ontwikkeld, of werknemers die informatie verwerken voor een van de boekhoudafdelingen, bijvoorbeeld boekhouding, niet kunnen bepalen hoe deze informatie moet worden geïnterpreteerd voor managementaccountingdoeleinden. In dit geval is de economische afdeling verantwoordelijk voor het overbrengen van boekhoudgegevens naar de management accounting database.
Tatiana Borisovets
We houden alle boekhouding bij op de plaats van oorsprong van de operatie, dat wil zeggen dat medewerkers van de verkoopafdelingen, magazijnen en productieafdelingen de boeking in het systeem invoeren, terwijl alle noodzakelijke analytische functies worden ingevoerd. Later controleert de boekhoudafdeling de systeemgegevens met primaire documenten.
Laten we aan de hand van een voorbeeld de verschillen bekijken tussen de drie manieren om managementinformatie te verkrijgen.
- Boekhoudkundig voorbeeld zakelijke transactie in "1C: Boekhouding"Operatie beschrijving:
Registratie van een vast activum (computer) en registratie van een rekeningafschrift.
Eerste optie
Registratie. In de boekhouddatabase wordt rekening gehouden met de computer, de kaart van de vaste activa wordt ingevuld, die de levensduur, datum van registratie, aankoopprijs, enz. aangeeft. Vervolgens de velden van de kaart, die voor beide hetzelfde zullen zijn soorten boekhouding (inventarisnummer, naam, financieel verantwoordelijke, vestigingsplaats, type vast activum) worden gekopieerd naar de parallelle database. De overige velden die nodig zijn voor management accounting (afschrijvingsperiode, vaste activakosten, kostenpost, etc.) worden handmatig ingevuld.
Bij de administratieve verwerking van een vast activum weerspiegelen de relevante documenten een standaardreeks van bewerkingen: inbedrijfstelling, overdracht van een vast activum, verplaatsing, ontvangst, afschrijving. Op basis van deze documenten genereert 1C: Boekhouding automatisch boekingen. In management accounting kunnen andere transacties worden weergegeven, dus de boekingen worden handmatig gemaakt.
Afschrift van de rekening. Het overzicht wordt volgens standaardregels in de boekhouding geregistreerd en (automatisch of handmatig) gekopieerd naar de management accounting database.
Tweede optie
Registratie. Verschilt in wezen niet van de eerste optie.
Afschrift van de rekening. Informatie over de status van rekeningen wordt in de regel snel door de boekhoudafdeling ontvangen. U kunt de database eenvoudig importeren in de beheerdatabase. Bij overmatige detaillering van boekhoudkundige informatie wordt de gedetailleerde boeking "samengevouwen". Zo is het voor de boekhouding van belang een onderscheid te maken in “betaling” (rekening 62.1) en “vooruitbetalingen” (rekening 62.2). In de management accounting is een dergelijke indeling in sommige gevallen niet van belang, zodat dergelijke boekingen automatisch kunnen worden gecombineerd.
derde optie
Registratie. Bij het overzetten van gegevens van management accounting naar accounting dient u de velden van de voor de boekhouding benodigde vaste activakaart in te vullen. Aangezien vaste activa bovendien in de vorm van een dubbele boeking in de management accounting worden geregistreerd, zal informatie daarover ook in de vorm van boekingen in de boekhouddatabase moeten worden geïmporteerd. Ook zal je met boekingen rekening moeten houden met vaste activa in de boekhouddatabase en dat is omslachtig. Daarom, wanneer? in grote aantallen vaste activa, is het zinvol om het programma zo aan te passen dat het mogelijk is om management accounting-boekingen automatisch om te zetten in boekhoudkundige documenten.
Afschrift van de rekening. Stel dat de klant een voorschot heeft betaald voor de verzonden goederen en de accountant heeft de volgende invoer in de beheerdatabase ingevoerd: Debet 51 Credit 62. Voor de managementboekhouding maakt het niet uit of er sprake is van een voorschot of betaling. Voor de boekhouding is juist een duidelijke scheiding in voorschot en betaling noodzakelijk. Het zal daarom niet mogelijk zijn om de boeking automatisch om te zetten van management accounting naar accounting. Om dit probleem op te lossen, is het noodzakelijk te voorzien in de mogelijkheid om het type betaling in een elektronisch document in management accounting vast te leggen.
Voorbeeld bereid door Vadim Lebedevich
Naast verschillende interpretaties van operaties in accounting en management accounting, zijn er nog steeds problemen om deze soorten boekhouding te combineren 2. In oplageversies van boekhoudprogramma's, waaronder 1C: Boekhouding, is het erg moeilijk om de boekhouding van niet-financiële indicatoren (bijvoorbeeld het aantal zetels per vierkante meter gebied, defecttarief per werknemer). Daarom wordt het bij het uitvoeren van management accounting noodzakelijk om de gegevens van boekhoudsystemen aan te vullen en aan te passen.
Ondanks dat de relevante modules van 1C: Enterprise (bijvoorbeeld Financiële Planning) de mogelijkheid hebben om rekening te houden met niet-financiële indicatoren, benadrukten alle deelnemers aan het onderzoek dat Excel meestal voor dit doel wordt gebruikt. Dus in het bedrijf "Ideal Cup" worden bij het berekenen van de productiekosten de componenten, die verschillen van die in de boekhouding, handmatig overgebracht van Excel-bestanden naar de module "Financiële planning". Volgens Marina Sheludko zou het handiger zijn om records in één circuit bij te houden. Momenteel moeten de medewerkers van het bedrijf de instellingen gebruiken om een deel van de gegevens uit 1C: Enterprise te uploaden. Complexe configuratie" in "1C: Financiële planning", en voer een deel van de gegevens handmatig in.
Een ander probleem bij het automatiseren van management accounting met behulp van "1C: Accounting" is het verwerken van verrekeningen tussen verantwoordelijke centra binnen één rechtspersoon. In de boekhouding worden dergelijke transacties in de regel helemaal niet weergegeven, maar in het beheer moeten ze worden weergegeven. Dit probleem wordt opgelost met behulp van extra instellingen.
- Persoonlijke ervaringStanislav Sharipov
- er komt een rekening waarop rekening wordt gehouden met verrichtingen die de verrekeningen tussen afdelingen kunnen beïnvloeden (of een register voor het onderdeel Operationele Boekhouding);
- nieuwe documenten worden gecreëerd die verschillende operaties weerspiegelen die de onderlinge afwikkeling tussen afdelingen beïnvloeden;
- Er worden speciale rapporten ontwikkeld om informatie te verstrekken over afrekeningen tussen afdelingen.
Onze klanten hoeven verrekeningen tussen interne afdelingen niet vaak te automatiseren. Als u echter interne verrekeningen nodig heeft, kan dit op dezelfde manier worden geconfigureerd als het schema voor het boeken van wederzijdse verrekeningen tussen de organisatie en externe tegenpartijen. Om dit te doen, worden meestal de volgende stappen uitgevoerd:
De budgetten van 1C: Enterprise inlenende bedrijven worden ofwel in Excel ofwel in de daarvoor bestemde applicaties opgesteld (1C: Financiële Planning). Als een programma dat compatibel is met 1C als budgetteringssysteem wordt gebruikt, is het automatisch laden van werkelijke inloggegevens mogelijk, zodat u de uitvoering van het plan regelmatig (zelfs dagelijks) kunt volgen.
Het uitvoeren van een operationele analyse van afwijkingen van werkelijke indicatoren van geplande indicatoren is mogelijk op voorwaarde dat de meeste gegevens in het systeem worden ingevoerd op basis van operaties, waarvan de informatie wordt ingevoerd door de uitvoerenden op de grond, en niet op basis van primaire documenten ontvangen door de boekhoudafdeling Tegelijkertijd is het mogelijk dat op het moment van invoeren van de operatie informatie hierover niet wordt gedocumenteerd. Geld van het bedrijf valt elke dag tot 11 uur in de module "1C: Financiële Planning".
- Persoonlijke ervaringMarina Sheludko
In ons bedrijf wordt de planning uitgevoerd in de module "1C: Financiële Planning". Geplande indicatoren worden ingevoerd door de hoofden en medewerkers van de betrokken afdelingen. De feitelijke gegevens over de uitvoering van het cashflowplan (van betalingsopdrachten, memo's, etc.) komen eerst in de module Financiële Planning en worden vervolgens voor verwerking naar de boekhoudafdeling overgedragen. Hierdoor kunt u dagelijks de stand van zaken volgen. De boekhoudafdeling ontvangt enkel bevestigde documenten, die vallen in de module “1C: Enterprise. Complexe configuratie. De kascontrole wordt dagelijks uitgevoerd, maar maandelijks stellen wij volledige rapportages op. Een deel van de gegevens voor volledige rapportage wordt eerst verwerkt in het blok "Complexe configuratie" en komt vervolgens in het blok "Financiële planning" (productie, verliezen, etc.).
De analyse van de verzamelde gegevens wordt uitgevoerd met behulp van ofwel de tools van een van de gespecialiseerde modules "1C: Enterprise" ("Financiële planning"), of Excel. Tegelijkertijd gebruiken alle deelnemers aan het onderzoek zowel standaard rapportages (winst- en verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht) als aanvullende rapportageformulieren.
- Persoonlijke ervaringTatiana Borisovets
Om ervoor te zorgen dat management accountinggegevens beschikbaar zijn voor alle middenmanagers, moesten we rapportageformulieren toevoegen die de activiteiten van verschillende afdelingen weerspiegelen. Zo kon de technische dienst het verbruik van grondstoffen analyseren. De rapporten "Verzending van afgewerkte producten naar type" (voor de marketingafdeling), "Omzet van goederen per magazijn" (verkoopafdeling), "Rekening houden met de verplaatsing van materiële hulpbronnen", "Productiekosten per producttype", enz. zijn toegevoegd.Nu werken we aan het bijhouden van de orderboekhouding voor bepaalde soorten productie. Daarnaast hebben we een systeem opgezet zodat we een operationele (dagelijkse) afschrijving van grondstoffen kunnen organiseren. Hierdoor wordt de gehele analyse van managementinformatie uitgevoerd in 1C: Enterprise.
Marina Sheludko
Door gebruik te maken van de module Financiële Planning kunt u standaard rapportages in verschillende rubrieken (afdelingen, artikelen, indicatoren) bekijken en indien nodig verfijnen om de redenen voor afwijkingen van het plan te achterhalen. Zo komen we erachter welke indicatoren de waarde van een bepaalde begrotingspost beïnvloeden. Naast de drie belangrijkste gebruiken we ook andere rapporten, maar die worden voornamelijk gegenereerd in Excel, aangezien de module Financiële Planning een statische tool is.
Technische aspecten
Bepaalde problemen bij het gebruik van boekhoudsystemen, met name "1C: Accounting", zijn te wijten aan het feit dat gebruikers de neiging hebben om een goedkopere (en dus energiezuinige) versie van het programma en goedkope apparatuur te gebruiken. Daarom zijn er moeilijkheden bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens. Deze problemen kunnen echter worden vermeden.
Volgens Tatyana Borisovets duurt het uploaden van gegevens naar het rapport slechts een paar minuten, zelfs bij het genereren van een maandelijks kasstroomoverzicht, bij hun onderneming (ongeveer 700 mensen). Stanislav Sharipov is van mening dat het moeilijk is om nauwkeurig in te schatten hoeveel transacties het systeem kan overbelasten: "Stel dat een bedrijf van 300 tot 900 mensen een pakket 1C-modules en apparatuur koopt voor de huidige behoeften, en zich tegelijkertijd blijft ontwikkelen dynamisch. Als het aantal bewerkingen per maand dat in het systeem wordt weerspiegeld 5.000-7.000 of meer bereikt, dan zal het bedrijf na 1-2 jaar in deze modus geld moeten uitgeven aan een krachtigere versie van het programma en productievere apparatuur.
Een andere methode die wordt gebruikt om het systeem te "ontladen", is het kopiëren van informatie over voorbije boekhoudperioden naar back-upmedia (cd's, extra servers, enz.). Dit helpt de hoeveelheid geanalyseerde gegevens te verminderen, die indien nodig als archief kunnen worden geopend.
Wat betreft het beperken van toegang tot systeemgegevens, gebruiken de gebruikers die we hebben geïnterviewd standaardmiddelen: verbod op inzage door datagroepen en bewerken van gesloten periodes, enz. U kunt ook aanvullende beveiligingsniveaus gebruiken, zoals elektronische sleutels, database-encryptie, enz. in de meeste gevallen zijn de kosten minimaal.
Onderzoeksresultaten
Uit het onderzoek bleek dat de organisatie van management accounting op basis van het 1C: Accounting-programma geschikt is voor bedrijven die weinig eisen stellen aan het beheren en analyseren van gegevens over hun activiteiten. Dit zijn onder meer kleine en middelgrote ondernemingen of filialen van grote bedrijven, waarin de managementfuncties voornamelijk vanuit het 'centrum' worden uitgevoerd. Dit systeem is meer in het belang van accountants dan van managers, inclusief financieel directeuren. Om informatie over de activiteiten van het bedrijf te verkrijgen, is het daarom noodzakelijk: extra modules"1C: Enterprise" en ze moeten mogelijk worden afgerond, rekening houdend met de vereisten van managers.
Hoewel management accounting in 1C de eenvoudigste en meest economische manier is om management accounting te organiseren, zowel vanuit financieel als arbeidsoogpunt, vereist het nog steeds extra middelen van de onderneming.
- Tatiana Borisovets Na de automatisering van de management accounting nam het aantal functies voor gewone medewerkers toe. Als vroeger een magazijnmedewerker alleen goederen accepteerde of vrijgaf, accepteert hij nu geld, controleert hij de kaart van de klant en de betalingsgeschiedenis. De verkoopafdeling begon diensten te verkopen en schreef handelingen op hun levering uit. Het was mogelijk om de documentenstroom bij de onderneming te stroomlijnen. We hebben bewust van "1C" één boekhoudsysteem gemaakt voor alle divisies.
Opgemerkt moet worden dat alle bovenstaande conclusies niet van toepassing zijn op het 1C: Enterprise 8.0-systeem, dat volgens de ontwikkelaars de mogelijkheden van het besturen van een bedrijf aanzienlijk zou moeten uitbreiden. Zodra praktijkervaringen met het gebruik van dit systeem verschijnen, zullen we er zeker over vertellen op de pagina's van ons magazine.
Het materiaal is opgesteld door de expert van het tijdschrift Anna Netesova
Management accounting in 1C op een aantal manieren geïmplementeerd. Meer over deze mogelijkheden en de nuances van de organisatie management accounting in 1C Laten we praten in ons artikel.
Algemene kenmerken van softwareproducten in 1C
Het Russische bedrijf "1C" is sinds 1991 actief. De naam "1C" is afgeleid van de uitdrukking "1 seconde" - dat is hoeveel het kostte om de gevraagde informatie te krijgen met behulp van het eerste programma dat door de oprichters is gemaakt.
De bekendste 1C-producten zijn boekhoudsystemen voor verschillende doeleinden.
Moderne 1C-softwareproducten voor boekhouding zijn meestal gebouwd op het principe van "shell en database".
De schaal is een technologisch platform, een systeem van objecten en mechanismen om ze te beheren. Op zijn beurt is het object samenstellend element, een stukje van de puzzel, die nodig is om de gewenste afbeelding - configuratie te bouwen. Alle mogelijke puzzelstukjes vormen de schaal. De applicatie-oplossing (configuratie) selecteert de objecten die nodig zijn voor de applicatie-oplossing, volgens welke de shell informatiestructuren zal creëren en op een vooraf bepaalde manier zal werken met de daarin ingevoerde gegevens.
Database - een set informatie die is opgeslagen in het systeem, gestructureerd en beheerd met behulp van een technologisch platform. In versie 1C 8.2 is er een innovatie - het object "Externe data", waarmee je direct verbinding kunt maken met externe informatiebronnen (data).
Zo'n apparaat is het geheim van het succes van 1C. Met deze technologie hoeft de ontwikkelaar alleen die puzzelstukjes (objecten) te kiezen die voldoen aan de behoeften van de gebruiker en een afbeeldingsconfiguratie te krijgen die de taak oplost.
Management accounting ingebouwd in een gespecialiseerde programmamodule
Het ontwerp van het programma draagt bij aan 2 hoofduitvoeringsopties management accounting in 1C:
- wanneer elementen van management accounting worden toegevoegd aan een gespecialiseerde configuratie (bijvoorbeeld loonlijst of magazijn), d.w.z. stukjes van het mozaïek worden geselecteerd die een volledig beeld geven in de gekozen richting (personeel of voorraden);
- toen de configuratie in eerste instantie werd gebouwd voor de implementatie van management accounting, dat wil zeggen dat alle mogelijke mozaïekelementen die nodig zijn om een beeld te creëren waarop managementbeslissingen kunnen worden genomen, in de configuratie zijn opgenomen.
Overweeg de 1e optie aan de hand van het voorbeeld van "1C: ZUP" ("Salaris- en personeelsbeheer").
Zoals uit de bovenstaande uitleg kan worden begrepen, is deze configuratie gespecialiseerd. Naast het voldoen aan de boekhoudkundige behoeften, zijn er objecten aan toegevoegd waarmee u beheerfuncties kunt uitvoeren.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om naast de directory's "Werknemers" en "Personeel" de directory "Vacatures" aan te maken. Per vacature kun je de benodigde parameters aangeven (bijvoorbeeld op verzoek van afdelingshoofden) en een omschrijving van de werkplek, waarna je een "Personeelsplan" kunt maken (welke medewerkers waar nodig zijn).
De volgende functie is "Recruitment", waarmee u informatie over sollicitanten in het systeem kunt invoeren met het bestellen van informatie volgens de vereiste parameters. Hiermee kunt u de kosteneffectiviteit van werving en het werk van de personeelsafdeling analyseren.
Voor geaccepteerde werknemers worden kaarten gevormd in de map "Werknemers", en in het "Personeelsplan" zullen hun banen niet langer vacant zijn.
Functies voor werkende medewerkers:
- "Competentiemanagement", waarmee u medewerkers kunt evalueren en certificering kunt uitvoeren.
- "Learning Management", dat het mogelijk maakt om opleidingsbehoeften te identificeren, een curriculum op te stellen en het leren te organiseren.
- Een andere functie, "Werkgelegenheidsplanning", kan nuttig zijn voor werknemers die afhankelijk zijn van het vrijgeven van werktijd en verlof in verband met studie. Bovendien kunt u met de functie vergaderingen, afspraken, presentaties en zelfs ruimte-tijdparameters plannen, zoals het gebruik van vergaderruimten door werknemers volgens een schema.
- Met "Motivatiebeheer" kunt u allereerst financiële prikkels berekenen door de relatie tussen het inkomen van werknemers en hun prestaties te analyseren.
Met behulp van de beheermogelijkheden van 1C ZUP is het dus mogelijk om de vorming van managementinformatie voor personeelsbeslissingen bijna volledig te automatiseren, terwijl de efficiëntie en volledigheid van informatie wordt vergroot, evenals het effect van de beslissingen zelf. Dit wordt bereikt door de juiste geselecteerde platformobjecten in de configuratie op te nemen.
Oplossingen voor management accounting in 1C
Met optie 2 management accounting in 1C er zijn ook verschillende toegepaste oplossingen. Meestal wordt een oplossing toegewezen in relatie tot een specifiek type activiteit, bijvoorbeeld "1C-Rarus: Restaurant Management". Deze configuraties zijn verenigd door het constructieprincipe: ze gebruiken alle managementelementen van het mozaïek, wat uiteindelijk een reeks functies oplevert die alle hoofdpunten van de boekhouding en het beheer van een organisatie of groep organisaties omvatten.
Dit is duidelijk te zien in het voorbeeld van "1C: UPP" ("Manufacturing Enterprise Management").
Feit economische activiteit 1 keer geregistreerd - in het document, in de velden waarvan alle benodigde informatie (attributen) is ingevoerd, waardoor het systeem het verder kan classificeren volgens de relevante soorten boekhouding en rapporten: boekhouding, belasting en management. Dit zorgt voor:
- vergelijkbaarheid van referenties;
- onafhankelijkheid van de geloofsbrieven van het ene boekhoudsysteem van het andere;
- samenvallen van totale en kwantitatieve indicatoren als er geen redenen zijn voor discrepanties (bijvoorbeeld door verschillen in grondslagen voor financiële verslaggeving);
- het identificeren van discrepanties en hun eventuele impact.
De 1C:SCP-oplossing omvat ook een reeks interfaces en een toegangssysteem waarmee een specifieke gebruiker precies de gegevens kan zien of invoeren die hij nodig heeft. Dat wil zeggen, een manager die het gebied analyseert dat hem is toevertrouwd, bijvoorbeeld verkoop, zal niet gedwongen worden om in het bos te dwalen van boekhoudkundige boekingen en omzet. Door zijn werkplek in te richten, krijg je direct managementdata in de juiste groepering en analytics. En met de rapportontwerper kunt u informatie direct in het gewenste formaat presenteren.
Op het automatische niveau zijn ook afzonderlijke elementen van interne controle opgenomen. Wanneer u bijvoorbeeld een uitgaande contante bestelling invoert, kan het systeem automatisch het volgende controleren:
- beschikbaarheid van een uitleveringsverzoek;
- beschikbaarheid van fondsen (rekening houdend met andere lopende aanvragen);
- status van onderlinge schikkingen met de ontvanger;
- overeenstemming met het vastgestelde budget.
De nuance die uit een dergelijke systeemstructuur volgt, is de noodzaak om de interne omgeving aan te passen aan de functies van het systeem. Om het programma bijvoorbeeld te laten controleren op de aanwezigheid van een correct uitgevoerde aanvraag voor geldopname, moet er een intern bedrijfsreglement zijn dat verantwoordelijke personen verplicht een dergelijke aanvraag te maken en te onderschrijven. En om automatisch de overeenstemming van contante uitgaven met de begroting te verduidelijken, moet de nodige informatie over het werkbudget voor de lopende periode worden ingevoerd in management accounting in 1C: SCP (die ook wordt verstrekt door lokale handelingen van de onderneming).
Maar na al het debuggen heeft elke persoon die verantwoordelijk is voor het nemen van managementbeslissingen een betrouwbaar hulpmiddel om de benodigde gegevens te verzamelen en te verwerken en deze in het voor hem meest geschikte formaat te presenteren.
Door dus alle managementstukken van het mozaïek in 1C:SCP in beeld te brengen, is er één informatieruimte gecreëerd waarin alle bedrijfsprocessen van de onderneming worden weergegeven, wat het mogelijk maakt om volledige en snelle informatie te verkrijgen voor het maken van bestuurlijke beslissingen.
Resultaten
Management accounting in 1C kan op 2 manieren worden geïmplementeerd:
- het aanvullen van de softwareoplossing met beheerfunctionaliteit;
- het creëren van een uniform informatiesysteem dat management accounting in alle aspecten biedt.
De keuze voor een bepaalde configuratie door een onderneming hangt af van de taken die zijn gesteld voor het beheer, de schaal en de bijzonderheden van de activiteiten van de onderneming.
Stuur dit artikel naar mijn e-mail
Management accounting in 1C wordt gepresenteerd in de vorm van een reeks analytische rapporten, op basis waarvan het handig is om de activiteiten van de organisatie te analyseren, problemen te identificeren en managementbeslissingen te nemen. Alle rapporten in het programma staan in een aparte sectie, genaamd "Voor de Manager". Ze bevatten alle geaggregeerde informatie over primaire gegevens. Ook worden de meeste rapporten gegenereerd in de vorm van grafieken en diagrammen, wat erg handig is voor de waarneming.
Zoals u kunt zien, zijn deze rapporten, voor het gemak van het gebruik van deze rapporten, onderverdeeld in geschikte groepen. In dit artikel gaan we in op verschillende rapportages voor management accounting in 1C. Laten we het rapport "Inkomsten en uitgaven" genereren door de periode en organisatie te selecteren.
Laat de onderwerpen waarin u geïnteresseerd bent achter in de opmerkingen, zodat onze experts ze kunnen analyseren in artikelinstructies en in video-instructies.
Het rapport toont een grafiek en een tabel met de waarden van inkomsten, uitgaven en winst. Indien nodig kunnen we elke periode ontcijferen en de documenten inzien. Om de structuur van de activa van de onderneming te zien, zullen we een rapport "Werkkapitaal" genereren.
Uit de grafiek en de gegevens blijkt dat de activa groeien. In de vermogensstructuur is er echter een toename van de schulden van kopers in de laatste maanden van de geselecteerde periode. Er moeten inspanningen worden geleverd om dit actief te verplaatsen naar een meer liquide, d.w.z. in contanten.
Laten we een rapport genereren uit de groep "Verkoop", bijvoorbeeld "Verkopen door tegenpartijen".
Het diagram laat direct zien aan welke tegenpartijen onze organisatie de meeste goederen heeft verkocht. Raadpleeg de tabel voor meer gedetailleerde informatie. Het is ook mogelijk om het rapport aan te passen met de knop "Instellingen weergeven" in de koptekst.
In dit geval is er een extra groepering "Nomenclatuur" aan het rapport toegevoegd; ook kunt u op het tabblad "Selectie" de selectie instellen, bijvoorbeeld door de tegenpartij of het item dat voor ons van belang is. Dan moet het rapport opnieuw worden opgemaakt.
Indien nodig kunt u op vergelijkbare wijze een selectie maken per magazijn of voorraadartikel. Vervolgens zullen we een interessant rapport "Schulden van kopers door schuldvoorwaarden" genereren uit de groep "Verrekeningen met kopers".
Na de oprichting kunt u de achterstallige schuld zien en de achterstallige schuld groeperen naar hoe lang de schuld achterstallig is. We kunnen de vertragingsintervallen aanpassen door de nodige toe te voegen of diegene te verwijderen die voor ons niet interessant zijn. U kunt dit ook doen door op de knop "Instellingen weergeven" te klikken. Vergelijkbare functionaliteit van rapportages in de groep “Verrekeningen met leveranciers”.
En laten we bijvoorbeeld nog een rapport "Financiële analyse" maken vanuit het gedeelte "Analyse". Het rapport heeft verschillende tabbladen. Het tabblad “Hoofd” toont informatie over verkoop en netto winst. Ook liquiditeitsratio's, rentabiliteitsindicatoren van de onderneming, inschatting van het faillissementsrisico en kredietwaardigheid.
Op de bladwijzer wordt "Accounting" gepresenteerd balans en een overzicht van de financiële resultaten. Indien nodig kunnen bedrijfsmanagers de rechten zo instellen dat ze alleen toegang hebben tot de sectie die in dit artikel wordt besproken.
1C Management Accounting - configuraties waarmee u de behoefte van het bedrijf aan management en financiële boekhouding volledig kunt dekken. Typisch, financiële boekhouding omvat drie blokken -, en de boekhouding. De meest populaire configuraties voor deze doeleinden: Intalev Corporate Finance, . Met programma's kunt u alle fasen van de financiële boekhouding van de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf beheren.
De configuraties zijn ontwikkeld op basis van de principes van efficiëntie en beschikbaarheid van gegevensinvoer en -verwerking.
Softwarebeschrijving:
Deze toegepaste oplossingen zijn bedoeld voor totaal verschillende bedrijven in de industrie: zij die zich bezighouden met groothandel, productie (zowel eigen fabricage als apparatuur van andere fabrikanten), constructie- en installatiewerkzaamheden, het verlenen van diverse diensten, enzovoort. Management accounting is in de regel gebaseerd op 1C Accounting 8.3-gegevens uit de regelgevende boekhouding.
Rapportage-informatie kan worden weergegeven in de vorm van een rapport dat begrijpelijk is voor zowel de financiële specialisten van het bedrijf als voor werknemers die geen speciale boekhoudkundige en financiële vaardigheden hebben (inkoop- en verkoopmanagers, winkeliers).
Het rekeningschema dat is geïmplementeerd in de 1C Management Accounting-programma's heeft geen starre link naar het plaatsen van documenten of het maken van rapporten. Het rekeningschema kan volledig worden aangepast door de financiële medewerkers van het bedrijf om de nodige taken op te lossen. Tegelijkertijd is het niet nodig om het rekeningschema aan het begin van het werk met de oplossing in te vullen, dit kan later worden gedaan, tijdens het starten van eventuele boekhoudafdelingen.
Automatisering van management accounting in 1C bestaat uit:
- ontwikkeling van management accounting beleid;
- instellingen voor betalingsgoedkeuring van de organisatie;
- ontwikkeling van het budget van het bedrijf en het koppelen van geplande indicatoren aan de werkelijke;
- toewijzing van analisten, op basis waarvan de analyse van de rapportage zal worden uitgevoerd;
- het creëren van formulieren voor definitieve rapportage, evenals het bepalen van methoden voor het verkrijgen van gegevens;
- het maken van kaarten om informatie over te brengen van de boekhouding naar een beheerplan;
- normen van verschillende regelgevende procedures (spreiding van kosten, afsluiten van rekeningen, afschrijvingen, enz.)
Programmafuncties
Elke configuratie voor management accounting heeft de mogelijkheid om "slim" quota en toegangsrechten in te stellen voor documentatie, directory's, rapporten, printformulieren en documentverwerking. Die. naast de basisinstelling van toegangsrechten, kunt u bij het instellen van de configuratie bovendien de rechten voor gebruikers (zowel groepen als individuen) specificeren in een specifieke informatiedatabase van het programma.
In configuraties is het mogelijk om geografisch afgelegen filialen, divisies en magazijnen te besturen zonder de Distributed Database Management-add-on te gebruiken. De overdracht kan in een gesplitste modus worden uitgevoerd - zonder pauze binnen één werkdag kunt u zowel informatie overdragen als ontvangen. Overdracht vindt plaats in de vorm van tekstbestanden.
Om gemakkelijk met aannemers (kopers en leveranciers) te kunnen werken, biedt de applicatie-oplossing de mogelijkheid om gegevens over de contacten van werknemers van het bedrijf met vertegenwoordigers van externe organisaties chronologisch vast te leggen, waardoor 1C Management Accounting het mogelijk maakt om informatie over huidige relaties te ontvangen met een bepaalde organisatie op elk moment.
PS Als u op zoek bent naar een partner om dit 1C 8-programma te implementeren, staan wij klaar om onze diensten aan te bieden. We hebben een flexibele benadering van een kleine organisatie en hebben uitgebreide ervaring met het leiden van integrators in Rusland. Automatisering van beheer en financiële administratie is onze belangrijkste specialisatie. We zullen altijd blij zijn om te helpen en uw vragen te beantwoorden: .
- Officiële of alternatieve liquidatie: wat te kiezen Juridische ondersteuning bij de liquidatie van een bedrijf - de prijs van onze diensten is lager dan mogelijke verliezen
- Wie kan lid zijn van de vereffeningscommissie Vereffenaar of vereffeningscommissie wat is het verschil
- Faillissement beveiligde schuldeisers - zijn privileges altijd goed?
- Het werk van de contractmanager wordt wettelijk betaald De werknemer weigert de voorgestelde combinatie