Відсутність через хворобу в ЗУП 3.0. Введення відсутності з нез'ясованої причини під час перебування співробітника «на лікарняному. Необхідні налаштування для реєстрації відсутності з нез'ясованої причини
Організації мають вести облік робочого дня співробітників. І тому використовують уніфіковану форму Т13 – табель обліку робочого дня. У цьому документі по кожному працівнику заповнюють дані про відпрацьовані ним дні та години. Табель обліку робочого часу 1С 8.3 Бухгалтерія формується за даними виробничого календаря. Тут ми розповімо, де знайти табель робочого часу та як налаштувати його під себе.
Читайте у статті:
Є два варіанти ведення табелю:
Варіант 1. Суцільна реєстрація явок та неявок на роботу;
Варіант 2. Реєстрація лише відхилень (відпусток, лікарняних тощо).
Табель обліку робочого часу 1С 8.3 Бухгалтерія формується другим способом. Програма автоматично заповнює його за прийнятими на роботу співробітниками, з урахуванням їх відпусток та лікарняних. За основу 1С 8.3 бере 5-денний 40 годинний робочий тиждень з виробничого календаря. Як налаштувати виробничий календар у 1С 8.3 Бухгалтерія читайте тут. Облік неоплачуваних відпусток («за власний рахунок») та прогулів у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія не передбачено.
Для обліку робочих та неробочих днів у табелі обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія використовують такі позначення:
- "Я". робочий день (явка);
- "В". Вихідні дні;
- "ВІД". Відпустка;
- "Б". Лікарняний.
Розкажемо, як у 5 кроків у 1С 8.3 знайти та налаштувати табель обліку робочого часу у 1С 8.3 Бухгалтерія.
Як зробити табель у програмі БухСофтКрок 1. Налаштуйте в 1С 8.3 облік лікарняних та відпусток
Зайдіть до розділу «Зарплата та кадри» (1) та натисніть посилання «Налаштування зарплати» (2). Відкриється вікно налаштувань.
У вікні, натисніть на посилання «Розрахунок зарплати» (3) і поставте галочку (4) навпроти «Вести облік лікарняних, відпусток та виконавчих документів».
Тепер табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія формуватиметься з урахуванням введених лікарняних та відпусток.
Крок 2. Відкрийте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу для заповнення
Зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та натисніть на посилання «Звіти з кадрів» (2). Відкриється вікно «Звіти розділу «Кадровий облік»».
У вікні, натисніть на посилання «Табель обліку робочого часу (Т-13)» (3). Відкриється вікно заповнення документа.
Крок 3. Сформуйте в 1С 8.3 табель обліку робочого часу
У формі заповнення вкажіть:
- вашу організацію (1);
- період, протягом якого треба сформувати табель (2). Введіть початкову та кінцеву дату періоду;
- підрозділ, яким потрібен табель (3). Якщо це поле залишити порожнім, табель заповниться по всіх підрозділах.
Щоб завершити операцію, натисніть кнопку «Сформувати» (4).
У сформованому табелі буде інформація:
- по співробітникам та їх посадам (5);
- кількості відпрацьованих днів за обраний період щодо кожного співробітника (6);
- кількості відпрацьованих годин за вибраний період щодо кожного співробітника (7).
Крок 4. Формування табеля в 1С 8.3 за окремими працівниками
Табель обліку робочого часу в 1С 8.3 Бухгалтерія можна сформувати за окремим працівником або їх групою. Натисніть кнопку «Налаштування» (1). У вікні «Налаштування звіту …» натисніть посилання «Підбір» (2). Відкриється.
У списку клацніть потрібних співробітників і натисніть кнопку «Вибрати» (3). Натисніть «x» (4), щоб закрити список.
Тепер у вікні «Налаштування звіту…» вказано обраного працівника (5). Натисніть кнопку «Закрити та сформувати» (6), щоб завершити формування документа.
За вказаним працівником сформується табель (7).
Якщо працівник перебував (або ще перебуває) «на лікарняному» і поки не надав роботодавцю листок непрацездатності, але при цьому вже настав час розраховувати зарплату чи аванс, то для того, щоб йому не нараховувалася зарплата за період «лікарняного», у програмі 1С: ЗУП 3 слід запровадити для працівника відсутність з нез'ясованої причини. Розглянемо, як правильно зареєструвати відсутність з нез'ясованої причини на період лікарняного.
Необхідні налаштування для реєстрації відсутності з нез'ясованої причини
Щоб у програмі була можливість реєструвати відсутність з нез'ясованої причини у налаштуваннях складу нарахувань та утримань ( Налаштування – Розрахунок зарплати – Налаштування складу нарахувань та утримань) на вкладці Облік відсутності має бути встановлений прапорець Прогули та неявки :
Реєстрація відсутності з нез'ясованої причини
Відсутність з нез'ясованої причини реєструється документом Прогул, неявка (Кадри – Усі відсутності співробітників):
Введення документа "Прогул, неявка"
Якщо з програмою працюють дві групи користувачів: фахівці кадрової служби та бухгалтери з розрахунку зарплати, то передбачається, що документ Прогул, неявка вводить користувач із профілем Кадровик, вказуючи в ньому співробітника та період неявки, а потім користувач з профілем Розрахунник- Затверджує документ.
У документі:
- у реквізиті Місяцьслід вказати місяць, при розрахунку зарплати за який має бути враховано відсутність;
- вибрати вид відсутності Відсутність з нез'ясованих причин ;
- вказати період відсутності. Якщо дата закінчення періоду відсутності ще не відома (співробітник продовжує хворіти), то якщо документ запроваджується перед розрахунком авансу, то вказується 15 число місяця, якщо перед розрахунком зарплати останнє число місяця.
Приклад 1
Факт відсутності працівника реєструється за допомогою документа Прогул, неявка .
У документі слід зазначити Місяць- Квітень, оскільки саме при розрахунку авансу за квітень слід врахувати цю відсутність.
Як період відсутності в цьому випадку слід вказати період з 10 по 15 число, тому що дата закінчення хвороби співробітника ще не відома, а буде розраховуватися зарплата за першу половину місяця - з 01 по 15 квітня, отже, в базі повинні бути відображені всі неявки , які відбулися до 15 квітня.
Якщо у прикладі до кінця місяця не повернеться і не надасть листок непрацездатності, то потрібно ввести відсутність з нез'ясованої причини і на період з 16.04 по 30.04, щоб ця відсутність була врахована при остаточному розрахунку зарплати за квітень.
Приклад 2
У цьому випадку також потрібно ввести документ Прогул, неявка для цього співробітника та зареєструвати квітнем відсутність з нез'ясованої причини за період з 27.04 до 30.04.
Твердження документа «Прогул, неявка»
Після проведення користувачем із профілем Кадровикдокумента Прогул, неявка,у журналі документів він буде виділений жирним шрифтом, оскільки ще не затверджений. Користувачеві з профілем Розрахунникслід затвердити документ, скориставшись командою Затвердитиз журналу або встановивши відповідний прапорець у самому документі:
Якщо у програмі розрахована на багато користувачів робота, то прапорець затвердження у формі документа не відображається, вважається, що документ затверджується відразу при його проведенні.
Після затвердження документа Прогул, неявка при розрахунку окладу працівника відпрацьований час буде визначено з урахуванням цієї відсутності.
Приклад 1
Співробітник працює за графіком п'ятиденного 36-годинного робочого тижня, оплата провадиться по днях. У період з 01 по 15 квітня за графіком співробітника припадає 10 робочих днів, співробітник відпрацював 6 робочих днів, а не 10, оскільки з 10 по 15 квітня був відсутній.
Приклад 2
Співробітник працює за графіком п'ятиденки, на період з 27 по 30 квітня припадає 2 робочі дні з 21 дня норми за квітень за графіком співробітника. Тому для Кірсанова відбудеться розрахунок лише за 19 відпрацьованих днів:
Відображення відсутності з нез'ясованої причини в табелі обліку робочого часу
Періоди відсутності з нез'ясованої причини відображаються в табелі обліку робочого часу літерним кодом ПН :
Події після того, як співробітник представив «лікарняний»
Після того, як працівник надає листок непрацездатності, у програмі необхідно зареєструвати документ Лікарняний лист . При цьому немає необхідності спеціально сторнувати або видаляти документ. Прогул, неявки .
Приклад 1
На підставі поданого працівником листка непрацездатності у програмі зареєстровано документ Лікарняний лист за період із 10 квітня по 20 квітня.
Дні відсутності з нез'ясованої причини ( ПН) автоматично витісняються після реєстрації у цьому періоді лікарняного листа ( Б). Це можна побачити у звіті Табель обліку робочого часу (Т-13) :
Якщо лікарняний реєструється вже наступного місяця нарахування стосовно документа Прогул, неявка , тоді у документі Лікарняний лист відбудеться скасування відсутності з нез'ясованої причини у явному вигляді.
Приклад 2
На той час зарплата за квітень уже розрахована та виплачена. Лікарняний лист на період з 27 квітня по 10 травня реєструється місяцем нарахування травень:
У документі з'являється вкладка Перерахунок минулого періоду , на якій реєструється скасування відсутності з нез'ясованої причини:
Відсутність працівника на робочому місці без поважних причин протягом встановленого законодавством часу визнається прогулом. Експерти 1С розповідають, як у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3 налаштувати розрахунок заробітної плати та зареєструвати відсутність працівника на роботі без поважної причини не лише в днях, а й у годинах (внутрішньозмінний прогул), як сформувати табель робочого часу та розрахувати зарплату з урахуванням прогулу.
Під прогулом мається на увазі відсутність працівника на робочому місці без поважних причин протягом усього робочого дня (зміни) незалежно від його (її) тривалості, а також у разі відсутності на робочому місці без поважних причин понад 4 години поспіль протягом робочого дня (зміни) ( пп."а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Прогул - дисциплінарний провина, протягом якого роботодавець відповідно до статті 192 ТК РФ вправі застосувати такі дисциплінарні стягнення:
- зауваження;
- догану;
- звільнення з відповідних підстав.
Законодавством не встановлено перелік поважних причин відсутності працівника на робочому місці. Роботодавець самостійно вирішує, чи є причина відсутності працівника на роботі поважною чи ні, залежно від конкретних обставин (лист Роструда від 31.10.2008 № 5916-ТЗ).
Порядок оформлення прогулу співробітника у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» редакції 3 розглянемо на прикладі.
Приклад
У програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» (ред. 3) виконуються такі дії:
1. Налаштування розрахунку зарплати.
2. Реєстрація прогулу працівника.
Налаштування розрахунку зарплати
Якщо реєстрація прогулу проводиться не тільки в днях, а й у годинах (внутрішньозмінні прогули), то в налаштуванні розрахунку заробітної плати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати- посилання ) на закладці Погодинна оплатанеобхідно встановити прапор Застосування погодинної оплати. У програмі можна зареєструвати:
- прогул;
- неявку з нез'ясованих причин;
- неявку через хворобу (коли лікарняний ще не «закритий»).
Для цього у налаштуванні параметрів розрахунку зарплати на закладці Облік відсутності(або при початковому налаштуванні програми) необхідно встановити прапори Прогули та неявкиі У тому числі внутрішньозмінні(Для можливості реєстрації внутрішньозмінних прогулів), див. рис. 1.
При встановленні прапорів у плані видів нарахувань (розділ Налаштування - Нарахування) будуть доступні види нарахувань Прогулі Внутрішньозмінний прогуліз призначенням нарахування Прогул, Відсутність з нез'ясованої причиниі Відсутність з нез'ясованої причини (внутрішньо)із призначенням нарахування Неявка з нез'ясованих причин, Відсутність через хворобу (лікарняний ще не закритий), які вже налаштовані та готові до використання.
Реєстрація прогулу співробітника
Реєстрація прогулу працівника здійснюється за допомогою документа , розділ Кадри - Усі відсутності співробітниківабо розділ Зарплата - Усі нарахування.
За кнопкою Створитислід вибрати вид документа Відсутність (хвороба, прогул, неявка).
В полі Місяцьвибирається місяць, у якому реєструється прогул (за замовчуванням – поточний місяць).
За замовчуванням у полі Організаціявказується організація, встановлена в установках користувача.
Якщо в інформаційній базі зареєстровано більше однієї організації, необхідно обрати ту організацію, в якій оформлений співробітник.
- Дата- Вказується дата реєстрації документа в інформаційній базі;
- Співробітник- вибирається співробітник, яким реєструється прогул.
В розділі Причина відсутностівстановлюється перемикач у положення:
- - якщо відома причина невиходу співробітника (він хворіє, але лікарняний поки що «відкритий»);
- Відсутність з нез'ясованих причин- якщо невідома причина відсутності працівника;
- Прогул- якщо працівник був відсутній на робочому місці без поважної причини протягом робочого дня (зміни), як у прикладі.
Далі встановлюється прапор (стає доступним, якщо в налаштуваннях розрахунку зарплати було обрано можливість реєструвати внутрішньозмінні прогули та неявки), якщо працівник був відсутній протягом частини робочого дня (зміни). Установка цього прапора дозволяє вказати період прогулу над цілих днях, а годинах у межах обраного дня (у полях Дата відсутностіі Годинник відсутності). Якщо згідно з графіком роботи співробітника в день прогулу передбачена робота з різним видом часу (наприклад, у денний та нічний час), то можна уточнити, на який саме час припаде внутрішньозмінна відсутність співробітника (для виду відсутності) Прогул - Прогул у денний час, Прогул у нічний час). Це дозволить правильно розрахувати оплату за різні видичасу. У нашому прикладі цей прапор встановлювати не потрібно.
Якщо прапор Відсутність протягом частини змінине встановлено, то в полях дата початкуі дата закінченнявказується період прогулу. Зареєстрований документом період не буде сплачено при подальшому розрахунку зарплати. Прапор Звільнити ставку на період відсутностівстановлюється, якщо необхідно звільнити штатну одиницю, що займається співробітником, на період його відсутності.
Поле При розрахунку нарахувань враховується якзаповнюється автоматично за певних видів нарахувань для кожного виду відсутності. Якщо у програмі було створено кілька видів нарахувань із призначенням Прогул, Неявка з нез'ясованих причинабо Неявка через хворобу, то цьому полі можна вибрати, яке їх слід враховувати під час розрахунку нарахувань у цьому документу.
Закладка Перерахунок минулого періодуз'являється, якщо період відсутності, реєстрований поточним документом, посідає період, який вже було зареєстровано менш пріоритетні нарахування у попередніх місяцях. Тому в документі провадиться перерахунок (сторнування) цих нарахувань. Якщо ж таке «нашарування» реєструється в одному місяці, це означає, що внесення виправлень ще можливе цим місяцем, тому перерахунок не провадиться.
Для виправлення такої ситуації після введення відсутності необхідно перерахувати той документ, яким цього місяця на цей же період вже було зареєстровано нарахування. У нашому прикладі ця закладка відсутня. Якщо за місяць нарахування у програмі вже відображено виплату зарплати або зарплату відображено у бухгалтерському обліку, то внесення виправлень до документа заднім числом може призвести до того, що вже зафіксовані дані стануть недостовірними.
У такому випадку можна відобразити зміни одним із наступних місяців, ввівши документ-виправлення за допомогою посилання Виправити. За цим посиланням можна виправити документ, якщо період не «закритий». Після натискання посилання створюється новий документ-виправлення. На його закладці Перерахунок минулого періодусторнуються всі нарахування, зареєстровані документом, що виправляється. Якщо потрібно скасувати всі нарахування, виконані документом минулого періоду, і відобразити це в одному з наступних місяців, то можна ввести документ Сторнування нарахуваньза посиланням сторнувати.
Якщо у налаштуваннях параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати- посилання Налаштування складу нарахувань та утримань) на закладці Інші нарахуваннявключено можливість призначення доплати за тимчасове виконання обов'язків, суміщення (встановлений прапор Поєднання, тимчасове виконання обов'язків), то за кнопкою Створити на підставі - Поєднання посадможна створити документ Поєднання посаддля призначення доплати іншому співробітнику виконання обов'язків відсутнього співробітника. За кнопкою Створити на підставі - Лікарняний листможна створити документ Лікарняний лист для нарахування допомоги.
Документ Відсутність (хвороба, прогул, неявка)реєструється в інформаційній базі за кнопкою Провести та закрити.
Під час розрахунку заробітної плати працівника за грудень 2018 року за допомогою документа Нарахування зарплати та внесків(розділ Зарплата - Нарахування зарплати та внесків) оплата за відпрацьований час розраховується з урахуванням прогулу.
Оклад співробітника – 40 000 руб. У грудні за графіком співробітника – 21 робочий день, С.І. Селіванов відпрацював 20 днів. Оплата за відпрацьований час становить: 40000 руб. / 21 день х 20 днів = 38095,24 руб.
У табелі обліку робочого часу (розділ Зарплата - Звіти із зарплати - Табель обліку робочого часу (Т-13)) прогул співробітника відображається літерним кодом ПР(Рис. 2). Якщо було зареєстровано причину відсутності - Хвороба (лікарняний ще не закритий), стан співробітника відзначається як лікарняний - Б.
Табель обліку робочого часу в 1С ЗУП 8.3 ведеться за тими працівниками, заробітня платаяких залежить кількості відпрацьованого часу (повременщики).
Існує два способи обліку відпрацьованого часу:
- Врахування відхилень від планового часу. У разі фіксуються все неявки працювати (відгул, відпустку, лікарняний тощо. п.). Даний спосіб обліку так само відображає незаплановані роботи (надурочні).
- Даний спосіб відображає не тільки незаплановані роботи та неявки, але й час, відпрацьований за графіком – суцільна реєстрація.
Якщо вас цікавить, де знайти табель обліку робочого часу в 1С Бухгалтерія 8.3, нудити не буду - його там немає. Для цілей розширеного обліку із заробітної плати спеціально набувається рішення 1С ЗУП 8.3. Про неї ми й поговоримо.
Насамперед необхідно на поточний рік (на рік ведення табеля). У меню «Налаштування» виберіть «Виробничі календарі».
Якщо календар не був раніше створений, його необхідно створити та заповнити автоматично, перевіривши коректність та за необхідності внести зміни.
Графіки роботи
Після заповнення виробничого календаря в 1С ЗУП, вам необхідно створити та заповнити графіки роботи співробітників. Для цього перейдіть в меню "Налаштування" та виберіть пункт "Графіки роботи співробітників".
Графік можна заповнити автоматично, за потреби скоригувавши.
Графіки роботи можна задати для працівників такими документами, як «Прийом на роботу» та «Кадровий переклад».
У ЗУП є можливість масово змінювати графік роботи працівників.
У таких ситуаціях, коли співробітник на певний період часу змінював умови робочого часу (наприклад, скорочений день), для них вказуються індивідуальні графіки. Налаштування індивідуальних графіків міститься в меню «Зарплата». За наявності індивідуального графіка у співробітника за певний період програма не враховуватиме основний.
Заповнення табеля обліку робочого часу в 1С ЗУП
Табель обліку робочого часу в 1С ЗУП 8.3 знаходиться в розділі "Зарплата", пункт "Табелі". У табелі використовуються позначення, які перебувають у довіднику «Види використання робочого дня». При необхідності вказівки кількох видів часу, кожен із них вказується в окремому рядку.
Табель можна заповнити автоматично, скоригувавши за потреби дані. На деяких підприємствах використовуються СКУД (системи контролю та управління доступом). Вся суть полягає в тому, що всі входи та виходи фіксуються за допомогою електронно-пропускної системи. Ці дані можна перевантажити в табель обліку робочого часу, за винятком необхідності вести його вручну.
Щоб була можливість змінювати дані в табелі щодо графіка роботи, в налаштуваннях програми потрібно зняти галку «Перевіряти відповідність фактичного часу плановому». В іншому випадку, якщо в табелі буде вказано робочий час, наприклад, у вихідний за графіком роботи, документ не буде проведено.
Слід пам'ятати, що при одночасному веденні табелів та документів відображення, табель матиме вищий пріоритет при отриманні відпрацьованого часу для розрахунку зарплати.
Форма Т-13
У 1С ЗУП 3.1 на перегляд відпрацьованого часу є друкована форма «Т-13». Сформувати цей звіт можна із розділу «Зарплата», обравши пункт «Звіти із зарплати». Необхідний звіт буде називатися «Табель обліку робочого часу Т-13».